دشنت دائرة التنمية الاقتصادية بدبي قبل يومين خدمة جديدة باسم (نظام خدمة العملاء الرقمي) وذلك في اطار خطة الدائرة لتقديم خدمات تساهم في التسهيل والتيسير على المراجعين والعملاء من مستثمرين ورجال الاعمال, وتخفيف الازدحام والاعباء عن موظفي الدائرة . وبدأ تطبيق النظام الجديد من الاربعاء الماضي على ثلاث خدمات تشمل اعتماد الاسماء التجارية وتقديم المعاملات للموافقات المبدئية, وتسليم الموافقات المبدئية للرخص التجارية. واوضح علي ابراهيم, مدير ادارة التسجيل التجاري, لـ (البيان) ان هذا النظام يشمل جهازا لطبع الارقام بالتسلسل حسب الخدمة المطلوبة لكل مراجع وهو موجود بقسم الاستقبال حيث يقوم العميل او موظف الاستقبال باختيار الخدمة المطلوبة واستخراج رقم مسلسل محدد به التاريخ والوقت, وبعد ذلك يظهر على شاشة عرض رئيسية رقم العميل ورقم الموظف الذي يجب ان يتوجه اليه العميل, حيث يتضح التعرف على عدد العملاء الذين يسبقونه في الدور دون الحاجة لاستفسار من احد. متابعة عن بعد واضاف علي ابراهيم ان شاشة عرض موقع الموظف يظهر عليها رقم العميل الذي ينهي خدمته, وهذا يتيح للعميل الثاني الاستعداد لانجاز معاملته. كما هناك شاشة امام المسؤول عن القسم وبغرفته توضح له عدد العملاء المنتظرين في قاعة الانتظار وذلك لمتابعة العمل عن بعد. وأمام كل موظف جهاز صغير يستخدمه لاستدعاء العميل التالي او اغلاق الجهاز عند انتهاء الدوام. واشار الى ان هناك جهاز كمبيوتر شخصي ضمن نظام خدمة العملاء الرقمي حيث يتم استخدامه لاستخراج التقارير بمختلف انواعها, وايضا لمعرفة سير العمل لحظة بلحظة علاوة على امكانية طباعة التقارير من خلال طابعة كمبيوتر. ويضيف علي ابراهيم بان النظام مازال في مرحلة التجربة الاولى, حيث سيخضع لتقييم من خلال استبيان بين المراجعين والعملاء للوقوف على اهميته ومدى الاستفادة التي ستعود منه على الدائرة والعملاء في وقت واحد. وفي ضوء هذا التعميم سيتقرر زيادة عدد الموظفين في الخدمة الواحدة التي عليها اقبال اكثر من غيرها, وادخال عناصر تطوير عليها. مزايا عديدة واوضح ان الخدمة الجديدة لها العديد من المزايا, اهمها الغاء الطوابير والازدحام امام الموظفين وانهاء العملاء معاملاتهم واحد واحد, عبر متابعتهم لشاشة العرض الرئيسية وتسلسل دورهم كما يوفر الراحة للعملاء انفسهم بالانتظار في قاعة الاستراحة دون الحاجة للوقوف. كما يؤدي النظام الى سهولة تنظيم توزيع العملاء على الموظفين حيث يتم ذلك بشكل آلي منظم وحسب أولوية الحضور صباحا, علاوة على امكانية قيام موظف بمساعدة موظف اخر في حالة عدم وجود عميل لديه دون ان يلغي اختصاصه. تقييم دوري ويشير علي ابراهيم الى ان المسؤول عن مجموعة العمل وفق هذا النظام معرفة اداء موظفيه بسهولة ودقة متناهية وتقييمهم وفقا للاحصائيات الدقيقة التي يحصل عليها من جهاز كمبيوتر متصل بالنظام, كما يستطيع ان يتعرف على قدرة الموظفين وسرعة ادائهم للعمل, ومدة انهاء الخدمة من معاملة الى اخرى ومن موظف الى آخر. وسيوفر النظام ايضا احصائيات دقيقة تبين العديد من المعلومات والموضوعات التي يرغب المدراء والمسؤولين في الاطلاع عليها تطوير العمل مستقبلا. ويوضح ان النظام يتيح اعداد تقارير حول وقت الانتظار من جانب العملاء لانجاز معاملاتهم باحتساب الوقت من لحظة دخول العميل وحتى بدء انجاز المعاملة, ويمكن اعداد هذا النوع من التقارير بشكل يومي او اسبوعي او شهري كما يمكن اعداد تقارير دورية حول وقت خدمة العميل منذ لحظة ظهور رقمه على الشاشة حتى انتهاء الموظف من انجاز كل معاملات ذلك العميل, اضافة لتقارير حول عدد العملاء الذين حصلوا على رقم وغادروا الدائرة دون انجاز معاملاتهم, علاوة على التعرف على عدد العملاء الذين راجعوا معاملاتهم وعدد المعاملات التي تم انجازها, ومدى الحاجة لموظفين بالزيادة او تدريبهم. كتب - محمود الحضري