أرسلت الأمانة العامة لمؤسسة سلطان بن علي العويس الثقافية. ثلاثة آلاف استمارة ترشيح وثلاثة آلاف دعوة للترشيح، اضافة الى أكثر من ألفي مطوية معلومات عن المؤسسة والجائزة الى معظم الجامعات والاكاديميات والمؤسسات الثقافية والروابط والاسر والاتحادات الادبية وادباء وكتّاب في كافة ارجاء الوطن العربي. وهذه الاستمارات والدعوات مخصصة للدورة الثامنة 20022003. وأعلنت الأمانة العامة انها ستؤمن وصول الاستمارات لأي أديب أو كاتب أو مفكر عربي عند طلبها من المؤسسة مباشرة (حيث يحق لهم الترشيح بشكل مباشر دون الحاجة الى مؤسساتهم الثقافية، كما يحق لخمسة من الادباء العرب ترشيح من يرونه مناسبا للفوز بالجائزة). وكانت الامانة العامة قد فتحت باب الترشيح للجائزة منذ منتصف ابريل الماضي وسيغلق في الثامن والعشرين من فبراير في العام 2003. حيث تبدأ أعمال لجان التحكيم.