بات بإمكان مستخدمي الماسحات الضوئية من طراز «سكان سناب» من فوجيتسو، تخزين وأرشفة مستنداتهم الرقمية ضمن مكتبة افتراضية تحاكي المكتبات على أرض الواقع، وذلك بفضل تطبيق «راك تو فايلر سمارت».
ويمكن تخزين المجلدات الرقمية في الشبكات المحلية أو الخدمات القائمة على تكنولوجيا الحوسبة السحابية مثل «دروب بوكس» أو «شوجر سينك» لتصبح متاحة من أي مكان وفي أي زمان.
ويمكن تحميل التطبيق الجديد على الهواتف الذكية والأجهزة العاملة بنظامي التشغيل «ios» أو أندرويد بشكل مجاني. ويتميز التطبيق الجديد بقدرته على إدارة مستندات الأعمال في البيئات المكتبية الكبيرة وكذلك المكاتب المنزلية.
ولا يحتاج مستخدمو الماسحات الضوئية من طراز «سكان سناب» مع تطبيق «راك تو فايلر سمارت» سوى ضغط الزر لمسح الأجسام التي تتراوح ما بين بطاقات العمل إلى المستندات بمقاس «إيه 3».
ويمكن أن يسهم ذلك في تقليل المساحة والوقت اللازمين لإدارة الأرشيف التقليدي للورق، حيث يمكن أن يتسع كل صف من الصفوف الستة لما يصل إلى 42 إضبارة رقمية تتسع لنحو 500 صفحة. وبشكل عام، هناك 20 مساحة تخزين متاحة تتسع لما يزيد على 5 ملايين صفحة رقمية تسهل إدارتها مقارنة بعملية إدارة وتنظيم الورق العادي.
ويقدم تطبيق «راك تو فايلر سمارت» خزانة افتراضية تحاكي خزائن الأضابير الواقعية لتسهل عملية إدارة المستندات الرقمية، لا سيّما بالنسبة للذين يجهلون إجراء عملية إدارة المستندات الرقمية. و
كما هي الحال عليه في الخزائن التقليدية، يمكن للمستخدمين تنظيم وترتيب الأضابير الرقمية بناءً على المعلومات الواردة في كعب كل إضبارة، بيد أنّ الإدارة الرقمية تعزز من سهولة هذه العملية.
ويمكن مشاركة البيانات مع المستخدمين الآخرين ضمن الشبكة المحلية أو من خلال خدمات السحابة أو عبر أدوات مثل ميزة الفهرسة ووظيفة الذاكرة للمساعدة في تنظيم الصفحات التي تم تخزينها.