قام الدكتور أحمد سعيد بن هزيم مدير عام محاكم دبي بالمهام الوظيفية لكاتب الأرشيف الإلكتروني، وذلك من خلال مبادرة "في الميدان" التي تنطلق استناداً إلى رؤية صاحب السمو الشيخ محمد بن راشد آل مكتوم نائب رئيس الدولة رئيس مجلس الوزراء حاكم دبي بضرورة النزول للميدان والاطلاع على أي قصور.
وأكد مدير عام محاكم دبي أن المبادرة تنطلق من قناعة التواصل المباشر مع مختلف المستويات الوظيفية، والوقوف عن قرب على المهام الوظيفية التي يمارسها الموظف مهما كانت وظيفته في أقسام وإدارات محاكم دبي، بالإضافة إلى أنها فرصة للوقوف على الظروف الواقعية للعمل في مختلف الوحدات التنظيمية وميادين العمل.
وذكر بن هزيم أن من الغايات الاستراتيجية التي يرتكز عمل محاكم دبي عليها، هي إعطاء الأولوية في عمل المحاكم القضائي وتلبية توقعات المجتمع في هذا المجال، كما أن مواردنا البشرية لا تزال في مقدمة الأولويات.
أرشفة
وقام الدكتور أحمد سعيد بن هزيم مدير عام محاكم دبي بأرشفة جميع المستندات والأحكام المرفقة بالملف إلكترونياً وأرشفة كل ما يستجد من مستندات تودع بالملف حتى الانتهاء من تداول الملف وإرساله لقسم الحفظ، وذلك ابتداءً من استلام الملفات الجديدة المرسلة من أمين السر المختص لغرض الأرشفة الإلكترونية لمحتويات الملف، وكيفية عمل الأرشفة الإلكترونية وما هي طرق إضافة ما يستجد من مستندات تودع بالملف كالرسائل والإعلانات الصادرة والواردة ومحاضر الجلسات وغيرها حتى الانتهاء من تداول الملف وإرساله لقسم الحفظ.
نموذج
واطلع بن هزيم على طرق كاتب الأرشيف الإلكتروني منى أحمد المازم، وهي نموذج من الموظفين ذوي الاحتياجات الخاصة في محاكم دبي في أرشفة أكثر عن 50 ملف يومياً، وعلى أهم التحديات التي تواجه كاتب الأرشيف الإلكتروني في الميدان وما هي أفضل الطرق لحل هذه التحديات، وأكد بن هزيم أن محاكم دبي تحرص على إشراك ذوي الاحتياجات الخاصة في العمل وإعطائهم الفرصة لإظهار قدراتهم ومهاراتهم واستغلالها في ما ينفع المجتمع.