مدير عام دائرة المحاكم بدبي: نظام الكتروني متكامل للادارة المالية حسب الأصول المحاسبية الحديثة

أكد أحمد عتيق المري مدير عام دائرة محاكم دبي على ان الدائرة سخرت كل طاقاتها للوصول بالادارة المالية الى التحول الكامل نحو الحكومة الالكترونية بترسيخ مفهوم العمل الالكتروني ، في كافة قراراتها واجراءاتها مشيرا الى انه تم تحويل جميع الاجراءات المالية من النظام التقليدي الذي يعتمد على السجلات والدفاتر الى نظام الكتروني متكامل محكم ومنضبط حسب الاصول المحاسبية والمالية. واضاف المري انه عند بدء تطبيق التجارة الالكترونية عن طريق ما يعرف بـ تجاري. كوم» في اطار سبق سجلته الادارة على مستوى دوائر امارة دبي وعلى مستوى الوطن العربي. كما تم تعميم دليل الاجراءات والصلاحيات والادلة الارشادية الاخرى الخاصة بالادارة على جميع موظفي الدائرة وذلك بواسطة خدمة البريد الالكتروني. واشار الى ان الدائرة عمدت الى نشر مفاهيم التميز وذلك من خلال انتقاء دورات متخصصة في التميز والجودة وابتعاث بعض الموظفين لحضورها، والالتزام بعقد اجتماعات دورية بين المدير ورؤساء الأقسام وبين رؤساء الاقسام والموظفين. كما قام مدير الادارة بزيارات الى الاقسام المختلفة لمتابعة دورات عجلة العمل وحث الموظفين على بذل المزيد من الجهود والرقي في الخدمات التي يقدمونها للمتعاملين مشيرا الى انه تم تشكيل لجنة دائمة في نطاق الادارة مهمتها تحسين وتطوير الاداء فيها. واكد مدير عام دائرة المحاكم على ان الدائرة تولي اهتمامها بالتنمية الذاتية للمهارات الادارية والقيادية وذلك من خلال مشاركتها في الندوات والدورات والمؤتمرات التي تعنى بالمهارات الادارية والقيادية اضافة الى انه تم ايفاد بعض الموظفين الاشرافيين الى دورات خارجية للاحتكاك والاطلاع والاستفادة من خبرات الدول المتقدمة في هذا المجال وقيام مدير الادارة شخصيا بالسفر ضمن وفود الدائرة الى الكويت والبحرين وقطر وذلك بقصد الاطلاع وتبادل الخبرات. واوضح احمد عتيق المري بأن العمل في ادارة المالية منهجي ويقوم على خطة متكاملة تحيط بالاولويات وترتيبها حسب الاهمية وتطوير العمل المستقبلي والتي تتمثل في الشوط الذي قطعته في تحويل الادارة المالية الى ادارة الكترونية في السبق الذي احرزته في التجارة الالكترونية بمشترياتها. كما تخضع القيادة اداءها وتنظر في اجراءاتها وخطواتها ومتطلباتها وآليات دورانها وتراجعها دائما وتتابع العمل وتتلمس مواضع القوة والضعف فيه وتعمل على تلافي وتدارك الضعف وتأخذه بالتصحيح والتعديل والتطوير والتحسين. وقال المري ان الدائرة تعتمد اسلوب وسياسة الباب المفتوح وهي ترحب بمراجعات المتعاملين المباشرة وجها لوجه او من خلال الهاتف او من خلال برنامج شارك معنا او من خلال سجل زوار موقع الدائرة على الانترنت وذلك للرد على استفساراتهم وتساؤلاتهم واهتماماتهم ان وجدت. كما انها تتقبل بصدر رحب وافق واسع كل نقد بناء يوجه اليها وتتناول اجراءاتها وادائها، وتتقبل كافة الاقتراحات وتدرسها باهتمام وتأخذ القيادة بعين الاعتبار كل ملاحظة او شكوى يفضى بها للاشرافيين من قبل المتعاملين وتدرجها على جدول اعمالها في الاجتماعات الدورية، اضافة الى انها تقوم بتوطيد فرص التعاون وتفعيل الجهود المشتركة مع المتعاملين لتحسين الاداء والخدمات استجابة لمطالب المتعاملين بتوفير خدمات موازية للخدمات الاصلية الرئيسية للدائرة. وذلك بأن قامت الدائرة بفتح فرع لوكالة دبي الوطنية للسفريات الجوية «دناتا» في مبنى الدائرة يقدم خدمات حجز وسفر وسياحة للمتعاملين الداخليين والخارجيين على حد سواء، وفتح فرع لبنك دبي الوطني يقدم للمتعاملين الداخليين والخارجيين خدمات مصرفية متميزة، اضافة الى فتح باب استيفاء الغرامات عن المخالفات المرورية في مقر الكاتب العدل. واشار المري الى ان الادارة المالية بالدائرة ادركت مبكرا ما يتوجب عليها ان تسهم فيه في اطار التوجه السائد في دبي نحو الجودة والتميز مستفيدة مما اتيح لها من موارد بشرية مؤهلة وموارد مادية عصرية فأخذت على عاتقها مهمات التغيير الى الافضل، وذلك بدراسة وتأمل الواقع ومتطلبات التطوير فوضعت الخطط ودأبت على تنفيذها ومتابعة سلامة التنفيذ وتناولها بالتعديل والتطوير المستمر ايمانا منها بأن الافضل هو مرحلة لها ما بعدها وهكذا، ولعل المثال على ذلك هو تحصيل الايرادات فقد كان يدويا ثم اصبح آليا باستخدام الحاسوب ثم باستخدام بطاقات الائتمان الى ان انتهى باناطته ببنك دبي الوطني وهذا الجانب من العمل سوف لا يتوقف عند هذا الحد. كما اشار احمد عتيق المري الى ان بيئة الابداع في الادارة المالية رحبة ومتطلبات مثالياتها متوفرة بقوامها من الموارد البشرية المؤهلة والكفؤة بقيادة مديرها صاحب الخبرة العملية الواسعة وبمواردها المادية المتاحة من مقار في المبنى زودت بأثاث وفرة مريح واجهزة ومعدات وأدوات يضاف الى ذلك اجواء الانسجام والثقة المتبادلة وروح الفريق وتلك الاجتماعات الدورية وقرب القيادة من العاملين ومن افراد الجمهور وعزم وتصميم فريق العمل في هذه الادارة على التميز. وقال ان هذه الادارة تساند الادارات الاخرى في دائرة المحاكم آخذة بمبدأ تشجيع المبادرات الابداعية للموظفين فهي تتقبل اقتراحاتهم وتكاتف اصحاب الاقتراحات التي تعتمد وتثبت جدواها، كما ان الادارة المالية تحفز موظفيها معنويا باصدار شهادات للمبدعين منهم. واكد على ان التعليم المؤسسي جزء من كل سائد في دائرة المحاكم وذلك باخضاع الموظفين الجدد مباشرة بعد التحاقهم بالعمل الى تنفيذ برنامج تعريفي من خلال المرور على مختلف وحدات الدائرة الادارية ليتعرفوا عن كثب على الاعمال والخدمات التي تؤديها هذه الوحدات ثم يخضعون بعد ذلك لفترة التجربة والاختبار كل منهم في الوحدة التي عين للعمل فيها تحت اشراف مباشر وفعال من قبل رئيس الوحدة المعنية ليتدربوا خلال هذه الفترة على العمل. اضافة الى انه يتم الحاقهم بدورات تدريبية في تخصصاتهم وفي الجودة والتميز والتأهيل المتعمق لمهام وظائفهم بناء على برامج ترعاها الادارة وفق خطط مدروسة، وقيادة الادارة تسدي الى الموظفين باستمرار جهودا تعليمية متعلقة بالعمل والسلوك وحسن التواصل، وتجري القيادة بين وقت واخر تنقلات لرؤساء الاقسام حتى يلموا بأعمال كافة اقسام الادارة. مشاريع ابداعية وقال ان المشاريع والمبادرات الابداعية للادارة المالية تشمل تبني تطبيق نظام «تجاري.كوم» في مشتريات الدائرة وتبني استخدام بطاقات الائتمان في استيفاء الايرادات، اضافة الى تبني تجربة ادارية ناجحة بتحويل ونقل اختصاصات تحصيل الايرادات من رسوم وتأمينات من قسم الصندوق الى فرع بنك دبي الوطني بمبنى الدائرة. كما ان الابداع والتميز في المشاريع والمبادرات تتمثل في انها تكريس مبكر للادارة الالكترونية في اطار الحكومة الالكترونية وانها تشكل استجابة واعية لتوجهات الحكومة الرشيدة نحو الجودة والتميز. اضافة الى ان مبادرات ومشاريع الادارة حظيت بالاشادة والثناء والتقدير وتناولتها وسائل الاعلام بالاطراء والاعجاب وعمت اخبارها اوساط العاملين بالدائرة ككل مما ايقظ روح الابداع ليس على مستوى دائرة المحاكم فحسب بل على مستوى البلاد والخارج ايضا. أهمية الانترنت واوضح احمد عتيق المري مدير محاكم دبي ان الادارة المالية وفرت للعاملين فيها فرصا تدريبية في مجال الانترنت من خلال برامج تدريب داخلية في الدائرة واخرى لدى معاهد متخصصة. واضاف ان مبادرات الادارة المالية في مجال الانترنت تتمثل في توفير بريد الكتروني خاص بها واعتماد نظام المشتريات اضافة الى انجاز الجزء الاكبر من وضع البيانات المالية في موقع الدائرة على الانترنت التي تمكن ذوي العلاقة من الاستفسار عن الاجراءات المالية التي تخصهم وتتعلق بالرصيد والايداع والصرف وما الى ذلك وهذا الجزء يخص المحامين وسيتبعه انجاز الجزء الخاص بسائر اصحاب القضايا. كما انها تدعم جهود المتعاملين معها في استعمال الانترنت فيما يخصهم من معاملات من خلال مبادراتها التي تواصل اجراءات تحسينات واضافات عليها بحيث تصل بها الى درجة التكامل وبالقدر الذي يغني المتعاملين عن استخدام اية وسائل اخرى في تعاملهم معها. ولا حدود لدور الانترنت في اطلاع الادارة وموظفيها على احدث المعارف والمعلومات والممارسات ذات العلاقة بالعمل فموقع الدائرة بحد ذاته موقع يتصف بالاحاطة والشمول وبوجود هذا الموقع اصبح بمتناول الادارة المالية وموظفيها الاطلاع على ما يحتويه من الادلة والبيانات والمعلومات والقرارات والتعاميم والاخبار وامكانيات التواصل مع الزوار. كما انه يتيح للادارة ولموظفيها الاطلاع على مواقع اخرى ومعرفة كل جديد او مستجد من المعلومات والمعارف والممارسات وهذا يجعل الادارة وموظفيها في صورة ما يجري لا سيما ذلك المتصل بعملهم. كما اتخذت وتتخذ الادارة المالية سياسات متعددة لتجاوز اثار السلبية لاستخدام الانترنت منها تدريب الموظفين على الانترنت قبل توفيره كخدمة او مورد من موارد الادارة المالية حتى يتم تجنب الهدر المالي وعمدت الى سلسلة صلاحية استخدامه بحيث ابتدأ ذلك بمدير الدائرة ثم رؤساء الاقسام فرؤساء الوحدات ثم الموظفين الذين ترتبط اعمالهم ومهامهم الوظيفية بالانترنت، وقد احاطت الادارة بياناتها على موقع الدائرة بنوع من التحصين والامان ازاء احتمالات العبث بهذه البيانات فقصرت السماح بالدخول على البيانات لمجرد الاستعلام بشرط استخدام كلمة سر سواء بالنسبة للمتعاملين الداخليين او الخارجيين. ووفرت الادارة المالية في سبيل تطبيق الانترنت وتصميم استخداماته التدريب الكافي للمتعاملين فيها على استخدام الانترنت في العمل ووفرت اجهزة الحاسب الآلي لهؤلاء العاملين وخصصت بريدا الكترونيا داخليا خاصا بها على موقع الدائرة اضافة الى بيانات مالية توضع بمتناول اليد. وتخطط الادارة المالية من اجل بلوغ درجة مثلى في تقديم الخدمات للمتعاملين بواسطة الانترنت وهي فاتحة الباب امام الاقتراحات التي يتقدم بها المتعاملون الداخليون والخارجيون وهي تدرس الاقتراحات بجدية وتعمل على تنفيذ المجدي منها. اضافة الى ان الاعمال الداخلية المنجزة من خلال الانترنت تتراوح ما بين 80 الى 100 ومن هذه الاعمال التي تبلورت المراسلات الداخلية والاستعلام عن مخالفات سيارات الدائرة والسائق المتسبب بها. كما ان نسبة المعاملات والخدمات المقدمة للمتعاملين من خلال الانترنت تم تطبيقها في مجالات المشتريات والمخازن وتخطيط الادارة المالية. وهي اخذة باستخدام الانترنت وتعميم ذلك تضع في اعتبارها انها تهدف الى تقليل المعاملات الورقية وتقليص استخدام القرطاسية والمطبوعات الى ادنى حد ممكن، استخدامها في عمل الادارة المالية قلل احتمالات حصول اخطاء ترتيبا على امكانية الرجوع العاجل الى البيانات على شاشة الحاسب مما يساعد على كشف الاخطاء وسرعة تلافيها، اضافة الى ذلك فان استخدام الانترنت اسهم بشكل واسع في تطوير خدمات الادارة المالية للمتعاملين معها بما اسبغ عليها من الدقة والانجاز السريع ومواكبة العصر وتوجهات البلاد الى الحكومة الالكترونية. كما اسهم في تبسيط اجراءات العمل في الادارة المالية من مختلف النواحي فوجود البيانات المالية على موقع الدائرة قلل من حاجة المتعاملين الى الحضور الشخصي او الاستعلام الهاتفي وما يترتب على ذلك من جهود وتكاليف على المتعاملين انفسهم وعلى العاملين في الادارة وترتب عليه ايضا سرعة انجاز الاعمال والاجراءات لا سيما في مجال المشتريات التي تتم باستخدام نظام «تجاري. كوم». تطوير الموارد البشرية وقال ان الادارة المالية تقوم بجهود كبيرة في تنمية وتطوير مهارات مواردها البشرية على خطة توضع بالتشاور فيما بين المدير ورؤساء الاقسام والشعب وبناء على المتطلبات الفعلية وحاجة الموظفين للتدريب بحيث يتم الترشيح الى الدورات التي تنظمها الدائرة لسائر الموظفين من مختلف مستوياتهم الوظيفية. كما انها تأخذ بتوصيات رؤساء الاقسام التي يكتبونها في تقاريرهم السنوية عن موظفي الاقسام وما يحتاجونه من دورات تدريبية في مجالات معينة لرفع كفاءتهم وتأهيلهم، وبذلك تنمي مهارات مواردها البشرية بالمتابعة والتوجيه المستمر، اضافة الى اجراء تبادل في المهام والمواقع الوظيفية بهدف تدريب كل موظف من الموظفين على سائر الاعمال والاجراءات وصولا الى مفهوم الموظف الشامل الذي بمقدوره القيام بأي عمل يناط به في نطاق الادارة. واكد المري على ان عمليات تدريب موظفي الادارة تعد من الاولويات لدى مدير الادارة يتولى تنسيقها ويتابعها باختيار الدورات التدريبية الانسب للموظفين ولرؤساء الاقسام والشعب ويتابع انتظامهم في الدورات ويتحقق من اثر الدورات التدريبية على ادائهم. كما يتم قياس نتائج التدريب على اداء وسلوك الموارد البشرية من خلال الاستبيان الذي يجري بعد كل دورة لمعرفة مدى استفادة الموظف المعني من الدورة التي حضرها ومن خلال متابعة اداء الموظف وسلوكه ورصد التحسن الحاصل في الاداء والسلوك مقارنة بهما قبل الدورة وهكذا، اضافة الى انها تحث موظفيها على بذل جهودهم الذاتية في سبيل تنمية وتطوير مهاراتهم التقنية وتشجعهم معنويا على التعلم على استخدامات الانترنت وقد منحت لكل منهم صلاحية وحق ان يكون له بريده الالكتروني الخاص الذي تتواصل من خلاله معهم رسميا وشخصيا. ويكلف موظفو الادارة المالية القدامى بتدريب زملائهم المعينين حديثا للعمل في ذات الادارة الى ان يلموا بالعمل ويتقنوه، كما ان موظفي الادارة القدامى يسدون انشطة تدريبية تعريفية بالأعمال التي يقومون بها للموظفين الجدد المعنيين في وحدات ادارية اخرى وتقوم بتشكيل لجان او فرق عمل بالمزج في عضويتها ما بين الموظفين القدامى والموظفين الجدد ليستفيد هؤلاء من اولئك خبرة ومعرفة والماما بالعمل. تقييم الاداء وقال مدير عام دائرة المحاكم ان الوظائف في الادارة المالية موصفة ومهامها محددة مشيرا الى ان هناك تصورات مدروسة لمقدار الاداء المتوقع من كل موظف ومستوى هذا الاداء في اطار تصورات موضوعة للاهداف والنتائج التي يحددها رؤساء الاقسام ويتم تقييم اداء الموظفين بناء عليها. كما تتم مراجعة اهداف ومستويات الاداء دوريا من خلال الاجتماعات الدورية واللقاءات التشاورية للقيادة ويتم تحديد نقاط الضعف والقوة وبناء على ذلك يوجه الموظف الى تحسين ادائه. اضاف الى انها لا تدخر جهدا في تناول العمل بالثناء والاشادة او النقد والنصح، وكما ان الموظفين انفسهم يمارسون التغدية الراجعة بين بعضهم بعضا ولقد سبقت الاشارة الى انهم كالفريق وهم متضامنون وعازمون ومصممون على التميز. والمقدرة على تحديد مجالات الضعف والقوة في الاداء ومتطلبات تطوير وتحسين اداء الموظف تتمثل في متابعة الموظف والرقابة والاشراف الموضوعي على ادائه ورصد الاخطاء فيه والتحقق من جاهزيته اليومية ذهنيا وجسديا للعمل ومقدار الوقت الذي ينجز فيه كل اجراء وما اذا كان ذلك في حدود المرسوم وكذلك النظر في نتائج الاداء وما اذا كانت تتطابق مع المأمول والمتوقع. مكافأة وتقدير واكد المري على ان الادارة المالية تقدر جهود مواردها البشرية وتكافئها وتحفزها بتوجيه خطابات الشكر والثناء والاشادة وتعميمها على الموظفين بواسطة خدمة الـ ٌيفح- وباصدار شهادات التقدير للموظفين المستحقين وتقوم بايفاد بعض الموظفين الجديرين الى دورات تدريبية. واشار الى ان بعض رؤساء اقسام الادارة هم في عضوية العديد من اللجان الرئيسية ولهم اسهامات جليلة في اعمال هذه اللجان كما ان المدير وبعض رؤساء الاقسام لديهم باستمرار في عضوية فرق العمل ويقدمون من خلال هذه الفرق افكارا تحظى بالقبول والتنفيذ. كما ان الادارة المالية ومنذ وقت مبكر وضعت في اعتبارها وضمن اولوياتها ايجاد صف ثان من الموظفين القياديين وللوصول الى هذا الهدف اعتمدت الادارة سياسة تفويض الصلاحيات لا سيما في اجراءات الصرف من اجل ان يتم العمل في انسيابية تامة دونما اي تأثير بغياب احد المسئولين او الموظفين المعنيين. واضاف احمد عتيق المري الى ان الادارة المالية تراعي الجوانب الانسانية والاسرية لموظفيها وتقدر ظروفهم حيث وافقت على تأخير بدء دوام احدى الموظفات نصف ساعة لمرض ابنتها والسماح لاخرى بالانصراف المبكر بمقدار ساعة رضاعة، اضافة الي الاذن للموظفين الدارسين في الفترة المسائية بالانصراف المبكر. كما تشارك الموظفين وجدانيا مناسباتهم الاجتماعية وفي حالات المرض، وارسال خطابات تعزية في حالة الوفاة. واكد على ان هذه الادارة محدودية عدد العاملين فيها مما جعلها اسرة بكل ما تعنيه الكلمة بحرص افرادها على بعضهم بعضا ويقومون بواجبات المجاملة فيما بينهم ويتبادلون الرأي والمشورة في العمل وغيره ويجتمعون اسبوعيا، كما يجتمعون بشكل غير رسمي خارج الادارة وفي المناسبات الرياضية. الرضا الوظيفي قال المري ان الادارة المالية قامت باعادة توزيع اقسام الدائرة لتكون متقاربة لضمان السرعة في الاداء والراحة للمتعاملين وجعل كافة الخدمات التي يتطلبها المتعاملون قريبة من بعضها بعضا، اضافة الى توفير اجهزة تنقية الهواء وفرش واثاث واجهزة وادوات ووسائل اتصالات كالهاتف والفاكس والبريد الالكتروني. واشار الى ان رضا الموارد البشرية في هذه الادارة تكمن في انخفاض نسبة غياب الموظفين بدون عذر وندرة الاجازات المرضية والطارئة وعدم تقديم التظلمات اضافة الى ارتفاع اعداد الاقتراحات التي قدمها موظفو الادارة ويستهدفون منها تحسين الاداء وترقية الخدمات. وتجدر الاشارة الى ان الادارة قد اجرت استبيانا ظهر بنتيجة تحليله ان مستؤى الرضا العام للموارد البشرية يشكل 81% ان نسبة الرضا عن فرق التدريب المتاحة 78% وعن المشاركة في التطوير واتخاذ القرار 67% وعن ملائمة مقار العمل والمكاتب «بيئة العمل» 77% وعن العمل بروح الفريق 83% وعن سهولة التواصل مع المدراء 77% وعن المشرفين وكفاءتهم 87% وعن عدالة الاجر مقابل العمل 94% وعن عدم رغبتهم في تغيير عملهم الحالي 81%. تبسيط الاجراءات وقال احمد عتيق المري ان الادارة المالية تتابع مسار العمل وتراقبه حيث تقوم ذاتيا وتلقائيا بالاجراءات المناسبة نحو التبسيط، اضافة الى انها تتقبل اقتراحات ورؤى موظفيها في هذا المجال وتدرس الشكاوى ان وجدت. واضاف المري ان الادارة شكلت لجنة تكون مهمتها التحسين وتطوير الخدمات التي تقدمها للدائرة والمراجع الخارجي. كما تأخذ في الاعتبار اهمية معلومات المتعاملين واقتراحاتهم في عمليات التبسيط حيث اعتمدت اقتراح تطبيق عرض الادلة بنظام «البور بوينت» المقدم من الطلبة المتدربين لدى الادارة في اجازة الصيف الماضي، اضافة الى انها قامت في سبيل التبسيط الى تفويض صلاحية التوقيع على سندات الصرف التي تقل عن عشرين الف درهم لموظفين هم دون رئيس القسم. كما عمدت الى اختصار التوقيع على سندات الصرف والى صرف المبالغ التي تقل عن الف درهم من مبلغ النثرية وعدلت شاشة اعتمادات الميزانية بما يتناسب مع هذه الاجراءات. واشار المري الى انه تم بالفعل الغاء ما لا يقل عن 90% من السجلات والدفاتر والملفات والنماذج التقليدية في الادارة المالية وتحول العمل الى الحاسب الآلي والانترنت، حيث الغت العديد من الاجراءات الروتينية وهي مستمرة في تطوير الاداء وتحسين مستوياته مستهدفة الجودة والتميز مؤكدا على انها لا تتوانى عن استبعاد والغاء كل اجراء يشكل عائقا مثبطا لتوجهاتها. كما اشار الى ان مهارات الموظفين واقتراحاتهم في عمليات التبسيط تشكل العمود الفقري لحركة التحسين والتطوير وتأخذها الادارة المالية باهتمام وترعاها وتحث عليها وتشجع الموظفين معنويا. كتب خالد بن هويدي: