انشأت ادارة الجنسية والاقامة بدبي وحدة جديدة تابعة لفرع بطاقة المنشأة تحت اسم وحدة التحقيق وهي عبارة عن وحدة رقابية تعمل على التدقيق على عناوين الشركات وارقام هواتفها للتأكد من حقيقة النشاط الذي تمارسه هذه المؤسسات وتقديم صورة مبدئية عن جدية المنشأة. وصرح العقيد سعيد مطر بن بليلة مدير اقامة الجنسية والاقامة بدبي بان الادارة تسعى الى تقديم افضل الخدمات لجمهورها والرقي بها الى مصاف الخدمات العالمية، مشيرا الى ان الادارة تعمل دائما على تطوير وتحديث هذه الخدمات في جميع الاقسام والفروع التابعة لها. واشار اى ان فرع بطاقة المنشأة يشهد نشاطا كبيرا حيث يعتبر الفرع المفتاح الرئيسي لاي مؤسسة خاصة او حكومية او شبه حكومية الاتحادية منها والمحلية وكذلك الهيئات المختلفة كالمناطق الحرة وشركات الطيران على سبيل المثال لا الحصر والتي ترغب في التعامل مع الادارة ليكون للمؤسسة مرجع خاص يتم التعامل معه في كافة المعاملات والمراسلات لممارسة نشاطها حيث تحتوي بطاقة المنشأة على البيانات الخاصة بالمنشأة والتي يتم الاحتفاظ بها في الارشيف الالكتروني. قللت الاخطاء واوضح العقيد سعيد بن بليلة انه وبفضل هذه الوحدة تمكنت الادارة من السيطرة على عمليات التلاعب التي يقوم بها بعض الاشخاص باعطاء بيانات خاطئة عن المؤسسة ونوعية النشاط الذي تقوم به وقد كانت نسبة الاخطاء قبل استحداث هذه الوحدة تتراوح ما بين 70ـ 80%، اما الآن فقد وصلت نسبة المعاملات الخاطئة الى 19% والمعاملات الصحيحة بنسبة 81% وهذه النسب وردت في الاحصائية الخاصة بوحدة المراقبة خلال الستة اشهر الماضية من سنة 2001 حيث كان المجموع الاجمالي للطلبات التي تم التدقيق عليها من قبل الفرع 9198 معاملة من بينها 7473 معاملة صحيحة البيانات و1725 معاملة تحتوي على بيانات خاطئة. وقال العقيد بن بليلة انه بعد الانتهاء من عملية التدقيق في بيانات المؤسسات والتفتيش عليها يتم اتخاذ اجراءات صارمة في حق المؤسسات التي زودت الادارة ببيانات خاطئة تكمن هذه العقوبات في فرض غرامات مالية على كل بطاقة منشأة مخالفة ووقف نشاط البطاقة وعدم اصدار البطاقة لتلك المنشآت. اما بالنسبة لحجم العمل المنجز في بطاقة المنشأة خلال الأشهر الستة الاولى من سنة 2001 فقد وصل مجموع المعاملات المنجزة 26482 من بنيها 3008 معاملة جديدة اي اصدار بطاقة منشأة جديدة اما بالنسبة لتجديد بطاقة المنشأة وتعديلها فقد وصلت الى 23470 معاملة خلال هذه الفترة. الارشفة الالكترونية وعن عملية التحول الى ارشفة المستندات والمعاملات الكترونيا في الفرع قال العقيد بن بليلة: كان هدفنا من تحويل الارشيف في الفرع الى ارشيف الكتروني ان نتمكن من حفظ المعلومات بطريقة الكترونية تماشيا مع الخطوات التي تخطوها الادارة في سبيل التحول الى الحكومة الالكترونية وسرعة استدعاء المعلومات المطلوبة والعمل على تقليص عدد الاوراق المستخدمة في كل طلب بالاضافة الى تقليل حجم المساحة المستخدمة في عملية ارشفة المستندات الخاصة بالمؤسسات والمنشآت في الفرع، كما يمكننا بواسطة الارشيف الالكتروني الحصول على لمحة كاملة عن نشاط اي مؤسسة منذ البدء بنشأتها ونوعية النشاط الذي تمارسه تلك المؤسسة. وعن عملية الارشيف الالكتروني والاجراءات المتخذة قال المساعد اول جمال بن حماد مدير فرع بطاقات المنشأة والمندوبين: لقد بدأنا بالارشيف الالكتروني في الفرع في منتصف عام 1999 وقد بلغ عدد المعاملات التي تم ارشفتها حتى شهر يونيو من هذه السنة مائتين وعشرة آلاف مستند تقريبا هذه المستندات تشتمل على: صورة الرخصة التجارية، طلب بطاقة المنشأة، صورة جواز سفر المخولين بالتوقيع نموذج توقيع المخولين بالتوقيع، رسم توضيحي لموقع الشركة حيث يستفيد منه قسم المتابعة والتحقيق في عمليات التفتيش الميدانية على المنشآت، جميع المعاملات المتعلقة بالمؤسسة القديمة والجديدة بالاضافة الى معاملات الصناديق الخاصة بالشركات ومعاملات الانترنت والفاكس. وفقا لاحصائية الارشيف الالكتروني الصادرة عن الفرع من شهر يناير 2001 حتى يونيو 2001 فقد بلغ حجم الانجاز خلال هذه الفترة 79% بالنسبة للمنشآت بينما كان حجم انجاز بطاقات المندوبين بنسبة 21% من حجم العمل الكلي وعند ترجمة هذه النسب الى ارقام نجد ان حجم الانجاز لبطاقة المنشأة بلغ 10264 اما المندوبون فبلغ عددهم 2669 وكان المجموع الكلي 12933 خلال تلك الفترة.