"الاتحادية للموارد البشرية" تصدر دليلاً إرشادياً حول نظام العمل عن بعد
أصدرت الهيئة الاتحادية للموارد البشرية الحكومية وبالتعاون مع وزارة شؤون مجلس الوزراء والمستقبل دليلاً إرشادياً للجهات الاتحادية حول نظام العمل عن بعد، وذلك في أعقاب إعلان حكومة الإمارات عن البدء بتطبيق العمل عن بعد لبعض الفئات الوظيفية في الحكومة الاتحادية ابتداء من غد، من من أجل المحافظة على سلامتهم، وفي ظل الاجراءات الاحترازية والوقائية للحد من انتشار الأوبئة والأمراض في الدولة.
ويستهدف الدليل سلامة موظفي الحكومة الاتحادية وتمكين كافة الجهات الاتحادية من تطبيق القرار، وضمان استمرارية تأدية الأعمال وتقديم كافة الخدمات الحكومية في ظل الظروف الطارئة حيث يتضمن الدليل الإرشادات الإجرائية والخطوات اللازم اتخاذها من قبل الجهات الاتحادية عند تطبيق العمل عن بعد.
كما يضم الدليل والذي يطبق على كافة الوزارات والجهات الاتحادية ضمن محتوياته تعريف للعمل عن بعد وأنواعه، والهدف منه، وحدد آلية التطبيق ونطاقه، والضوابط العامة لهذا النوع من العمل، ومعايير اختيار الوظائف الملائمة للعمل عن بعد، والتزامات كل من الجهة والموظف الذي يعمل عن بعد، وكذلك التزامات الجهات الاتحادية وموظفيها في حالات الطوارئ والأزمات.
وأكدت الهيئة الاتحادية للموارد البشرية الحكومية أنها الجهة المختصة وبالتنسيق مع وزارة شؤون مجلس الوزراء والمستقبل، بتفسير كافة اللوائح والنظم المتعلقة بالدليل، وعلى جميع الجهات الاتحادية الرجوع إلى الهيئة في كافة المسائل التي قد تعترضها عند تطبيق أحكام هذا الدليل، وما يصدر لاحقا بهذا الشأن.
وأوضحت الهيئة أن الدليل يهدف إلى تزويد الوزارات والجهات الاتحادية بالأليات اللازمة لتطبيق العمل عن بعد لديها، في ظل الظروف الطارئة، من خلال استخدام الأنظمة الذكية والإلكترونية المعتمدة في الحكومة الاتحادية، أو تلك الخاصة بالجهة الاتحادية.
وذكرت الهيئة أنها اتخذت كافة الخطوات اللازمة التي تمكن موظفي الجهات الاتحادية من تسجيل الحضور والانصراف إلكترونياً أثناء العمل عن بعد، وذلك من خلال نظام إدارة معلومات الموارد البشرية في الحكومة الاتحادية "بياناتي"، وفق آلية إلكترونية يتم تعميمها على تلك الجهات، بهذا الشأن، من أجل ضمان قيام الموظفين بتأدية المهام المطلوبة منهم عن بعد وفق الأصول.
وعرف الدليل العمل عن بعد على أنه أحد خيارات العمل البديلة التي تضمن استمرار تأدية الأعمال وتقديم الخدمات، بعيداً عن المكتب بشكل دائم أو جزئي أو حسب الطلب، حيث يكون الاتصال ما بين الموظف وجهة عمله إلكترونياً أي من خلال استخدام الأنظمة الذكية والإلكترونية في الحكومة الاتحادية، أو تلك الخاصة بالجهة الاتحادية، مع التزام الموظف وجهة عمله بالتوجيهات الصادرة من الجهات المختصة بهذا الشأن، في الحالات الطارئة التي تتطلب تأدية الأعمال من خارج مقر العمل، عوضاً عن التواجد كلياً أو جزئياً في مكاتب العمل، ولا يعني العمل عن بعد وفق هذا المفهوم بأنه منح أي نوع من أنواع الإجازات المصرح بها.
- أهداف نظام العمل عن بعد .
حدد الدليل ثلاثة أهداف لتطبيق نظام العمل عن بعد، هي: / توفير خيارات عمل متعددة للموظفين، وخاصة في حالات الطوارئ وانتشار الأوبئة، كإجراءات احترازية، ومراعاة الظروف المحيطة، وضمان استمرارية الأعمال تحت مختلف الظروف وخصوصاً الطارئة، وتقديم الخدمات الحكومية في ظل الظروف الطارئة/.
- أنواع العمل عن بعد.
ينقسم العمل عن بعد إلى نوعين حسب الدليل، هي: /العمل عن بعد بشكل جزئي: حيث يمكن للموظف بناء على طلب جهة عمله تقسيم وقت عمله بين مقر العمل الرئيسي ومكان العمل عن بعد، بنسب متساوية أو مختلفة، وقد يكون ذلك لساعات في اليوم أو أيام في الأسبوع أو الشهر، أما النوع الثاني فهو العمل عن بعد بشكل كامل: وهي الوظائف التي يمكن تأديتها بشكل كامل من خارج مقر العمل الرسمي/.
- نطاق التطبيق.
أجاز الدليل للجهات الاتحادية تطبيق "العمل عن بعد" وفقا لما تقتضيه مصلحة العمل ، حيث يطبق هذا الدليل على كافة الوزارات والجهات الاتحادية ، يجوز للجهات الاتحادية وفق الإطار الزمني المحدد من هذا الدليل تطبيق "العمل عن بعد" وفقا لما تقتضيه مصلحة العمل وطبيعة الوظائف ونوعية الخدمات المقدمة من قبلها على الفئات المبينة ادناه من الموظفين التابعين لها وهم الحوامل "بموجب تقرير طبي يثبت ذلك" و أصحاب الهمم والمصابين بأمراض مزمنة وحالات ضعف المناعة وأعراض تنفسية "بموجب تقرير طبي يثبت ذلك"، والموظفين من الفئة العمرية فوق ال ٦٠ عاما ، والأمهات من الموظفات اللائي يقمن برعاية ابنائهن من الصف التاسع فما دون شريطة ان لا تتطلب مهامهن الوظيفية ضرورة تواجدهن في مقر العمل "بموجب وثيقة تحددها جهة العمل تثبت ذلك".
كما استثنى الدليل عقود الخدمات التي تدار من خلال التعهيد من نطاق تطبيق هذا الدليل. على أن تقرر الجهات الاتحادية آليات تنفيذ هذه العقود، وبما يخدم مصلحة الجهة، ولا يتعارض مع الموظفين في ظل الظروف الطارئة.
- الإطار الزمني لتطبيق العمل عن بعد.
يبدأ تطبيق "العمل عن بعد في الجهات الاتحادية في ظل الظروف الطارئة وفقا للأطر الزمنية التي تحددها الجهات المختصة في الدولة ، شريطة ان لا يخل تطبيق العمل عن بعد بالمسؤوليات والمهام المناطة بها قانوناً.
- معايير اختيار الوظائف .
وضع الدليل معايير تلتزم بها الجهات الاتحادية لتحديد الوظائف الملائمة للعمل وهي أن تكون الوظائف ذات طبيعة قابلة للتجزئة، وأن تكون الوظائف قابلة للأتمتة، وأن تتطلب الوظائف مدخلات محددة يتم التعامل معها وفق أنظمة إلكترونية، إضافة لأية معايير أخرى تقررها الجهة بالتنسيق مع الهيئة الاتحادية للموارد البشرية الحكومية ، كما يجوز للجهات الاتحادية في ظل الظروف الطارئة تطبيق العمل عن بعد على الفئات الوظيفية المعنية بالرغم من عدم توافر كل أو بعض الشروط الواردة.
- آلية التطبيق.
حث دليل العمل عن بعد في الحالات الطارئة الجهات الاتحادية على وضع الضوابط والآليات الخاصة بتطبيق العمل عن بعد لضمان المحافظة على الكفاءة والإنتاجية على ان تلتزم الجهات الاتحادية بالتنسيق مع هيئة تنظيم قطاع الاتصالات لتوفير ما يلزم من خدمات البنية التحتية والتطبيقات اللازمة لتطبيق العمل عن بعد بما يضمن أمن وسرية المعلومات ومعايير الامن السيبراني التي تحددها هيئة تنظيم الاتصالات والجهات المختصة في الدولة.
- التأكد من الجاهزية.
يؤكد الدليل كذلك ضرورة مراعاة عدد من الضوابط عند تطبيق العمل عن بعد منها تكييف الجهات الاتحادية متطلبات العمل عن بعد بما يتلاءم وطبيعة الأعمال والكوادر الوظيفية والفئات والحالات الصحية المعنية بالتطبيق مع التأكيد على أهمية عدم الاخلال بالواجبات والمسؤوليات المناطة بتلك الجهات قانوناً، وكذلك لتأكد من جاهزية توفير خدماتها للمتعاملين والجمهور وأنها متاحة عن طريق المواقع الإلكترونية أو التطبيقات الذكية، والتركيز على تشجيع كافة المتعاملين من الاستفادة من الخدمات الذكية كخيار أساسي كبديل عن الزيارات الشخصية لمراكز تقديم الخدمات ، واستخدام كافة الوسائط التقنية، والتأكد من توفير التجهيزات التقنية لكافة الموظفين العاملين لديها وتوفير التجهيزات التقنية لعقد الاجتماعات الدورية ومتابعة الإنجاز الكترونيا وللوصول الى الأنظمة الالكترونية الرئيسة والفرعية الخاصة بتأدية الاعمال في الجهة ك"بياناتي, وأنظمة خدمة العملاء, الخ" واتمام أداء المهام والمسؤوليات المناط بهم ومتابعة الإنجاز.
ودعا إلى أن يتم استخدام وسائل التواصل المتوفرة من قبل فرق العمل واللجان الداخلية ضمن الجهة الاتحادية، بحيث يستطيع الأعضاء معرفة آخر المستجدات من خلال /مجموعات العمل الخاصة للجهة، والبوابات الداخلية، مجموعة الواتس آب للجهة ، التيليجرام، الخ/.
- متابعة الأداء.
وشدد على ضرورة متابعة تطبيق العمل عن بعد وتوثيق الإنجاز من خلال: /قياس الإنتاجية للموظفين الذين يعملون عن بعد، والتأكد من جودة ودقة المخرجات، وتحديد الأطر الزمنية لتقديم الخدمات وتنفيذ المهام وتسليم المشاريع، والالتزام بتطبيق معايير حوكمة وضوابط الأمن السيبراني عند استخدام مختلف وسائل التقنية في تطبيق نظام العمل عن بعد، وأية ضوابط أخرى تراها جهة العمل مناسبة بهذا الشأن.
