أتمتة وتبسيط الإجراءات وتقليل الوقت والجهد
«اتحادية الكهرباء» تطلق المرحلة 3 لنظام المورّدين الإلكتروني
أطلقت الهيئة الاتحادية للكهرباء والماء المرحلة الثالثة من نظام إدارة العلاقات بالمورّدين والتي تتمثل في نظام تسجيل الموردين الإلكتروني ما يمكن الموردين الجدد من التسجيل وتقديم الوثائق ودفع رسوم التسجيل، وتجديد التسجيل للموردين الحاليين وتقديم الوثائق ودفع رسوم التجديد، ويسهم النظام في تقليل استهلاك الأوراق، واختصار الوقت والجهد.
وقال محمد صالح مدير عام الهيئة لـــ«البيان»: إن نظام إدارة العلاقات بالمورّدين يعمل على أتمتة وتبسيط ومركزة عمليات إدارة المشتريات والعقود والمخازن من الطلب إلى الدفع.
ويسمح النظام للموردين بالدخول عليه عن طريق شبكة الإنترنت، لافتاً إلى أن النظام الإلكتروني يشمل 3 وحدات: نظام المناقصات الإلكتروني ونظام الخدمة الذاتية للموردين الإلكتروني ونظام تسجيل الموردين الإلكتروني. وأضاف قررت إدارة المشتريات والعقود والمخازن بالتعاون مع إدارة نظم المعلومات إطلاق البرنامج على مراحل مختلفة لتجنب الارتباك بين الموردين.
المرحلة الأولى
وشملت المرحلة الأولى قيام إدارة المشتريات والعقود والمخازن بإطلاق نظام المناقصات الإلكتروني في مارس 2016 بأحدث إصداراته
(SRM 7.02 ) وتفعيل واستخدام جميع مميزات النظام لتصبح الهيئة الاتحادية للكهرباء والماء هي الأولى في الدولة التي تطلق البرنامج بأحدث إصداراته وتملك نظاماً متكاملاً يمكن ويسهل للموردين من تسليم عروضهم مهما كان حجم الملفات المسلمة لتستخدمه عوضاً عن الطريقة التقليدية في المناقصات.
رسوم
كما يقوم بتمكين الموردين والهيئة من دفع رسوم المناقصات إلكترونياً والمشاركة بها، ووصول الموردين إلى وثائق المناقصة وتمكينهم من حفظها، كذلك الاتصال والتواصل بين الهيئة والموردين خلال مرحلة المناقصة، والاتصال والتواصل بين إدارة المشتريات والعقود والمخازن والإدارات المعنية خلال مرحلة المناقصة، إلى جانب تسليم الموردين العروض الفنية والمالية، وفتح العطاءات والعروض إلكترونياً من قبل اللجنة المختصة، والموافقة على التقييم الفني المقدم من الإدارة المعنية إلكترونياً من قبل اللجنة المختصة، وترسية البنود والأعمال إلكترونياً من قبل اللجنة المختصة.
مناقصات
وذكر أن إدارة المشتريات والعقود والمخازن في الهيئة نجحت في طرح 82٪ من المناقصات عبر النظام في عام 2016 وتهدف إلى الوصول إلى 87٪ بحلول نهاية عام 2017. كما حصل البرنامج على نسبة رضا وصلت إلى 80% من الموردين خلال دراسة نسبة رضا الموردين في 2016.
وبالنسبة للمرحلة الثانية: قامت إدارة المشتريات والعقود والمخازن بإطلاق نظام الخدمة الذاتية للموردين الإلكتروني (SUS) في مارس الماضي الذي يمكن الموردين الذين تم قبول عروضهم وترسيتها عليهم من القيام بمتابعة وإدارة جميع أوامر الشراء والتكليف، وإرسال إشعار الشحن المسبق (ASN) لأوامر التوريد لقسم المخازن لإخطارهم بالمواد والموعد التي سوف يتم تسليمها، كذلك إرسال (service entry sheet SES) للمشاريع وتلقيها من قبل مدير المشروع المعني
وإرسال طلب الدفع للفواتير استناداً إلى ASN المقبولة وSES للإدارة المالية ونجحت إدارة المشتريات والعقود والمخازن في تحويل 45٪ من أوامر الشراء الخاصة بالمواد عبر النظام في شهر يوليو وتهدف إلى الوصول إلى 80٪ بحلول نهاية عام 2017.
