انتهى فريق الأرشفة والإتلاف بمؤسسة محمد بن راشد للإسكان من تصوير وتدقيق 2,247,375 وثيقة خلال العام الماضي 2015، والتي تضمنت 479483 وثيقة لقطاع المالية والدعم المؤسسي بالمؤسسة، و791230وثيقة للقطاع الهندسي، و976662 وثيقة لقطاع الإسكان بالمؤسسة.
وتأسس فريق الأرشفة والإتلاف بقيادة مريم السويدي مدير أول إدارة الموارد البشرية والشؤون الإدارية بالمؤسسة، وطلال آل علي مدير أول إدارة تقنية المعلومات نائب القائد، ومحمد الأغبري مدير المشروع، إضافة إلى 6 أعضاء من مختلف القطاعات بالمؤسسة.
وقالت مريم السويدي إن الهدف من تأسيس الفريق ضمان التزام كافة الوحدات التنظيمية بمسؤولية تحديد الوثائق والملفات الخاصة بها، والتي يجب الاحتفاظ بها سواء لأغراض قانونية أو تشغيلية أو لمتطلبات المراجعة، حيث يتم تحديد مدة حفظ الوثائق والملفات بناء على تقييم وحاجة الوحدة التنظيمية المسؤولة عنها، وتشجيع كافة الوحدات التنظيمية والأخذ بالاعتبار تقليل التعامل الورقي واعتماد البرامج الإلكترونية والتطبيقات الذكية والماسحة الضوئية لحفظ الوثائق والتقارير والملفات.
وأشارت السويدي إلى أن الفريق قام بالتنسيق مع جميع الوحدات التنظيمية بالمؤسسة لتصنيف الوثائق وتحديد مدة الحفظ والإتلاف حسب الأهمية، ووضع الفريق خطة وجدولا زمنيا لأرشفة جميع المستندات والوثائق في المؤسسة، وتم حصرها وتصنيفها وعمل المسح الضوئي وأرشفتها والتدقيق عليها من خلال فريق عمل ذي خبرة وكفاءة.
ومن جانبه أوضح محمد الأغبري مدير المشروع: أن المؤسسة قامت بالتواصل مع الأرشيف الوطني بخصوص إتلاف الوثائق والذي أبدى تعاوناً كبيراً، وتم الاتفاق على آلية الإتلاف بين الجهتين بشكل دوري.
ونوه بأن عملية الأرشفة تمت على 6 مراحل: المرحلة الأولى هي استلام الملفات والمرحلة الثانية إعداد الملفات وبدأت في اليوم التالي للاستلام، وتتم فيها عمليات الإعداد والتجهيز للملفات وإزالة الأتربة والغبار، أما المرحلة الثالثة المسح الضوئي، والمرحلة الرابعة فهرسة الملفات الرقمية والمرحلة الخامسة تسليم الملفات الرقمية المفهرسة للمؤسسة، أما المرحلة السادسة ترقيم الملفات والصناديق.
