تعتزم الهيئة الاتحادية للموارد البشرية الحكومية إطلاق نظام الأرشفة الإلكترونية خلال العام الجاري، وهو نظام لإدارة ملفات موظفي الحكومة الاتحادية على مستوى إدارة الموارد البشرية أو على المستوى الفردي، حيث يتيح النظام أرشفة الوثائق والاحتفاظ بها على شكل ملفات إلكترونية ضمن أنظمة «بياناتي» وكذلك إطلاق نظام المخالفات والتظلمات الذي يرمي إلى إدارة المخالفات والتظلمات في الجهة الاتحادية وتوثيقها إلكترونياً، حيث يوفر شاشات لإدارة الموارد البشرية ويسمح أيضاً لموظفي الحكومة الاتحادية بتحميل الوثائق اللازمة، فضلاً عن نظام دعم الاستشارات القانونية وهو نظام إلكتروني يحرص على توفير خدمة الدعم للاستشارات القانونية على مدار الساعة وتسجيل طلبات الدعم بأنواعها وتنظيم عملية حل طلبات الدعم وفق معايير خدمة المتعاملين.
كشفت الهيئة عن ذلك خلال تنظيمها مؤخراً في دبي ملتقى صوت المتعاملين مع نظام إدارة معلومات الموارد البشرية في الحكومة الاتحادية «بياناتي» وورشة إعادة هندسة العمليات.
عصف ذهني
والملتقى أشبه بجلسة عصف ذهني تم خلاله الوقوف على آراء ومرئيات الوزارات والجهات الاتحادية حول أنظمة الموارد البشرية المطبقة على مستوى الحكومة الاتحادية وبالأخص نظام «بياناتي» والأنظمة الفرعية المرتبطة به وحضر الملتقى عدد من مديري القطاعات والإدارات في الهيئة وجمع من ممثلي الوزارات والجهات الاتحادية.
وأكد الدكتور عبد الرحمن العور مدير عام الهيئة أن نظام إدارة معلومات الموارد البشرية في الحكومة الاتحادية «بياناتي» تمكن خلال فترة قصيرة من تعزيز مكانته كأحد أبرز المشروعات الحيوية والاستراتيجية المطبقة على مستوى الحكومة الاتحادية وهو بمثابة منصة للعديد من إجراءات وأنظمة الموارد البشرية المهمة في الحكومة الاتحادية ليواكب رؤية القيادة الرشيدة والتطور المتسارع في عمل الحكومة الاتحادية التي تشهد حراكاً مستمراً في جميع المجالات ومن ضمنها إدارة الموارد البشرية.
وذكر أن النظام يساعد في إدارة الموارد البشرية بفاعلية وتقديم إحصاءات عامة ودقيقة عنها وهو واحدٌ من أفضل الممارسات التي تم توظيفها لخدمة وتطوير إدارات الموارد البشرية في الوزارات والجهات الاتحادية والارتقاء بأدائها وفقاً لأفضل الممارسات والمعايير العالمية حيث يسهل الإجراءات الإدارية والعمليات المالية المرتبطة بها.
برامج
وبينت ليلى السويدي المدير التنفيذي لقطاع البرامج وتخطيط الموارد البشرية في الهيئة أن نظام «بياناتي» يقدم خدمات مميزة لموظفي الحكومة الاتحادية إذ يضمن صرف رواتبهم من خلال نظام موحد ويوفر مصدر إحصائي لكافة القوى العاملة في الحكومة الاتحادية تشكل مرجعاً لمتخذي القرار وتساعد في عملية التخطيط وإشراك الموظفين في إتمام إجراءات الموارد البشرية من خلال بوابة الخدمة الذاتية المخصصة لكل موظف فضلاً عن أنه يشكل نقلة نوعية في أتمته الإجراءات الإدارية على مستوى الحكومة الاتحادية بما يدعم توجهات الحكومة الذكية ويسرع أخذ الموافقات الإلكترونية على بعض إجراءات الموارد البشرية.
وأوضحت كليثم الشامسي مدير إدارة نظام معلومات الموارد البشرية أن نظام الخدمة الذاتية مشغل في 38 وزارة وجهة اتحادية وأن عدد معاملات وإجراءات الموارد البشرية التي تمت عبر النظام خلال العام 2015 بلغت قرابة 214 ألف إجراء منوهةً بأن 66 في المئة من هذه الإجراءات كانت للتعيينات والترقيات وإنهاء الخدمة.
كما قدمت عرضاً مفصلاً سلطت من خلاله الضوء على أبرز إنجازات نظام «بياناتي» خلال الفترة الماضية وأجندته المستقبلية متوجهة بالشكر والتقدير إلى كافة الوزارات والجهات الاتحادية التي أسهمت في فوز الهيئة بجائزة الحكومة الإلكترونية لدول مجلس التعاون الخليجي ضمن فئة أفضل خدمة حكومية - حكومية عن نظام «بياناتي».
وذكرت كليثم الشامسي أن تطبيق الهيئة الذكي شهد تفاعلاً وإقبالاً كبيرين من قبل موظفي الحكومة الاتحادية خلال الفترة الماضية حيث بلغ عدد مرات التصفح أكثر من 9 ملايين تصفح وذلك منذ إطلاقه في أكتوبر من العام 2014 وحتى منتصف شهر ديسمبر العام 2015 مبينةً أن عدد موظفي الحكومة الاتحادية الذين يستخدمون التطبيق تجاوز حاجز 15 ألف موظف وأنهم نفذوا أكثر من 29 ألف إجراء خاص بالموارد البشرية عبر التطبيق منذ إطلاقه.
ملاحظات
ناقش الملتقى عدداً من الخدمات التي تقدمها الهيئة للوزارات والجهات الاتحادية والوقوف على ملاحظات ومرئيات تلك الجهات حول هذه الخدمات، لعل أبرزها خدمات التطبيق الذكي للهيئة، ونظام الخدمة الذاتية ضمن «بياناتي»، والتقارير الذكية، ونظاما إدارة الأداء والتدريب والتطوير الإلكترونيان لموظفي الحكومة الاتحادية.