اطلع مركز الشارقة للوثائق والبحوث خلال زيارته دائرة الأشغال العامة بحكومة الشارقة على كافة أعمال إدارة المشاريع والمباني بالدائرة في مجال أنظمة الحفظ والأرشفة وما تتولاه في هذا الصدد من توثيق أعمالها ومخططاتها.
وتعد الزيارة واحدة من الزيارات التي يقوم بها مركز الشارقة للوثائق والبحوث في إطار سلسلة من اللقاءات الدورية التي يعقدها مع الهيئات والدوائر المحلية في إمارة الشارقة والاطلاع على الأنظمة الأرشيفية وتقديم سبل الدعم والإرشاد والتأهيل.
ضم وفد المركز كلاً من محمود كافي أخصائي أرشيف ومريم جمعة المنصوري فيما استقبلهم من دائرة الأشغال العامة كل من علياء محمد
وميرة علي ومجيد خالد عبدالله.
تنظيم
وفي بداية الاجتماع حرص وفد مركز الشارقة للوثائق والبحوث على متابعة أعمال دائرة الأشغال العامة وجهودها في مجال الأرشفة والحفظ وما تقوم به إدارة المشاريع والمباني من أعمال توثيق لأهمية أدوارها في هذا المجال. وفي هذا الإطار تم مناقشة كيفية تنظيم الملفات والتصاميم التي هي بحوزة هذه الإدارة وذلك باتباع المنهجية المعتمدة من طرف المركز والتركيز على عملية جرد الملفات لتسهيل إدارتها وبرمجة عمليات التحويل نحو قاعة الأرشيف. والحرص على إظهار شعار الدائرة على جميع الملفات وكتابة البيانات الأساسية على ظهرها وإبراز رمز تصنيف الإدارة.
نسخ إلكترونية
كما تمّ شرح عملية ترحيل النسخ الورقية لمجموعة من التصاميم نحو أمانة الوثائق للحفظ الاحتياطي كون أنّ إدارة المشاريع قد قامت بعملية التصوير الضوئي لها وتستعمل النسخة الإلكترونية في عملية البحث وتبادل المعلومات مع الإدارات الأخرى المعنية.
وحرص وفد المركز على تقديم كافة سبل الدعم والإرشاد للكوادر البشرية العاملة بالإدارة وتعزيز جهودها في عملية التوثيق وتوجيهها نحو تطبيق المعايير المتبعة بغية الارتقاء بأرشيفاتها.
وأكد صلاح سالم المحمود مدير عام مركز الشارقة للوثائق والبحوث أهمية التواصل مع كافة الدوائر والجهات العاملة في إمارة الشارقة وتقديم أوجه الدعم اللازمة لها للارتقاء بأدائها في مجال الأرشفة والتوثيق.
وأعرب المحمود عن تقديره لدائرة الأشغال العامة ولكافة الدوائر التي أبدت تعاونها الدائم مع المركز من أجل تضافر الجهود لخدمة مجال الأرشفة والتوثيق.