أصدر الدكتور أحمد مبارك المزروعي، الأمين العام للمجلس التنفيذي أبوظبي، التعميم رقم 13 لسنة 2015 بشأن سياسة الاتصال لحكومة أبوظبي الذي تم توجيهه إلى كل الجهات والشركات الحكومية في إمارة أبوظبي.
ووفقاً للتعميم الذي نشر في العدد الأخير من الجريدة الرسمية الصادرة عن الأمانة العامة للمجلس التنفيذي لإمارة أبوظبي، أعد مكتب الاتصال الحكومي بالأمانة العامة للمجلس التنفيذي سياسة الاتصال لحكومة أبوظبي، وفق أفضل الممارسات العالمية في مجال الاتصال، وعلى نحو فعال يستجيب لاحتياجات شركاء وجمهور حكومة أبوظبي، لتكون دليلاً تسترشد به الجهات والشركات الحكومية، بهدف التواصل مع سكان الإمارة وتأمين وصول المعلومات إليهم.
وتتضمن سياسة الاتصال لحكومة أبوظبي السياسة الرئيسة والعديد من الدلائل الإرشادية المرتبطة بها التي تعتبر جزءاً لا يتجزأ منها.
وتهدف سياسة الاتصال لحكومة أبوظبي إلى التخطيط الاستراتيجي للاتصال الحكومي وتيسير عملية التنسيق المرتبطة به، وتقديم معلومات دقيقة وواضحة حول خطط ومبادرات وأعمال وخدمات الجهات / الشركات الحكومية التي من شأنها التأثير في حياة السكان ومستقبلهم، وتوفير قنوات محددة لسكان الإمارة والشركاء الاستراتيجيين الآخرين للحصول على المعلومات حول الخطط والسياسات والمبادرات والإجراءات الحكومية، وإشراك الأطراف المعنية بحكومة أبوظبي بالنقاش حول السياسات والخدمات الحكومية، وضمان وصول رسائل الجهات / الشركات الحكومية المحددة إلى الأطراف المعنية المستهدفة، وكفاءة وملاءمة استخدام التكنولوجيا الجديدة والقنوات الإعلامية لإبلاغ الجمهور المستهدف.
أهداف
ولتحقيق هذه الأهداف، تلتزم الجهات / الشركات الحكومية بتطبيق هذه السياسة على جميع أنواع الاتصال العام لديها، وهي: الرسائل المؤسسية الرئيسة، مختلف أنواع المطبوعات / المنشورات المؤسسية، التواصل مع الإعلام، مثل: البيانات الصحفية، التقارير التلفزيونية، المؤتمرات الصحفية، المقالات والمقابلات، الخطابات خلال الفعاليات والمؤتمرات والمعارض، المواقع الإلكترونية، المشاركة الإعلامية الاجتماعية، الترويج الإعلامي، الإعلانات، المراسم، التصوير ونواحٍ أخرى ذات صلة.
وحددت سياسة الاتصال المسؤوليات الرئيسة لمكتب الاتصال الحكومي التي تتمثل في نشر الوعي حول الرسائل الرئيسة للحكومة وإرساء الثقة بقرارات وإنجازات حكومة أبوظبي، وضمان المحافظة على الهوية والصورة الإعلامية لحكومة أبوظبي، والعمل على التوعية الإيجابية ودعم الخطط والبرامج الحكومية، والعمل على توجيه تطوير الأجهزة والكوادر العاملة في مجال الاتصال الحكومي، لضمان دعم عملية الاتصال وفق أرقى المعايير والمبادئ المتبعة في هذا المجال.
مبادئ أساسية
وتتضمن سياسة الاتصال لحكومة أبوظبي عدداً من المبادئ الرئيسة، ومنها أن هوية إمارة أبوظبي وقيمها وثقافتها وتراثها تتميز بخصوصية لا بد من احترامها وعدم المساس بها تحت أي ظرف من الظروف، وتعدد الثقافات بالإمارة، ما يتعين معه تحقيق التعايش السلمي والانسجام والوئام والتسامح بالتوافق مع مبادئ الحكومة، وعلى نحو يرسخ احترام التنوع الثقافي، ومراعاة سمعة حكومة أبوظبي ومكانتها عند القيام بأي نشاط إعلامي من أي جهة حكومية، والتأكد من أن تسهم أنشطة الاتصال المتعددة في ترسيخ سمعة الإمارة كإحدى أبرز الجهات / الشركات العالمية الرائدة في مختلف المجالات، وأن تكون عملية اتصال حكومة أبوظبي موضوعية، وينظر إليها بغرض إبلاغ ومشاركة الشركاء أو بناء الوعي حول القرارات والمبادرات الجديدة وتأثيراتها، مع مراعاة التشريعات السارية.
وأكدت سياسة الاتصال لحكومة أبوظبي أن اللغة «العربية» هي لغة العمل الرسمية في حكومة أبوظبي، ويستوجب ذلك إصدار كل الوثائق الرسمية وجميع أشكال الاتصال الحكومي باللغة العربية، وقد تتم ترجمة الوثائق والإصدارات الحكومية الرسمية الموجهة إلى غير المتحدثين باللغة العربية إلى لغتهم الأم، على أن تكون النسخة العربية هي المعتمدة في حال وجود تعارض.
وتتألف هوية حكومة أبوظبي من شعار إمارة أبوظبي وشعارات الجهات / الشركات الحكومية التي تستخدم شعار إمارة أبوظبي، وسيبقى الشعار هو الهوية لهذه الجهات / الشركات، إضافة إلى اسم الجهة / الشركة وهويتها الإعلامية الخاصة بها.
مواقع إلكترونية
وتعتبر المواقع الإلكترونية للحكومة جزءاً رئيساً مكملاً لشبكة معلومات واتصال حكومة أبوظبي، ويتعين على الجهات / الشركات الحكومية استخدام قدرات وفرص المواقع الإلكترونية بشكل كامل لتبليغ شركائها والتواصل معهم، على أن يكون تصميم نموذج المواقع الإلكترونية متوافقاً مع أفضل الممارسات المعمول بها وقواعد الدليل الإرشادي لهوية حكومة أبوظبي.
ويتعين على كل المتحدثين الرسميين في الجهات / الشركات الحكومية التمتع بالمهارات اللازمة للقيام بعملهم على النحو الأمثل، كما يتعين على كل جهة / شركة حكومية التأكد من تزويد المتحدث المرشح بالمعلومات وإعداده بشكل ملائم لإلقاء الخطب والبيانات والإجابة عن الأسئلة والاستفسارات الإعلامية.
ويعتبر رؤساء الجهات / الشركات الحكومية ومديرو العموم أو من في حكمهم هم المتحدثين الرسميين لجهاتهم، ويجوز لهم تعيين متحدثين رسميين من الجهة / الشركة لتناول الموضوعات المتعلقة بها، شريطة أن يتم تدريبهم وتجهيزهم بشكل ملائم للمتحدثين الرسميين بالجهات / الشركات الحكومية، ومعالجة المسائل ضمن نطاق نشاطاتهم وإداراتهم المحددة فقط.
ويحق لمكتب الاتصال الحكومي الاستعانة بموظفي الجهات / الشركات الحكومية، ليتولوا معالجة مسائل محددة على مستوى الحكومة بكاملها أو موضوعات خاصة بالقطاعات التي تتطلب خبرة متخصصة ومستفيضة.
ونصت الساسة الإعلامية على أن يكون لدى الجهات / الشركات الحكومية آلية محددة لإدارة العلاقات الإعلامية والتفاعل مع وسائل الإعلام المحلية أو الإقليمية أو العالمية، حيث إنها تعد إحدى أبرز وسائل الحصول على المعلومات من قبل شركاء الجهات / الشركات الحكومية، وذلك من خلال موظفيها المتمرسين أو المتدربين أو المؤسسات التي فوضت لتولي هذه المهمة.
التزام
وتلتزم الجهات والشركات الحكومية خلال إدارة علاقاتها الإعلامية بوضع وتبني مجموعة محددة من السياسات أو القواعد، ليتم تنفيذها من قبل مديري الإعلام لديها، والتنسيق مع مكتب الاتصال الحكومي في حال وجود طلبات إعلامية أو وجود أي قضية في وسائل الإعلام قد تمس سمعة ومكانة الدولة أو الإمارة أو حكومة أبوظبي أو أي من الإمارات الأخرى أو قياداتها أو الجهات / الشركات الحكومية، حيث سيتولى مكتب الحكومي إدارة الطلبات والاستفسارات الإعلامية المتعلقة بذلك نيابة عن المذكورين، وأن تكون جميع أنواع اتصال الجهات / الشركات الحكومية مع وسائل الإعلام متضمنة معلومات دقيقة ومحدثة، والحرص على أن تكون المواد الإعلامية جديدة عند النشر.
ويتعين على كل الجهات / الشركات الحكومية رصد كل الجوائز العالمية والإقليمية والمحلية ذات السمعة والمصداقية المتعلقة بمجال عملها ومتابعتها ودراسة فرص الاشتراك في المنافسة للفوز بها، مع مراعاة أن تكون هذه الجوائز مرموقة وتضيف قيمة إيجابية لسمعة ومكانة الجهة / الشركة الحكومية وحكومة أبوظبي.
رصد الأخبار والنشاطات
يتعين على كل الجهات / الشركات الحكومية رصد أخبارها ونشاطاتها التي تتناولها وسائل الإعلام المقروءة والمسموعة والمرئية ووسائل الإعلام الجديدة بشكل مستمر، ويتعين على الجهات / الشركات الحكومية الاحتفاظ بأرشيف يضم جميع محتويات وأنواع وسائل الإعلام (المادية والإلكترونية) وتنظيمه على نحو يسهل الوصول إلى محتوياته، وذلك بغرض دعم وتيسير استخراج وتوزيع بعض المواد الإعلامية، والاحتفاظ بها للسجلات التاريخية والتحليل.