انتقد ديوان المحاسبة إجراءات تنفيذ وإدارة مشروع نظام إدارة معلومات الموارد البشرية في الحكومة الاتحادية «بياناتي» بالهيئة الاتحادية للموارد البشرية الحكومية، وأورد في تقرير حديث له بعض ملاحظاته أثناء مرحلة ما قبل تنفيذ المشروع ومرحلة تنفيذ وإدارة المشروع.
وأوضح الديوان في تقريره نتيجة التدقيق في الحساب الختامي والعمليات المالية للهيئة عن السنة المالية المنتهية في 31 ديسمبر 2012 وهو آخر التقارير الصادرة عن الديوان فيما يتعلق بالحساب الختامي مشيراً إلى أن الميزانية التي أعدتها وزارة المالية للمشروع لمدة ثلاث سنوات من «2010 ـ 2012» تتعدى 74 مليون درهم وهي اكثر من العقود مجتمعة والتي لا تتجاوز 19.2 مليون درهم.
وطالب الديوان بإعداد دراسة جدوى قبل الانخراط في اي مشروع مما يوضح مبررات ونتائج المشروع المتوقعة منه والتكاليف المقدرة والمعايير الرئيسية لتقييم نجاح المشروع وينبغي توثيق المستندات الازمة التي تدعم قراراتهم والتي على أساسها اتخذ القرار بشراء النظام أو بنائه.
معايير عامة
ووفقاً للتقرير فإنه ينبغي إشراك وتمكين المستخدمين والمنتفعين من المشروع لضمان نجاح المشروع وتلبية متطلباتهم وتوقعاتهم ومتابعة الملاحظات والمشاكل التي ترصد خلال عملية تنفيذ المشروع وضمان توثيقها والأخذ بعين الاعتبار وضع خطة لعلمية إعادة هيكلة المشروع عند الحاجة إليها وتتم دراسة الجدوى قبل البدء في إعداد اي مشروع لأن من خلالها يمكن تحديد الأساس المنطقي لبدء المشروع والتكاليف المقدرة له وما هو المردود المتوقع منه والصفات الرئيسية والتي من خلالها يتم تقييم نجاح المشروع.
ويتم توثيق وتحليل الدراسة التي من خلالها يتخذ القرار إما بشراء النظام أو بنائه كذلك يجب تحديد نطاق المشروع لضمان تحديد الوقت والجهد ونطاق التغيرات ويجب أن تتم الموافقة من قبل الادارة العليا. ومن ثم يتم إعداد الميزانية والتي يجب أن تتطابق مع مراحل المشروع ويجب على الادارة متابعة ما تم ورصده للمشروع من ميزانية وما تم صرفه طبقاً لمراحل التنفيذ لضمان نجاح المشروع وتطبيقه على أرض الواقع.
تنفيذ وإدارة
وفيما يتعلق بتنفيذ وإدارة المشروع أوضح الديوان أنه استناداً إلى أفضل الممارسات ولضمان نجاح المشروع يجب اشراك أصحاب المصلحة في جميع مراحل المشروع كذلك يجب أن تتم عملية جمع المتطلبات للمشروع من قبل المستخدمين أو المنفذ للمشروع أو طرف ثالث..
وفي حال تجميع المتطلبات عن طريق المنفذ للمشروع أو عن طريق طرف ثالث يجب على المستخدمين التأكد من صحة هذه البيانات لكل دقة لضمان نجاح المشروع ولتلبية طلبات وتوقعات المستخدمين من المشروع، مشيراً إلى أنه يجب تسجيل وتوثيق جميع الملاحظات والمشاكل طوال فترة التنفيذ ورفعها ومتابعتها وحلها قبل الانتقال إلى مرحلة الاستخدام الفعلي للنظام ضماناً لنجاح المشروع ولا بد من ادراج متطلبات العمل والضوابط الآلية ومتطلبات الحماية والأمن في تصميم النظام «المشروع».
ملاحظات الديوان
واشار الديوان في ملاحظاته حول المشروع في مرحلة ما قبل التنفيذ إلى أنه لم يتم اعداد دراسة جدوى لمشروع بياناتي من قبل الادارة والذي يجب أن يوضح فيه متطلبات المشروع ونتائجه والعائد المتوقع ومدى امكانية تطبيق المشروع ونجاحه بالاضافة إلى تقدير اجمالي تكلفة المشروع وانه لا توجد أدلة موثقة تبين أن الهيئة قد قامت بدراسة لتحديد امكانية شراء أو بناء النظام كذلك لا وجد أدلة موثقة تبين أنها قامت بعملية الشراء وأنه ليس هناك دليل واضح وموثق يبين أن الاهداف والقرارات الموضوعة لنطاق العمل «المشروع» قد تحققت أو لم تتحقق.
وذكر الديوان أنه لم يتم إشراك الوزارات المعنية باستخدام النظام ضمن فريق المشروع ولم يتم إشراكهم أيضاً في لجنة تسيير المشروع مما ينتج عنه عدم مطابقة متطلبات المستخدمين في الوزارات للنظام الجديد ولم يتم تقسيم الميزانية المخصصة بطريقة تفصيلية لمراحل انجاز المشروع بما يتناسب مع مخرجات العقد .
مشيراً إلى أن الميزانية التي أعدتها وزارة المالية للمشروع أكثر من العقود مجتمعة، فعقد «شركة كابجيميناي» المنفذة للمشروع 9.3 ملايين درهم، وشركة «كي بي ام جي» التي تدير المشروع 4.9 ملايين درهم، وطُلِب تغيير في المشروع في شهر نوفمبر 2012 بمبلغ 5 ملايين درهم ليصل الإجمالي إلى 19.2 مليون درهم فقط.