أناط القانون الاتحادي رقم 7 لسنة 2008 بشأن الأرشيف الوطني "المركز الوطني للوثائق والبحوث" المسؤولية بالأرشيف الوطني في ما يتعلق بتجميع الوثائق والإشراف على حفظها وأرشفتها وفقا للأصول العلمية في الأرشفة بقصد الاستفادة منها بما يحقق المصلحة العامة ويساهم في نشر الوعي الثقافي والتاريخي، إضافة إلى إتاحة مجالات البحث للراغبين في الاستفادة من المادة المعلوماتية التي يقتنيها الأرشيف الوطني، إلى جانب وضع التعليمات اللازمة للجهات الحكومية وتقديم يد العون لها في ما يتعلق بالإجراءات والاحتياطات اللازمة لحماية وثائقها من عوامل التلف طوال الفترة المقررة لاحتفاظها بملفاتها ووثائقها وكذلك مساعدتها في عمليات الجرد.
إلزام
وألزم القانون الجهات الحكومية بإرسال وثائقها إلى الأرشيف الوطني بعد مضي خمس سنوات من تاريخ إغلاق أي ملف ويجوز للجهة الحكومية أن تستبقي بعض وثائقها لمدة إضافية إذا كانت لازمة لتسيير أعمالها شريطة ألا تزيد المدة الإضافية على خمس سنوات أخرى.
القانون يلزم الجهات الحكومية بإرسال وثائقها التاريخية إلى الأرشيف الوطني، فالوثائق العامة والتاريخية والوطنية ملك للدولة بوصفها أوعية رسمية للمعلومات اللازمة للبحث العلمي والتاريخي، ولا يجوز إتلافها، وأن الارشيف الوطني لديه حاليا مليونا وثيقة متنوعة بعضها ورقي وأخرى أفلام قديمة تم جلبها من المعتمدين البريطانيين وتم مؤخرا إحضار 3500 ساعة فلمية من مؤسسة أبوظبي للإعلام عن المغفور له الشيخ زايد بن سلطان آل نهيان، طيب الله ثراه، لافتا إلى أن جميع هذه الوثائق تم أرشفتها إلكترونياً.
وبين المهيري أن 15% من المؤسسات الحكومية الاتحادية والمحلية فقط لديها وحدة تنظيمية مركزية معنية بالأرشيف فيما النسبة المتبقية فإن الارشيف لديها يتوزع بين الإدارات المختلفة، وأن الارشيف الوطني يستهدف إنجاز تشخيص وضع الارشيف الحكومي على المستويين الاتحادي والمحلي في أكثر من 202 جهة حكومية خلال2014 وقام بتشخيص 87% من أرشيفات الجهات الحكومية الاتحادية والمحلية، وسوف يبدأ في 2015 استلام الوثائق الحكومية، تمهيدا لأرشفتها بصيغ متعددة من ورقية وإلكترونية وماكرو فيلم وإدخالها في النظام بعد أن تمر على المختبر الترميم والتعقيم.
تجاوز السلبيات
وقبل صدور القانون كان الأرشيف في الجهات الحكومية يعاني من عدة سلبيات منها عدم وجود ثقافة أرشيفية، وعدم وجود وحدة تنظيمية ونظام لإدارة الارشيف الجاري والوسيط، وحصر عمل الارشيف بمراسلات الصادر والوارد، وعدم وجود سياسات وإجراءات العمل، فضلا عن ظروف حفظ الارشيف السيئة في قاعات الحفظ، وحفظ الارشيف في مستودعات خارجية وتحويله بطريقة عشوائية إلى المخازن، إلى جانب الإتلاف العشوائي للأرشيف.
وبعد صدور القانون اختلف الأمر وأطلق الارشيف الوطني مشروع تنظيم أرشيف الجهات الحكومية البالغ عددها 202 جهة منها 63 جهة اتحادية و139 جهة محلية، وتشير إحصائيات المشروع حتى الآن إلى أنه تم تشكيل لجنة داخلية لتنظــيم الأرشيف في 177 جهة حكومية، 60 جهة اتحادية و117 جهة محلية، وتم تشخيص أرشيف 175 جهة بينها 75 اتحادية و118 محلية، وتم عرض تقرير 167 جهة حـــكومية بينها 58 اتحادية و109 محلية.
كما تم تنفيذ أكثر من 500 متابعة للجهات الحكومية.