عبدالله الشيباني أمين عام المجلس التنفيذي لـ«البيان»:
نظام إدارة الاستراتيجية ينقل خطة دبي إلى الفعل المؤسسي
أكد عبدالله عبدالرحمن الشيباني، أمين عام المجلس التنفيذي لإمارة دبي، ان أمانة المجلس انتهت من تطوير نظام إدارة تنفيذ خطة دبي الاستراتيجية، بهدف توفير القدرة للجهات الحكومية على ترجمة التخطيط الاستراتيجي السليم إلى واقع ملموس من خلال تطبيق مناهج مؤسسية وعملية ذات مصداقية، مشيراً إلى ان دليل حكومة دبي لإدارة تنفيذ الاستراتيجية بعنوان «النجاح الاستراتيجي لفريق القيادة»، ينطلق من حقيقة أن الاستراتيجية هي خطة فريق القيادة لتحقيق التغيير.. ويتناول الدليل منهجيات إدارة تنفيذ الاستراتيجية وفقاً لأفضل الممارسات.. ويعتبر الدليل بمثابة رسالة في القيادة.. فالنجاح الاستراتيجي للجهات الحكومية، لا يقتصر على التخطيط الاستراتيجي السليم فقط، بل يكمن في القدرة على ترجمة هذه الاستراتيجيات إلى واقع ملموس من خلال تطبيق مناهج مؤسسية وعملية ذات مصداقية في هذا الشأن.. وتقع المسؤولية بشكل رئيسي ومباشر على عاتق فرق القيادة في حكومة دبي.
وقال الشيباني في حوار مع «البيان»، إن النظام يضمن تفعيل دور فريق القيادة سواء على مستوى المجلس التنفيذي أو اللجان القطاعية أو الجهات الحكومية في إدارة الاستراتيجية.. وإن الأمانة العامة للمجلس التنفيذي أطلقت الدليل بتوجيهات سمو الشيخ حمدان بن محمد بن راشد آل مكتوم، ولي عهد دبي رئيس المجلس التنفيذي، الذي يأتي ترجمة لاستراتيجية الأمانة الرامية إلى دعم جهات حكومة دبي في تنفيذ الاستراتيجيات الخاصة بها بما يتواءم مع خطة دبي الاستراتيجية 2015.
وأوضح انه تم إصدار الدليل باللغتين العربية والإنجليزية، حيث يشمل سلسلة متكاملة من المنهجيات المتبعة في إدارة تنفيذ الاستراتيجية، والتي تستند إلى أفضل الممارسات في هذا الشأن، بما يساعد الجهات الحكومية في تطوير أنظمتها الخاصة بإدارة تنفيذ الاستراتيجية، بحيث تدعم هذه الأنظمة بشكل متكامل نظام إدارة تنفيذ خطة دبي الاستراتيجية على مستوى الحكومة ككل، وتالياً نص الحوار..
الدليل وثيقة عملية
هل يمكن أن تقدموا لمحة عن دليل حكومة دبي لإدارة تنفيذ الاستراتيجية، وعن الدلالات المرتبطة بالاسم الذي أطلقتموه عليه «النجاح الاستراتيجي لفريق القيادة»؟
في البداية، أتوجه بجزيل الشكر إلى سمو الشيخ حمدان بن محمد بن راشد آل مكتوم، ولي عهد دبي رئيس المجلس التنفيذي، على دعمه الكبير وحرصه الدؤوب على متابعة سير العمل من أجل تنفيذ أهداف وغايات خطة دبي الاستراتيجية. وتنفيذاً لتوجيهات سموه، عكفت الأمانة العامة خلال الفترة المنصرمة على تطوير نظام إدارة تنفيذ خطة دبي الاستراتيجية، وعلى إصدار الدليل ليكون بمثابة وثيقة عملية لمختلف الدوائر والهيئات والمؤسسات الحكومية لمساعدتها على تطبيق النظام.
ينطلق هذا الدليل من حقيقة أن الاستراتيجية هي خطة فريق القيادة لتحقيق التغيير. ويتناول الدليل منهجيات إدارة تنفيذ الاستراتيجية، وفقاً لأفضل الممارسات.. ويعتبر الدليل بمثابة رسالة في القيادة.. فالنجاح الاستراتيجي للجهات الحكومية، لا يقتصر على التخطيط الاستراتيجي السليم فقط، بل يكمن في القدرة على ترجمة هذه الاستراتيجيات إلى واقع ملموس من خلال تطبيق مناهج مؤسسية وعملية ذات مصداقية في هذا الشأن.. وتقع المسؤولية بشكل رئيسي ومباشر على عاتق فرق القيادة في حكومة دبي.
منهجيات متكاملة
ما تفاصيل النظام والهدف منه؟
يهدف نظام إدارة تنفيذ خطة دبي الاستراتيجية إلى إيجاد مجموعة منهجيات متكاملة تُعنى بنقل الغايات والأهداف الحكومية من دائرة ما هو موثق في الاستراتيجيات التي يجري تطويرها، إلى دائرة الفعل المؤسسي المنهجي على أرض الواقع. ويتم ذلك من خلال مجموعة من العمليات التي تستند إلى عدة مبادئ تهدف إلى إحداث التغيير من خلال القيادة التنفيذية في كل جهة حكومية، وترجمة استراتيجيتها إلى صيغ عملية، ومواءمة أقسام المؤسسة كافة مع الاستراتيجية. علاوة على تحفيز الأفراد لتنفيذ الاستراتيجية، وجعل إدارتها عملية مستمرة. ويضمن النظام أن تقوم هذه المبادئ جميعها على تفعيل دور فريق القيادة سواء على مستوى المجلس التنفيذي أو اللجان القطاعية أو الجهات الحكومية في إدارة الاستراتيجية.
ومن المهم الإشارة إلى أن نظام إدارة تنفيذ خطة دبي الاستراتيجية يستند إلى مرجعية قانونية تتمثل فى قرار المجلس التنفيذي رقم 7 لعام 2010، والذي يقدم في مواده الاثنتي عشرة تعريفاً شاملاً لعناصر النظام وأهدافه ونطاق تطبيقه، إضافة إلى مهام الجهات المسؤولة عن تطبيقه.
خريطة طريق
وهل ستكون الجهات الحكومية ملزمة بتطبيق النظام؟ وكيف سيتم ذلك؟
نظام إدارة تنفيذ الاستراتيجية يتمحور حول إدارة خطة دبي الاستراتيجية 2015، وعلى كافة جهات حكومة دبي العمل سوياً لتفعيل النظام بغية تحقيق أهداف الخطة. وفي هذا الشأن عملت الأمانة العامة للمجلس التنفيذي على تطوير نظام إدارة تنفيذ الاستراتيجية على مستوى خطة دبي الاستراتيجية ككل والفروع الستة المكونة لها (التنمية الاقتصادية، التنمية الاجتماعية، البنية التحتية والبيئة، والأمن والعدل، والصحة والسلامة، والتطوير الحكومي). كما وضعت الأمانة خريطة طريق لتطوير النظام في كافة الجهات الحكومية، اعتماداً على مدى جاهزية كل منها من حيث توافر الخطة الاستراتيجية الخاصة بها، والإدارة المتخصصة في إدارة الاستراتيجية والأداء، إضافة إلى دعم فريق القيادة للبدء في تطوير النظام. وفي حال توافرت الجاهزية لأي جهة حكومية للبدء، فإن الأمانة العامة ستعمل مع الفريق المتخصص في الجهة المعنية وتقديم الدعم اللازم لها في هذا الصدد.
مرجع للتطوير
وهل تنفيذ المنهجيات الواردة في الدليل ملزم كذلك؟
تم تصميم الدليل ليكون مرجعاً للجهات الحكومية في تطوير الأنظمة الخاصة بإدارة تنفيذ استراتيجياتها، وهو بذلك يعتبر دليلاً إرشادياً يعزز قدرات الجهات في تنفيذ الاستراتيجية ومسيرتها في التميز الإداري. ويعتبر الدليل بمثابة ترجمة عملية لتطبيق نظرية إدارة تنفيذ الاستراتيجية في سياق حكومة دبي، حيث وفرت التجربة المتواضعة التي طبقت في هذا الشأن في مجموعة من الجهات في حكومة دبي، وعلى مستوى اللجان القطاعية، مجموعة من الدروس المستفادة التي تم توظيفها وإدراجها في تطوير نموذج محلي من نظام إدارة تنفيذ الاستراتيجية يناسب السياق الخاص بالجهاز الحكومي في إمارة دبي.
وأود أن أؤكد في هذا السياق على أن الدليل وثيقة حية، من شأنها أن تنمو وتتطور مع مرور الوقت، وتأتي بثمارها المنشودة. ولذا، فهو يعتمد على التجربة العملية، المؤسسات معنية بتطبيقها كافة، كما ان جهات حكومة دبي مدعوة إلى المساهمة في إنضاج تجربة هذا الدليل من خلال تبني مبادئ إدارة تنفيذ الاستراتيجية وممارستها في مناطق حضورها، وتوثيقها لتكون رافداً للدليل في إصدارات قادمة.
هل يمكن أن تقدموا صورة عن عملية صنع واتخاذ القرارات في القضايا الاستراتيجية الخاصة بحكومة دبي؟
المجلس التنفيذي هو السلطة التنفيذية العليا والجهة الرئيسة لاتخاذ القرار بشأن السياسات والقوانين الحكومية على النحو المبين في خطة دبي الاستراتيجية 2015 في الإمارة، والمساءلة أمام صاحب السمو حاكم دبي، عن مستوى تحقيق الأهداف الاستراتيجية للإمارة. وحتى يتمكن المجلس من أداء دوره المناط به على أكمل وجه، تقوم اللجان القطاعية التي أسست لمساندة المجلس التنفيذي، بالإشراف على أداء القطاعات الاستراتيجية المختلفة لتحقيق رؤية الإمارة. وفي نطاق صلاحياتها، تقوم اللجان بالإشراف على إدارة الاستراتيجيات القطاعية، وضمان تنفيذ أجندة السياسات المرتبطة بها، علاوة على تفعيل نظام إدارة تنفيذ الاستراتيجية وعقد المراجعات الاستراتيجية للأداء ورفع التوصيات للمجلس التنفيذي.
فريق دعم
ما حجم ونوع الجهد المطلوب من الجهات الحكومية في تفعيل النظام؟
بدأنا بالفعل عملية تفعيل النظام في العام الماضي، وبذلت العديد من الجهات الحكومية مشكورة جهداً كبيراً في ضمان تفعيل النظام. ونتوقع في الأمانة العامة استمرار هذا التعاون من قبل كافة المعنيين في الجهاز الحكومي لإنجاح التجربة. ومن هذا المنطلق، بدأت الأمانة العامة للمجلس التنفيذي بتشكيل فريق دعم تنفيذ خطة دبي الاستراتيجية، لاستكمال متطلبات تطوير وتفعيل النظام، حيث تكون عضويته من مدراء الاستراتيجية والأداء في الجهات الحكومية. وسيسهم الفريق في إعداد وتطوير الخرائط الاستراتيجية، وصياغة البطاقات التعريفية للأهداف والمؤشرات، وتحديد المبادرات الاستراتيجية، وتجميع بيانات الأداء وتحليلها ورفع التوصيات المتعلقة برفع الأداء. علماً بأنه يتوقع من كل عضو في الفريق أن يكون لديه الخبرة والمعرفة القطاعية من منظور الجهة التي يمثلها، إضافة إلى تنسيق الجهود بين مختلف الجهات الحكومية، سواءً داخل الجهة أو مع الجهات ذات العلاقة للتواصل والمتابعة والمراجعة.
لمحة عن الدليل
ذكر عبدالله عبدالرحمن الشيباني أمين عام المجلس التنفيذي لإمارة دبي أن دليل «النجاح الاستراتيجي لفريق القيادة» يحوي سبعة فصول مترابطة ومتتابعة، يعالج كل منها مرحلة من مراحل بناء وتفعيل النظام على نطاق مؤسسة ما. وفي كل فصل من فصول الدليل، تم إعطاء لمحة نظرية عن المفهوم الخاص بالمرحلة التي يعالجها الفصل، يليه توضيح للمراحل التفصيلية التي ينبغي أن تنجز لتحقيق المخرجات من المرحلة.
وأضاف الشيباني، أن الدليل يحتوي كذلك في كل فصل على جدول يلخص هيكل الحوكمة والمسؤوليات الخاصة بالجهات ذات الصلة، والمهام المناطة بكل منها.
علاوة على مرفقات تحوي نماذج للأدوات التي يقترح الفصل المعني استخدامها لمساعدة الممارسين المعنيين على إنجاز المرحلة.
تعزيز فعالية القطاعات
أوضح عبد الله الشيباني أن اللجان القطاعية أنشئت في العام 2005 كآلية لمتابعة إعداد وتنفيذ خطة دبي الاستراتيجية. ومنذ ذلك الحين حدثت بعض التغيرات على الهيكل الحكومي، وهو ما استدعى ضرورة إعادة النظر في تشكيل بعض اللجان بما يضمن التمثيل الأفضل للقطاعات، وتعزيز فاعلية عملها. وبناءً عليه، صدر قرار المجلس التنفيذي رقم (26) لسنة 2009، القاضي بإنشاء اللجان القطاعية، ورقم (27) لسنة 2009، القاضي باعتماد النظام الأساسي للّجان. حيث إن كلا القرارين يوفر المظلة التشريعية والعملية لتفعيل اللجان القطاعية وتمكينها من أداء دورها. علماً بأن اللجان القطاعية الخمسة قد شرعت منذ صدور القرارين بالاجتماع بشكل دوري، وفق أجندة محددة سلفاً، وبدعم كامل من قبل الأمانة العامة، سواءً في النواحي الفنية التقنية، أو النواحي اللوجستية التنظيمية.
مناقشة
تقارير أداء ربع سنوية للجان القطاعية ونصف سنوية ترفع للمجلس التنفيذي
أشار عبدالله عبدالرحمن الشيباني أمين عام المجلس التنفيذي لإمارة دبي إلى أن المتفق عليه والمعتمد من قبل المجلس التنفيذي هو تقارير أداء ربع سنوية لمناقشتها على مستوى اللجان القطاعية، وتقارير أداء نصف سنوية ترفع للمجلس التنفيذي. والآلية المقترحة في هذا الشأن هي أن تقوم الجهات الحكومية بمناقشة أدائها الاستراتيجي بشكل شهري أو فصلي على مستوى فرقها القيادية، استناداً إلى تقارير شهرية أو فصلية. وتشكل هذه التقارير مدخلاً لمراجعة أداء الفروع الاستراتيجية بشكل ربع سنوي من قبل اللجان القطاعية، حيث تتولي الأمانة العامة عملية إعداد تقارير الأداء على مستوى الفروع، استناداً إلى تقارير ترفع في هذا السياق من قبل الجهات الحكومية إلى اللجان القطاعية، حيث تتم مناقشتها في المراجعات الاستراتيجية للأداء.
ومن حيث المبدأ فإن التقارير المطلوبة ستحوي معلومات خاصة بمدى تحقق الأهداف الاستراتيجية، وقياساً للمؤشرات، وبيانات بخصوص تنفيذ المبادرات الاستراتيجية، مع التركيز على توفير التحليل الاستراتيجي لهذه المعلومات والبيانات، وأية إجراءات يوصى بها في هذا الخصوص.
نظام
دعم الجهات الحكومية في تطوير نظم التنفيذ
قال عبدالله عبدالرحمن الشيباني أمين عام المجلس التنفيذي لإمارة دبي في رد على سؤال حول شكل الدعم الذي تقدمه الأمانة العامة للجهات الحكومية لتنفيذ النظام، إن استراتيجية الأمانة العامة للمجلس التنفيذي تقوم على دعم الجهات الحكومية في تطوير نظم إدارة تنفيذ الاستراتيجية الخاصة بها من خلال المساهمة في بناء القدرات، سواءً المؤسسية منها أو الفردية. ويكون ذلك بعدة طرق كدليل حكومة دبي لإدارة تنفيذ الاستراتيجية الذي نحن بصدده. إضافة إلى التدريب العملي وإدارة ورش العمل.
تطوير
تطوير النظام لا يعني التخلي عن بعض الأنظمة المعمول بها في الجهات الحكومية
قال عبدالله عبدالرحمن الشيباني أمين عام المجلس التنفيذي لإمارة دبي، إن المبدأ الرئيسي في تطبيق النظام هو البناء على ما تم إنجازه سابقاً من قبل تلك الجهات في هذا المجال، وعدم التخلي عنه، خصوصاً وأن عملية تطبيق النظام هي عملية تراكمية وتدريجية، وتتطلب جهداً كبيراً يتطلب الاستفادة من أية جهود سابقة قامت بها الجهات الحكومية في تطوير أنظمة لإدارة الأداء وصولاً إلى تطبيق نظم فاعلة في إدارة تنفيذ الاستراتيجية. وفي هذا الخصوص، وكحال أية عملية تطوير، قد يتطلب الأمر تعديلاً في بعض النظم أو في بعض الممارسات المتبعة في عملية وضع الأهداف أو تحديد المقاييس والمؤشرات، بهدف مواءمتها مع متطلبات النظام الجديد. وعن علاقة برنامج دبي للأداء الحكومي المتميز، بالنظام الجديد لإدارة تنفيذ الاستراتيجية والبرنامج قال الشيباني إن نظام إدارة تنفيذ الاستراتيجية يعتبر نظاماً مستقلاً بحد ذاته، ويسهم في ضمان التطبيق الصحيح للخطة الاستراتيجية في أية جهة حكومية. وفي الوقت ذاته، فإن برنامج دبي للأداء الحكومي المتميز معني بتعزيز مفاهيم التميز في كافة الممارسات الإدارية الاستراتيجية منها والتشغيلية، بما يؤدي إلى التميز في الأداء وتحقيق النتائج. وفي هذا السياق، فإن كلاً من إدارة تنفيذ الاستراتيجية وبرنامج دبي للأداء الحكومي المتميز متكاملان ويدعم تطبيق كل منهما الآخر.
