وضعت وزارة التعليم العالي والبحث العلمي آلية نظام الملاحظات والاقتراحات ويهدف برنامج الملاحظات والاقتراحات إلى الارتقاء بجودة الخدمات المقدمة من قبل الوزارة بشكل دائم ومستمر، وذلك من خلال التعرف على ملاحظات واقتراحات العملاء حول الخدمات التي تقدمها عبر جميع القنوات المتاحة والعمل على تحسينها لتتواءم مع احتياجاتهم الحالية والمستقبلية، وتتضمن الآلية المتبعة لنظام الملاحظات والاقتراحات: قنوات التواصل حيث يتم استلام ملاحظات واقتراحات المتعاملين عبر صناديق الملاحظات والاقتراحات، وبوابة الاقتراحات والملاحظات لحكومة دولة الإمارات والفاكس.
كما حددت الوزارة الإجراءات المتبعة في التعامل مع الملاحظات والاقتراحات، حيث يتم استلام الملاحظات والاقتراحات عبر إحدى القنوات المذكورة أعلاه ويقوم منسق الملاحظات والاقتراحات بدراسة الحالة ثم تصنيفها وإدخالها في الموقع الإلكتروني لبوابة "حكومتي"، حيث تأخذ رقم مرجعي وتحفظ، ويتم بعد ذلك إرسالها للمنسق المسؤول في الإدارة المعنية للمتابعة.
ويتم إرسال رسالة إلكترونية للمتعامل لإعلامه باستلام الملاحظة أو الاقتراح وإعطائه رقماً مرجعياً للمتابعة. وفي حال عدم فعالية الملاحظة أو المقترح، يقوم منسق الإدارة المعنية بالتواصل مع المتعامل وإبلاغه بالأسباب ثم يقوم المنسق العام بإغلاق الحالة بعد التأكد من رضا المتعامل بالإجراء المتخذ من قبل الإدارة.
وفي حال فعالية الملاحظة أو الاقتراح، يتم دراسة وتصنيف الحالة والتواصل مع المتعامل وإعلامه بالتوصيات والإجراءت التي تم اتخاذها، ومعرفة درجة رضاه عن الإجراءت المتخذة ثم يتم إغلاق الحالة. وتقوم الإدارة المعنية بالتواصل مع المتعامل خلال خمسة أيام عمل.