دأبت وزارة التعليم العالي والبحث العلمي على تبسيط إجراءات العمل والسرعة في الإنجاز لتوفير الوقت والجهد على الطالب المبتعث من خلال مواصلة تطوير وتحويل خدماتها إلى إلكترونية وذكية تفعيلاً لخطط الوزارة وأهدافها الموضوعة ضمن خطتها الاستراتيجية والعمل على بذل أقصى الجهود لتهيئة الأجواء الدراسية المناسبة لهم بالتنسيق مع الجهات ذات العلاقة ليبقى المبتعثون محل رعايتها واهتمامها.
ويقوم الطالب المبتعث بمراجعة الوزارة لاستلام الضمان المالي في موعد أقصاه شهر من تاريخ إبلاغه بالموافقة على البعثة، وذلك للحصول على تأشيرة دراسية من سفارة الدولة التي سيبتعث إليها ليتمكن من صرف تذكرة السفر من الوزارة وتوقيع عقد البعثة بعد أن يكون قد أنهى إجراءات القبول النهائي من الجامعة التي سيدرس بها، وقد نظمت الوزارة مؤخراً يوماً إرشادياً خاصاً لهؤلاء الطلبة حول كافة أمور الابتعاث ويشمل ذلك الجانب الأكاديمي والإداري والقانوني.
مخصصات
وتتضمن المخصصات المالية بدل استعداد السفر واللوازم الدراسية وتدفع لمرة واحدة فقط في بداية كل عام دراسي وفقاً لما هو محدد في جدول مخصصات الطلبة والراتب الشهري الذي يصرف للطلبة المبتعثين والمنتظمين في الدراسة اعتباراً من الشهر الذي يصل فيه المبتعث إلى بلد الدراسة على أن يكون موعد وصوله قبل بداية دراسته بأسبوعين على الأكثر وذلك في بداية البعثة الدراسية ويستمر الصرف حتى نهاية البعثة الدراسية كما هو محدد بجدول مخصصات الطلبة ووفقاً لشروط استمرارية الصرف إضافة إلى تذكرة السفر تصرف عن كل سنة دراسية أما الرسوم الدراسية فتدفع بموجب وثائق رسمية أصولية صادرة من المؤسسة التعليمية الملتحق بها المبتعث على أن يكون مصدقاً عليها من المسؤول عن البعثات وتعد من ضمن هذه الرسوم «الرسوم الدراسية اللامنهجية» المكملة لدراسة المبتعث، كما تدفع مخصصات للطالب المبتعث تعويضاً له عن شراء أجهزة علمية إذا تطلبت دراسته ذلك، إضافة إلى التأمين الصحي في حالة عدم وجود تأمين صحي في بلد الدراسة.
نفقات
ويستحق المبتعثون الجدد الذين يسافرون لأول مرة نفقات الإقامة في الفندق على ألا تتجاوز مدة الإقامة 6 ليالٍ ، كما تتحمل الوزارة نفقات السكن للطلبة المبتعثين للدراسة في الخارج وعلى ضوء ضوابط منصوص عليها في اللائحة المالية لقانون البعثات. ويمكن للطالب المبتعث مراجعة فرعي مركز خدمة المتعاملين في أبوظبي ودبي، حيث كان التوجه بفتح الفرع الجديد في دبي لتسهيل وصول خدمات وزارة التعليم العالي والبحث العلمي لكافة مناطق وإمارات الدولة بكل سهولة وبأسهل الطرق وأسرعها مما يوفر للطلبة المبتعثين سبل الراحة ويسهل إجراءاتهم.