أصدر معالي الدكتور هادف بن جوعان الظاهري وزير العدل القرار الوزاري رقم 156 لسنة 2014 في شأن إدارة حسابات أمانات المحاكم الاتحادية والرقابة عليها.
ووفقا للقرار المنشور في العدد الأخير من الجريدة الرسمية فإنه يقصد بأمانات المحاكم الاتحادية المبالغ المحصلة من قبل أمناء الصناديق والمبالغ المحولة من الجهات المختلفة إلى حسابات المحاكم الاتحادية لدى البنوك على ذمة قضايا صدرت فيها أحكام أو قرارات بهذا الشأن.
إدارة الأمانات وحسابها
وأشار القرار إلى أن إدارة الموارد المالية والمشتريات قسم الأمانات بديوان عام وزارة العدل تتولى إدارة أمانات المحاكم وحساباتها لدى البنوك وتمارس مهام ضبط وتسوية حسابات الأمانات، والإشراف والرقابة على حسابات الأمانات، الجرد الدوري وحسب الحاجة على الحسابات، إعداد تقارير الجرد والتسويات ورفعها إلى وكيل الوزارة، فتح الحسابات بالبنوك وإخطار وزارة المالية بذلك، فتح الودائع الثابتة وإخطار وزارة المالية بذلك، عهدة وطباعة مستندات وسجلات الأمانات، تشغيل وإدارة النظام الآلي، إنشاء وفتح حسابات أمانات المحاكم على النظام الآلي، تقديم أي مقترحات ..
إضافية بشأن إضافة أو إلغاء أو تعديل للمستندات والنماذج المالية المستخدمة، أعمال حسابات الأمانة غير المتحركة، قيد قبض الأمانات وديون المواطنين لمحاكم أبوظبي الاتحادية، إصدار شيكات وحوالات الأمانة وديون المواطنين لمحاكم أبوظبي الاتحادية، مطابقة وتسوية حسابات أمانة ديون المواطنين محاكم أبوظبي الاتحادية لدى البنوك، حذف مستندات الصرف المعلقة بدون إصدار شيكات في نهاية كل شهر.
وبموجب القرار تتولى المحاكم الاتحادية أعمال الأمانات لديها وتسوية حساباتها لدى البنوك وتمارس مهام قبض الأمانات بصندوق المحكمة وإيداعها بالبنوك المخصصة لذلك وقيدها ببرنامج الأمانات، تسجيل الحوالات المدفوعة بالحساب للقضايا الخاصة بها، تحرير مستندات الصرف والشيكات والحوالات لدفع الأمانات المقرر صرفها، إجراء المطابقة بين حساب البنك بسجلات المحكمة.
توزيع العمل
وأوضح القرار أن المحاكم والنيابات العامة وإدارة الموارد المالية بوزارة العدل تصدر قرارات بشأن توزيع العمل على الموظفين المعنيين بشؤون الأمانات وفق نظام توصيف وتصنيف الوظائف المعتمد وإخطار وكيل الوزارة المساعد للخدمات المساندة بها.
وحدد القرار المستندات والسجلات المستخدمة في أمانات المحاكم والتي تتضمن إشعار استلام أمانات، إيصال استلام أمانات، مستند صرف أمانات، مستند قيد أمانات، دفتر أستاذ الأمانات، دفتر أستاذ البنك، سجل الميراث «القضايا الشرعية»، ويحظر إلغاء أي من المستندات أو التعديل عليها إلا بموافقة من وكيل الوزارة المساعد للخدمات المساندة مع موافاة مكتب التدقيق بنسخة من المستند وطلب التعديل.
ووفقا للقرار يصدر وكيل الوزارة المساعد للخدمات المساندة قرارا بإسناد أعمال أمين الصندوق لأي من موظفي الشؤون المالية في الوزارة ويمارس أمين الصندوق عدة مهام منها قبض مبلغ الأمانة وتحرير 3 نسخ من إيصال قبض الأمانة، تسليم نسخة موقعة ومختومة للدافع، إرسال نسخة إلى قلم المحكمة لحفظها في ملف الدعوى، إيداع التحصيلات يوميا بعد المطابقة في البنك المخصص لذلك، إعداد كشف تفريغ إيصالات قبض يومي، إرسال كشف تفريغ إيصالات قبض الأمانات إلى محاسب المحكمة مرفقا به قسائم الإيداع لدى البنك ونسخة من إيصالات القبض وإشعارات الاستلام.
فتح حسابات لدى البنوك
وأشار القرار إلى أن فتح الحسابات يكون لدى البنوك التي تلتزم بما يلي: تعليمات المحكمة الدورية بشأن إجراءات صرف أو تحويل المبالغ الكبيرة من الحساب، موافاة المحكمة بكشف حساب يومي لبيان حركات اليوم السابق، موافاة المحكمة بكشف حساب أصلي معتمد شهريا، موافاة المحكمة بكشف حساب شهري على جدول الإكسل، موافاة المحكمة بقائمة أسماء وبيانات المكلفين بالبنك للتعاون في متابعة الحسابات، إدراج الأرقام الصحيحة للشيكات بكشوف الحساب.
ويوقف التعامل مع البنوك غير الملتزمة بتعليمات المحكمة بعد موافقة الوزارة، ويتحمل البنك أي تكلفة مالية تنتج عن عدم الالتزام بالتعليمات المتفق عليها معه بشأن حسابات الأمانات.
لا تقادم
نص القرار على مجموعة من الأحكام العامة من ضمنها عدم خضوع أمانات المحاكم للتقادم ولا يسقط حق أصحابها في المطالبة بها، يجب أن يكون أمين الصندوق من مواطني دولة الإمارات وعند تعذر ذلك يجوز تكليف غير المواطن وفق الضوابط التي تضعها وزارة العدل، تنفيذ جميع أعمال حسابات وقبض وصرف الأمانات على النظام الآلي للأمانات فقط ويمنع استخدام النماذج اليدوية، عدم تنفيذ أي مستند إلا بعد استكمال التوقيعات عليه، لا تقبل شيكات عن مقبوضات أمانات المحاكم إلا في أضيق الحدود ومن أشخاص معروفين وبموافقة رئيس المحكمة أو القاضي المختص.