صرح محمد عبيد المزروعي رئيس بعثة الحج الرسمية أن الهيئة العامة للشؤون الإسلامية ماضية قدماً في بناء منظومتها المعلوماتية المتطورة وفق خطتها الإستراتيجية التي أقرها مجلس الوزراء الموقر.
وفي هذا السياق يأتي برنامج تسجيل الشكاوى الكترونيا نقلة نوعية في تطوير منظومة العمل في بعثة الحج الرسمية لهذا العام، وتم اعتماد برنامج الشكاوى الإلكتروني في لجنة الشكاوى الذي يختص بتسجيل الشكاوى عن طريق برنامج خاص يعمل على جهاز حاسب آلي محمول شبيه بالآيباد.
حيث يمكن لأعضاء اللجنة استخدام الجهاز والانتقال إلى موقع الشكوى، وإدخال الشكوى مباشرة في الجهاز، ويتيح البرنامج الربط الإلكتروني لمنظومة بيانات الشكاوى مما يسهل للمسؤولين الاطلاع المباشر على الشكاوى المسجلة، وكيفية التعامل معها، واعدادها والحملات المخالفة وغير ذلك.
وقال المزروعي يرمي هذا البرنامج إلى تفعيل الاستفادة من التكنولوجيا في تطوير أنظمة العمل، مما يسهل الانسيابية والمرونة وتحسين وتطوير الأداء، أما عن طريقة عمل البرنامج، فتبدأ من تلقي الشكوى، حيث يتم استقبال الشكوى والتوجه إلى موقع المشكلة.
والاستفسار عن ملابسات الشكوى، ومحاولة حل الموضوع بالطرق الودية مع صاحب الحملة، ثم تبدأ عملية الإدخال الإلكتروني لبيانات المشتكي، وتفاصيل الشكوى، والإجراء الذي تم تنفيذه حيال الشكوى، ثم يتم حفظ الشكوى في سجلات البرنامج لتكون في أرشيف الشكاوى، ويتم إعطاء رقم للمشتكي يقوم بمراجعة اللجنة عن طريقه للاستفسار عن الإجراء الذي تم اتخاذه.
كما يمكن الاستفادة من برنامج الشكاوى الإلكتروني، في تحليل الشكاوى المدخلة، ونوعية الشكاوى التي ترد، والجنسيات الأكثر شكوى، وما هي الأيام والمواضع التي تكثر فيها الشكاوى، وغير ذلك من الإحصاءات.
ومن الخدمات الجديدة التي تم استحداثها في نظام الشكاوى هذا العام، هي خدمة الإشعار بحالة الشكوى عن طريق إرسال رسالة عبر البريد الإلكتروني لصاحب الشكوى، يتم التواصل معه بشأن استقبال الشكوى والإجراء اللازم .
وأوضح رئيس البعثة أن البرنامج الإلكتروني سيعمل على رفع مستوى الأداء، وانتظام سير العمل، ومتابعة الإجراءات المنفذة، كما سيكون هناك تواصل عبر البريد الإلكتروني مع كل مشتك عن طريق إدارة الحج والعمرة في الهيئة العامة للشؤون الإسلامية والأوقاف.
«البيان» ـ المدينة المنورة