كشف خالد راشد آل ثاني نائب الأمين العام لمؤسسة الأوقاف وشؤون القصر بدبي عن استخدام جهاز مسح ضوئي من أحدث الأجهزة، لأول مرة على مستوى الشرق الأوسط، وذلك لأرشفة مستندات المؤسسة المتنوعة بطريقة آمنة وحفظ جميع الأوراق والمستندات القديمة، وقال إن هذه الخطوة تصب في إنجاز مشروع الأرشفة الالكترونية للمؤسسة والذي سيكتمل خلال شهر مارس من عام 2011م، ويقدم خدمة لجميع العملاء وخدمة أكثر من ألفين و955 قاصرا و 445 من المحجور عليهم وعائلاتهم.
وأوضح أن هذا المشروع يأتي ضمن مشاريع الأوقاف وشؤون القصر لاستكمال البرامج التقنية المطبقة في المؤسسة لتقليل استخدام الأوراق وتداول المعلومات والبيانات الكترونيا سواء ما يخص القصر أو الوقف، وأضاف أن المشروع يعتمد على أرشفة جميع ملفات المؤسسة سواء كانت إدارية أو خاصة بالقصر الذين ترعاهم المؤسسة أو الأوقاف التي تديرها.
ولفت خالد راشد آل ثاني إلى أن نظام الأرشفة الالكترونية يتميز بالسرعة في إنجاز المعاملات، والجودة العالية وجودة الأداء، وعدم الحاجة إلى الأوراق، والحفاظ على البيئة، وقال إنه تم استخدام أفضل التقنيات وأحدثها في تصوير الأوراق والمستندات بدون إتلاف للمستندات القديمة والتي مر عليها العديد من السنوات.
وأشار نائب الأمين العام للمؤسسة إلى أن هناك برنامجا تدريبيا لجميع الإدارات لاستخدام الأرشيف الإلكتروني الخاص بها، وقال إن الغرض من الأرشفة تقليل الوقت والجهد والأوراق وحفظ الملفات بطريقة أكثر أمانا وبنسخ متعددة يمكن الرجوع إليها في أي وقت بدون صعوبات.
ومن جهته قال أحمد الأنصاري رئيس مركز تقنية المعلومات بالأوقاف وشؤون القصر إن المؤسسة تقدم 28 خدمة إلكترونية لشريحة كبيرة من المتعاملين معها تضم المستأجرين وغيرهم من عملاء المؤسسة وتقديم الخدمات الالكترونية لنظام إدارة الاستثمار والتطوير العقاري.
وأضاف أن هذه الخدمات تهدف إلى توفير خدمات عن طريق شبكة الإنترنت مما يسهل الإجراءات ويعطي خيارات وميزات جديدة لعملاء المؤسسة، وأتمتة الدورات المستندية والإجراءات المتعارف عليها وتوفير جميع البيانات المرتبطة بالعقارات والاستثمارات للعملاء الداخليين والخارجيين الكترونياً حسب الحاجة إليها، وتوفير مصدر واحد للمعلومات لجميع المستفيدين بحيث لا تتعارض البيانات والمعلومات مع بعضها البعض، بأكبر كفاءة وأقل وقت ممكنين.
وتقدم المؤسسة أكثر من 45 خدمة متنوعة تضم عمليات التأجير للمساكن والشقق والمحلات، أو من خلال طلبات الخدمات المتعلقة بتسجيل الأراضي الوقفية أو استخراج شهادات المسح أو غيرها، إضافة إلى خدمات الصيانة وغيرها.
وذكر الأنصاري أن الموقع الالكتروني الذي تم تحديثه سيوفر الجهد والوقت على المراجعين الذين يتوافدون على المؤسسة بشكل يومي، ويعتبر امتدادا لمهامها وجهودها في تعزيز شراكاتها مع المجتمع عبر تقديم خدمات متطورة للجمهور تطبيقا للإستراتيجية الهادفة إلى تحقيق خدماتها والتواصل مع الجمهور والاهتمام بآرائهم والرد على استفساراتهم ومقترحاتهم بصورة حديثة وعصرية عبر شبكة الانترنت،
دبي- السيد الطنطاوي