ناقش المجلس التنفيذي لإمارة الشارقة خلال اجتماعه الأسبوعي برئاسة سمو الشيخ سلطان بن محمد بن سلطان القاسمي، ولي عهد ونائب حاكم الشارقة رئيس المجلس، الذي عقد أمس، بمكتب سمو الحاكم بالشارقة، مشروع قرار للمجلس التنفيذي بشأن تشكيل اللجنة العليا للإشراف على التميز المؤسسي في حكومة الشارقة للارتقاء بمستوى الأداء الحكومي باعتماد منهجية التميز أسلوباً وذلك من خلال نشر مفاهيم الإبداع والجودة والتميز بتعميم أفضل الممارسات الإدارية والمهنية في القطاع الحكومي.
واستعرض المجلس المذكرة المرفوعة من دائرة التنمية الاقتصادية بشأن الموضوعات المتعلقة بالموارد البشرية في الدائرة وآلية تطبيق الأنظمة والتشريعات السارية في الإمارة عليها.
ووجه المجلس الدائرة بالتنسيق مع دائرة تنمية الموارد البشرية في الإمارة بشأن تلك المواضيع.
واطلع المجلس على التقرير المقدم من دائرة المعلومات والحكومة الالكترونية حول موضوع المشاريع المنجزة في مركز المعلومات الجغرافية والخاصة بنظام تبادل المعلومات الجغرافية إلكترونياً ومشروع نظام طوارئ شرطة الشارقة ومشروع نظام الدفاع المدني ومشروع المسح الجوي الدقيق وبرنامج متابعة المشاريع الهندسية.
واصدر المجلس التنفيذي لإمارة الشارقة التعميم الاداري رقم «1» لسنة 2010 بشأن نظام الأرشيف بدوائر وهيئات ومؤسسات حكومة الشارقة. ونصت المادة الأولى من التعميم على التزام جميع الدوائر والهيئات والمؤسسات الحكومية في إمارة الشارقة باستحداث وحدات إدارية في هياكلها التنظيمية تسمى «الأرشيف المركزي».
وذلك بحسب حجمها وطبيعة عملها على أن تشمل هذه الوحدات أنظمة الأرشيف الجاري والأرشيف الوسيط والأرشيف الإلكتروني إضافة إلى عدم إتلاف أي وثائق أو مستندات رسمية إلا بعد الرجوع إلى مركز الشارقة للوثائق والبحوث.
كما نص التعميم على موافاة مركز الشارقة للوثائق والبحوث بنسخ من الاتفاقيات والعقود الخاصة بالأرشفة والمبرمة مع الشركات أو أي جهات أخرى قبل إنشاء المركز أو بعده حيث يعد المركز الجهة الرسمية الوحيدة المخولة بالمتابعة مع الشركات أو الجهات الأخرى بالتنسيق مع الدائرة أو الهيئة أو المؤسسة المعنية.
ودعا التعميم إلى اتباع التعليمات والتوصيات الضرورية الصادرة من مركز الشارقة للوثائق والبحوث وتسخير كافة الموارد والمعلومات اللازمة لتسهيل عمل المركز.
ونصت المادة «2» على أن يعمل بهذا التعميم اعتباراً من تاريخ صدوره وينشر في الجريدة الرسمية. كما استعرض المجلس التنفيذي عدداً من الموضوعات واتخذ بشأنها القرارات التي تخدم وتحقق المصالح والأهداف الوطنية للوطن والمواطن.