أطلَعَت إدارة الخدمات الإدارية في هيئة الطرق والمواصلات وفداً زائراً من إمارة عجمان، ضم عدداً من الدوائر الحكومية منها دائرة الشؤون المالية والإدارية، دائرة البلدية والتخطيط، دائرة الأراضي والأملاك وسلطة منطقة عجمان الحرة، على تجربتها في مجال التوثيق والأرشفة الإلكترونية.
رافق الوفد الزائر، الذي ترأسته الشيخة ميرة حميد النعيمي، منسقة مشاريع بإدارة أنظمة المعلومات التابعة لدائرة الشؤون المالية والإدارية في إمارة عجمان، نبيل يوسف آل علي مدير إدارة الخدمات الإدارية بقطاع خدمات الدعم الإداري المؤسسي في هيئة الطرق والمواصلات.
وأوضح آل علي بأن الوفد الزائر اطلع على تجربة إدارة الخدمات الإدارية في الهيئة في مجال التوثيق والأرشفة الإلكترونية ومدى مساهمة هذا الجانب في تطوير وتبسيط خطوات العمل من خلال التقليل من حجم المعاملات الورقية، وأهمية هذا المشروع في تحويل الخزين الورقي إلى أرشيف إلكتروني، وتوفير المعدات اللازمة وتدريب الكادر الوظيفي.
وتحقيق أهداف المشروع بتوفير المساحة المطلوبة والمحافظة على المستندات والتوفير في استخدام الورق وتقليل وقت وكلفة التخزين والاسترجاع وسهولة البحث والاسترجاع للوثائق وتقنين وتوثيق إجراءات العمل، مؤكداً وجوب تنظيم وتصنيف وترتيب الأرشيف الورقي قبل البدء بالأرشفة الالكترونية، وإن الأرشيف الالكتروني يجب أن يتم تأسيسه بتضافر جهود جميع الموظفين في جميع إدارات الهيئة.
ضم الوفد الزائر في عضويته كذلك الشيخة نورة حميد النعيمي، وم. آمنة آل علي ومحمد جاسم آل علي وعبدالعزيز الشامسي وعفراء بن هندي وصبريه محمد وعبدالعزيز الدوسري ورضا محمد ومحمد صلاح الدين.