عقد قسم الدعم المؤسسي بإدارة الكاتب العدل اجتماعا تنسيقيا بدبي مع قسم الخدمات العامة وفريق ترشيد الإنفاق بإدارة الشؤون المالية والإدارية بغرض وضع آلية عمل لمبادرة الكاتب العدل والمتضمنة إتلاف مرفقات معاملاتها التي تم توثيقها وأرشفتها إلكترونيا .
وفي هذا السياق أفادت أسماء الخوري رئيس شعبة الأرشفة بأن هذه المبادرة تأتي ضمن خطوات إدارة الكاتب العدل وتجاوبا مع نداءات الفريق بترشيد النفقات عن طريق إعادة تنظيم حفظ معاملات الكاتب العدل وذلك بتقليص عدد صناديق الحفظ وتوفير مساحات إضافية بالمستودعات كي تفي بمتطلبات التخزين للأعوام القادمة، حيث ان الطاقة الاستيعابية للمخازن قد شارفت على النفاد، فكان لابد من إيجاد طرق بديلة تعمل على استيعاب القادم من المعاملات، وأضافت الخوري بأنه بعد مرحلة الأرشفة الإلكترونية لجميع المعاملات يتم إتلاف المرفقات، مما يؤدي إلى إعادة تنظيم صناديق الحفظ بحيث يستوعب كل صندوق عدد مئة معاملة بعدما كانت تستوعب أربعين معاملة قبل عملية الإتلاف، مما سيؤدي إلى تقليص عدد صناديق الحفظ من 381 .29 صندوقا إلى 311 .11 صندوقا تضم في أصلها معاملات سنة 1992 إلى سنة 2009 والمقدرة بـ 150 .131 .1 (مليون ومئة وواحد وثلاثون ألفا ومئة وخمسون معاملة) مما سيؤدي إلى إيجاد مساحات جديدة تقدر بنحو ألا5.16 % من المساحة المشغولة حاليا وسيتم توفير عدد 18070 صندوق حفظ تكفي لحفظ معاملاتألا 13 سنة قادمة، كل تلك الأرقام الإيجابية شجعت الإدارة للمضي قدما في تنفيذ مبادرتها المتميزة.
وكانت الإدارة بالتعاون مع فريق ترشيد الإنفاق قد قامت بعرض تنفيذ هذه المهمة على عدد من الشركات المختصة والمعنية في هذا المجال والتي بدورها تقدمت بعروض تفاوتت بين 250 ألفاً و 600 ألف درهم، ولكن سعيا من فريق ترشيد الإنفاق بالتعاون مع شعبة الخدمات لتوفير وترشيد الميزانية المخصصة لهذه العملية قامت بتشكيل فريق للقيام بتلك المهمة خلال الدوام الرسمي دون الاعتماد على الأجر الإضافي وبإشراف مباشر من قبل شعبة الأرشفة التابعة لقسم الدعم بالكاتب العدل وشعبة الخدمات ألابقسم الخدمات العامة، مما وفر على الدائرة مبالغ العروض المقدمة من قبل الشركات، هذا ويتوقع أن يتم إنجاز هذا العمل خلال تسعة أشهر من بداية العمل.
دبي - «البيان»