شدد صندوق أبوظبي للمعاشات والمكافآت على أن عام 2009 كان حافلا بعدما نجح في تحقيق العديد من الإنجازات التي من شأنها أن تساعد في تحسين المستوى المعيشي لجميع عملائه إلى جانب أدائه واجباته المناطة به من قبل حكومة إمارة أبوظبي. وحقق الصندوق مستوى أعلى مما كان متوقعا لرضا العملاء من خلال إجراء استبيان شامل لألف و330 عميلا حيث أبدى 99ر75 في المائة رضاهم عن أداء الصندوق الذي حقق إنجازا في الأداء بما نسبته 99 ر5 في المائة فوق المستوى المطلوب.
وشملت مجالات الاستطلاع الانطباع العام والخدمة وتقديم الخدمات والشفافية والمعلومات السرية وكلها حازت على مستوى من الرضا تجاوز الهدف المنشود حيث حققت الحقيبة الاستثمارية أعلى معدل للعائد خلال السنة الماضية مقارنة بما هو محدد في السياسة الاستثمارية الداخلية للصندوق..فيما أنجز برنامج «تواصل» نتائج إيجابية وجرت زيارات التوعية بنجاح في عام 2009.
وكان برنامج التوعية «تواصل» قد بدأ في عام 2008 لتحسين سبل التواصل مع الصندوق وعملائه وتحديدا أولئك الذين يعيشون خارج مدينة أبوظبي لمساعدتهم على عدم تكبد مشقة المجيء إلى المقر الرئيسي للصندوق في أبوظبي.
وزار فريق من خبراء المعاشات التقاعدية والمكافآت تلك المناطق مرتين لزيادة المعرفة بالصندوق والخدمات التي يقدمها لعملائه والمساعدة في الأعمال المتعلقة بالتقاعد والمكافآت في تلك المناطق النائية والرد على أسئلة المتقاعدين والحصول على وجهات نظرهم وآرائهم واحتياجاتهم.
رؤية الصندوق
وأسفرت زيارتا برنامج تواصل عن تحسن رؤية الصندوق وتعزيز سمعته وتقديم خدمات الصندوق «المعاشات التقاعدية» لعملائه عن بعد بما في ذلك إصدار شهادات الراتب للعملاء عن طريق جهاز الكمبيوتر المحمول لأول مرة وهو ما حدث في جزيرة دلما في المنطقة الغربية.ونتيجة لردود الفعل الإيجابية التي تم الحصول عليها من العملاء بات الصندوق قادرا على تغيير خطته الإستراتيجية لتوسيع نطاق خدماته لعملائه ما يعود بالفائدة عليهم ويحسن يسهل حياتهم.
كما أقيمت فعالية أسبوع الموظفين ضمن سلسلة ناجحة للغاية من البرامج المتواصلة في غضون خمسة أيام وذلك في الأول من أكتوبر الماضي حيث تألف الأسبوع من عدة عناصر رئيسية شملت نقل المعرفة وأهمية إدارة الأداء والتخطيط لإدارة المعرفة وحفز الهمم والتعلم لبناء الفريق والصحة المهنية «احتياطات السلامة في العمل وعمل شرح توضيحي عن السلامة في الطرقات من قبل شرطة أبوظبي».
ويتواصل الصندوق مع موظفيه يوميا من خلال نشرة أسبوع العاملين مما أتاح لهم الإطلاع على البرامج اليومية للأسبوع وآخر الأحداث والتطورات حيث حقق أسبوع الموظفين ناجحا كبيرا على صعيد نقل المعلومات الحيوية بشكل واضح للموظفين وتحفيز العاملين وتشجيع العمل الجماعي بينهم وتعزيز مهارات التواصل الشخصية.
وبعد انتهاء الحدث تم إجراء استبيان وزع على جميع الموظفين حيث أيد 70 في المائة أن يصبح أسبوع الموظفين حدثا دوريا لتبادل المعلومات وتحسين الأداء وبناء الفريق وتعزيز العديد من المهارات.كما عقدت جلسة لاستقصاء ردود الفعل حول هذا الأسبوع في شهر ديسمبر لقياس مدى نجاحه والاستفادة من المعلومات المنقولة من خلاله ومناقشة ردود فعل العاملين ومن ثم إصدار تقرير كامل عن هذا الأسبوع.
الهدف المحدد
وعلى صعيد التوطين تجاوز الصندوق الهدف المحدد والمنشود بشأن توطين الكوادر الإماراتية في أماكن العمل المتاحة لديه حيث بذلت دائرة الموارد البشرية أقصى الجهود لجذب المواطنين الإماراتيين وحثهم على العمل في الصندوق وباتت نسبة الموظفين الإماراتيين داخله 8ر56 في المائة.
وفي مجال الأرشفة الإلكترونية عمل الصندوق على حفظ كافة وثائقه الأساسية إلكترونيا كجزء من حملته لتحسين إدارة المعرفة وخدمة العملاء حيث انتهى الصندوق وللمرة الأولى من حفظ سجل إلكتروني بجميع اشتراكات المؤمن عليهم مقدما العديد من المزايا في مجال خدمة العملاء .. في الوقت الذي اكتملت فيه كافة بيانات الاشتراكات للسنوات الثلاث الماضية لأكثر من 30 ألف عضو.
وفيما يخص ذوي الاحتياجات الخاصة عمل الصندوق على إطلاق حملة لتحديد جميع عملائه من ذوي الاحتياجات الخاصة ليقدم كل ما بوسعه لجعل مستوى المعيشة للمتقاعدين تسير على نحو أفضل حيث تضمنت أهداف المرحلة الأولى من هذه الحملة توفير كافة البيانات عن هؤلاء المسجلين في الصندوق من ذوي الاحتياجات الخاصة .
ووقع الصندوق مذكرتي تفاهم جديدتين مع هيئة الإمارات للهوية الوطنية والفريق الدولي للاستجابة لطوارئ الحاسب الآلي «سيرت» وذلك لتبادل المعارف والمعلومات وتعزيز الخدمات التي يقدمها لعملائه إلى جانب تحسين أمن سجلاته ومعاملاته لتبلغ مستوى عالميا من الحرفية.
وأنهى الصندوق ضمن جهوده أيضا السنة الأولى من خطته الإستراتيجية الخمسية في شهر مايو 2009، حيث جرى احتفال بهذه المناسبة قدم خلاله المشرفون معلومات عن الصندوق وإنجازاته إضافة إلى أهدافه التي تحققت حتى الآن .
المشاركة السرية
نفذت دائرة أنظمة المعلومات نظام الاستبيان الإلكتروني الجديد وأصبح بإمكان الموظف المشاركة بكل سرية في إكمال الاستبيانات الداخلية . وعلى صعيد التواصل مع المتقاعدين طورت دائرة أنظمة المعلومات نظاما لإرسال الرسائل النصية القصيرة والذي تم تطويره ليقوم ليس فقط بإرسال الرسائل للمتقاعدين بمعلومات مهمة تهمهم بل يساعد في تسلم الرسائل منهم أيضا.
وتعد هذه الخدمة سابقة من نوعها بأن يتم التواصل باتجاهين ما بين الصندوق والمتقاعدين إلى جانب سماحه بإرسال الوثائق التعريفية التلقائية إلى أصحاب المعاشات التقاعدية الذين يتواصلون مع الصندوق عبر الرسائل القصيرة .
اتصل فريق من موظفي الصندوق بثلاثين شخصا حتى الآن صنف خمسة منهم على أنهم من ذوي الاحتياجات الخاصة حيث يعتزم الصندوق استخدام هذه المعلومات الحيوية لتحسين وتعزيز السبل التي يقدم بها خدماته لهؤلاء العملاء الآن وفي المستقبل إلى جانب الزيارات المنزلية الفردية وغيرها من المبادرات لخدمة ذوي الاحتياجات الخاصة. وفي الوقت نفسه أطلق الصندوق موقعه الالكتروني بحلة جديدة باللغتين العربية والانجليزية مع إضافة مزايا محسنة لمزيد من التفاعل والتحديث .
وتضمن الموقع العديد من الإضافات منذ ذلك الحين حيث تمت إضافة الخدمة التفاعلية«اسألوا اختصاصيينا» والتي سيتمكن عملاء الصندوق والجمهور من خلالها من طرح الأسئلة عبر الإنترنت وتلقي الإجابات عنها من خبراء الصندوق. وفيما يخص تجديد هوية وشعار الصندوق تم خلال عام 2009 الانتهاء من تحديثهما وتجديدهما مما أدى إلى تعزيز الشعار ليكون أكثر إشراقا من حيث الألوان المستخدمة .
(وام)