تقوم إدارة الخدمات الإدارية بقطاع خدمات الدعم المؤسسي بهيئة الطرق والمواصلات بدبي بأرشفة المعاملات إلكترونياً عبر مشروع برنامج الأرشفة الإلكترونية، وبالتعاون مع إدارة تقنية المعلومات، بهدف الوصول إلى هيئة بلا أوراق.
وصرح أحمد الحمادي مدير إدارة الخدمات الإدارية بقطاع خدمات الدعم المؤسسي بالهيئة أن تنفيذ مشروع برنامج الأرشفة الإلكترونية جاء بتوجيهات سديدة من قبل مطر الطاير رئيس مجلس الإدارة والمدير التنفيذي لهيئة الطرق والمواصلات الذي يعمل على توفير كافة السبل التي تجعل هيئة الطرق والمواصلات من الهيئات الرائدة في دبي، من خلال تقديم جميع الخدمات إلكترونيا، وذلك لتوفير عاملي الوقت والجهد على الموظفين والعملاء.
وأكد الحمادي أن مشروع برنامج الأرشفة الإلكترونية ينقسم إلى محورين رئيسيين هما المحور الإستراتيجي، وهو العمل برؤية حكومة دبي الرامية إلى التميز في العمل، ورفع كفاءة الإنتاج، والإبداع في شتى ميادين العمل المختلفة. وأضاف الحمادي أن المحور الثاني يتمثل في الإنجازات التي حققتها إدارة الخدمات الإدارية في هذا الصدد.
حيث قامت بالأرشفة الإلكترونية لمليون و136 ألف و850 معاملة، بلغت 10 ملايين و300 ألف ورقة في فترة زمنية قياسية بحجم العمل المنفذ من شهر فبراير 2007 ولغاية أغسطس من العام ذاته، والبالغة سبعة أشهر بمعدل 5413 معاملة في اليوم الواحد مقابل 49047 ورقة.
وأوضح أن الهيئة نفذت هذا البرنامج مع الشركة الهندية نيو جرافيك إنترناشيونال (N.G.I) وقسم الأرشفة والمتمثل في فهد محمد هادي مدير الأرشفة بإدارة الخدمات الإدارية، حيث بدأ العمل بمشروع الأرشفة الإلكترونية خلال مرحلته الأولى في بداية العام 2007 وتحديدا في شهر فبراير ولغاية أغسطس من العام ذاته، لتنتهي بذلك المرحلة الأولى للمشروع، مسجلة الإنجازات التي تحققت على أرض الواقع، ومن خلال الأرقام المذكورة سالفا.
وأشار إلى أن المرحلة الثانية انطلقت من بداية العام 2008 والتي ستستمر لنهايته، وسيتم خلال هذه المرحلة الانتهاء من الأوراق نهائيا، والعمل على المكتب الإلكتروني من خلال أرشفة 20 ألف معاملة إلكترونياً في اليوم الواحد، وتكثيف العمل للوصول إلى أرشفة 80 ألف معاملة يوميا، ليبدأ العام 2009 إن شاء الله بالعمل تحت شعار هيئة لا ورقية.
دبي ـ «البيان»