اعتمد الشيخ راشد بن حميد النعيمي رئيس دائرة البلدية والتخطيط في عجمان مشروع تبسيط إجراءات معاملات التراخيص التجارية، والذي تم إنجازه بإشراف مساعد المدير العام للتراخيص التجارية.
وصرح إبراهيم سلمان الحمادي مدير إدارة التميز المؤسسي بالدائرة بأن المشروع سيحدث نقلة نوعية في مجال الخدمات التي تقدمها الدائرة، وهذا ما سيلاحظه المتعاملون خلال الأشهر القادمة.
حيث سيتم وضع خطة لإدارة عملية التغيير تستغرق من 3 إلى 6 أشهر يطبق من خلالها التصور الجديد لإنجاز المعاملات بشكل تجريبي، وسيتم تحديد متطلبات التغيير بما يضمن نجاح التصور وفق أعلى المواصفات والمقاييس المتعلقة بتقديم الخدمات.
وأضاف الحمادي بأن رضا المتعاملين هو المقياس الوحيد الذي يمكن من خلاله التحقق من نجاح عمليات التغيير والتحديث، بالإضافة إلى قياس مؤشرات الأداء الداخلية والمتعلقة بزمن إنجاز المعاملات وإنتاجية كل موظف وعدد الأخطاء.
كما تم الأخذ في الاعتبار المتطلبات الأساسية للمتعاملين من خلال اختصار عدد مرات المراجعة، وتحويل جزء كبير من مسار العملية إلى إجراء داخلي بحيث يكتفي المراجع بالحضور مرة واحدة فقد لإنجاز المعاملة.
وأوضح بأن المرحلة الأولى للمشروع تم وضع تصنيف خاص لمعاملات التراخيص حيث تم حصر 25 معاملة وتوثيق خطوات الإجراء لكل معاملة باستخدام مخططات سير العمليات، بعد ذلك تم حصر 9 إجراءات رئيسية تشترك فيها كافة المعاملات وتم وضع المقترحات التطويرية بالتنسيق مع فريق قطاع التراخيص.
وذكر الحمادي بأن المشروع يتيح من اختصار عدد خطوات الإنجاز من 46 إلى 20 خطوة، أما زمن الإنجاز فسيقلص من 8 ساعات لإنجاز المعاملة إلى 50 دقيقة.
وبالتالي فإن عدد الموظفين القائمين على إنجاز المعاملات سيقلص من 37 موظفا إلى 22 موظفا، ولن يتطلب من المراجع التردد لعدة مرات لمتابعة المعاملة سوى مرة واحدة فقط، وبالتالي سيتم تخفيض نسبة الضغط على قاعة المراجعين الحالية والاستفادة منها لمدة سنتين على الأقل.
وأيضا سيتم تخفيض الضغط على موظفي الاستقبال بحيث ستقل ساعات العمل من 8 ساعات في اليوم إلى ساعتين ونصف الساعة وبالتالي إمكانية إنجاز المزيد من المعاملات في اليوم الواحد واستيعاب الزيادة السنوية المتوقعة في عدد المعاملات.
ونوه مدير إدارة التميز المؤسسي بالبلدية إلى أنه سيعمم هذا المشروع على كافة المعاملات والخدمات التي تقدمها الدائرة في القريب العاجل.
عجمان ـ «البيان»: