وقعت دائرة الرقابة الإدارية اتفاقية الأرشفة الإلكترونية (live link open text مع شركة إتقان الإماراتية بهدف وضع نظام جديد لحفظ الوثائق الخاصة بملفات موظفي دوائر وهيئات حكومة الشارقة إلكترونياً باستخدام تقنية المعلومات الحديثة.
وهو نظام يقوم بجميع وظائف الأرشفة بصورة سهلة ومتكاملة بما يتناسب مع أنشطة أي دائرة حكومية ما يؤدي إلى تكوين أرشيف آلي موثوق وقوي يحل جميع إشكاليات الأرشيف اليدوي، يأتي هذا في إطار خطة الدائرة لتطوير وتحديث أنظمة الحاسوب المستخدمة فيها لرفع كفاءة الإنتاج وتحسين الأداء.
وأكد طارق سلطان بن خادم مدير عام الدائرة إن تطبيق النظام الجديد يوفر سرعة إنجاز اعتماد إجراءات الدوائر والهيئات المرتبطة بدائرة الرقابة الإدارية، حيث يستطيع المراقب الإداري التدقيق على وثائق ملف الموظف بحكومة الشارقة إلكترونياً، كما انه في حالة تلف الأوراق الأصلية بملف الموظف يمكن الحصول على نسخة منها من خلال النظام.
وأشار بن خادم إلى إمكانية مشاركة المراقب الإداري ومسؤوله المباشر والمستشار الإداري والقانوني في معاينه النسخة الإلكترونية للموظف في ذات الوقت توفيرا للوقت والجهد وسرعة في إبداء الرأي من قبل الخبراء وكبار المستشاريين الإداريين والقانونيين.
وقال ان نظام الأرشفة الالكترونية سوف يتم دمجه مع نظام المراقب الذكي المطبق حاليا، و من خلاله يقوم المراقب الإداري بتفعيل نظام الأرشفة الإلكترونية لمشاهدة النسخ الإلكترونية الخاصة بملفات الموظفين.
كما سيقوم النظام بأرشفة جميع وثائق الشؤون القانونية بدائرة الرقابة الإدارية بما يساعد المراقبين الإداريين على الرجوع للقرارات والتعاميم الخاصة بالقوانين الإدارية أو التعاميم الداخلية للدائرة بشكل سريع لأن النظام يحتوي على خاصية بحث متطورة وحديثة ويتضمن ميزة متابعة المراسلات التي سوف يتم إضافتها إلى أرشيف الدائرة الرئيسي.
الشارقة ـ فهمي عبدالعزيز