أطلقت إدارة تقنية المعلومات بهيئة الطرق والمواصلات مؤخراً النظام الالكتروني لإدارة الوثائق، والذي يعدّ واحداً من مبادراتها الاستراتيجية لتطوير الأعمال الالكترونية لمختلف مؤسسات وإدارات الهيئة.
وذكر عبدالله المدني المدير التنفيذي لقطاع خدمات الدعم المؤسسي في الهيئة بأن المبادرة الجديدة تعمل على تلبية كافة متطلبات الهيئة المتعلقة بنطاق العمل والخطط الانتقالية للتنفيذ. وشرعت الهيئة بتنفيذ هذا النظام بناءً على البيانات والاستنتاجات الاستراتيجية التي توصلت إليها.
وأضاف: نهدف بواسطة هذا النظام إلى الارتقاء بمستوى إنتاجية موظفي الهيئة وذلك من خلال تقليل الاعتماد على الأعمال الورقية نظراً لأن فوائد هذا النظام ستكون كبيرة حيث إنه يوفر الوقت في عملية استعادة الوثائق ويقلل من خطورة فقدانها والأهم من ذلك يعمل على تسريع العمليات التي يتخللها استخدام الأوراق. وسيكون لكل هذه الفوائد تأثير مباشر على الكيفية التي يقوم بها موظفو الهيئة بخدمة بعضهم بعضا وخدمة عملاء الهيئة.
وقال عبدالله البستكي، مدير إدارة تقنية المعلومات في الهيئة: «لقد تم انتقاء تطبيق يسمى همينغبيرد أوبن تيكست (Hummingbird OpenText) كمنتج للإيفاء بمتطلبات النظام الإلكتروني لإدارة الوثائق.
وقد تم البدء بالمرحلة الأولى من التنفيذ في فبراير 2007 وبعد أن نجحت عملية التنفيذ دخل النظام طور التشغيل في أغسطس من العام الجاري. ويعمل النظام الالكتروني لإدارة الوثائق حالياً في تسع إدارات، وسيتم تعميمه على الإدارات الأخرى في المرحلة المقبلة . ويضمن هذا التطبيق تتبعاً كاملاً لمراحل التقدم الخاصة بالاتصال بين الإدارات مثل المراسلات وتعميم التعليمات».
وأوضح البستكي بأن من بين المسارات الأخرى التي يعمل النظام على تقديمها هي خدمات نقل الأعمال المتراكمة حيث تعدّ هذه العملية من العمليات تتميّز بأهميتها العالية، والتي تضم تحويل حوالي 3 ,10 ملايين صفحة إلى صفحات الكترونية بحلول شهر أبريل من العام 2008، وقد تم حتى الآن تحويل 4 ملايين صفحة بنجاح.