أكد المهندس حسين ناصر لوتاه مدير عام بلدية دبي على أن تطبيق نظام التراسل الالكتروني يساهم بإيجاد نظام شامل وحديث لإدارة وثائق البلدية وجميع مراسلاتها من خلال أسلوب حضاري يواكب التطور والنمو الذي تشهده المدينة ويحقق رؤى وأهداف حكومة دبي. جاء ذلك خلال الندوة التي عقدها مدير البلدية في نادي الموظفين والتي تحدث خلالها عن أهمية النظام وناقش مع المسؤولين أسلوب التطبيق وجميع الأمور الفنية الخاصة بعمل النظام، كما تم استعراض طريقة عمل النظام وبدء تطبيقه في الدائرة.
وأضاف لوتاه بأن النظام يهدف إلى تطبيق شامل لإدارة الوثائق ببلدية دبي، و إلى أتمتة عمليات تخليق الوثائق وحفظها وتداولها الكترونيا، وتطبيق إدارة الوثائق وفق خطة تصنيف أعمال بلدية دبي المتوافقة مع المواصفة الدولية أيزو 15489، والتكامل مع أنظمة البلدية وفق الإطار الزمني للمشروع، و تعزيز مبدأ الشفافية وفق سياسة تحقق معدلات أمن عالية يراعى فيها خصوصية كل وحدة تنظيمية.
و تعزيز مبدأ الرقابة حيث يتيح للرؤساء الإطلاع الكامل على أعمال مرؤوسيهم، وتعزيز فرص تطبيق نظام التراسل الالكتروني وتعزيز تطبيق بيئة غير ورقية، و تعزيز فرص تطبيق سياسة ونظام لإدارة المعرفة.
وذكر بأن المشروع يساهم في إيجاد نظام فعال للتراسل الالكتروني والمتابعة الإدارية حيث يعمل على توفير آلية الكترونية للتراسل بين جميع الأقسام والإدارات في بلدية دبي ويوفر نظام موحد للمتابعة الإدارية لجميع المهمات الموكلة للموظفين في جميع الأقسام والإدارات، كما يقدم صورة دقيقة عن مجرى تدفق وتطور العمل في المهام الموكلة للموظفين في مختلف القطاعات.
ويرفع مستوى الشفافية و توفير الإحصائيات المختلفة التي تساعد في تقييم مستوى الإنتاج، ويخفف من استهلاك الأوراق (طباعة ونسخ) إلى أدنى مستوى من الاستهلاك، وأيضا يخفف استهلاك الطابعات والأحبار وآلات النسخ والتصوير الضوئي.
وأشار إلى أن المشروع يساهم في تحقيق التكامل مع نظام إدارة الوثائق وبذلك حصر عملية إعداد وتخزين المراسلات في قاعدة بيانات واحدة، واستخدام واستخراج الوثائق والبيانات وتقارير المتابعة الإدارية بطريقة أكثر فعالية في وقت اقل وكلفة اقل، كما أصبح بالإمكان تقديم خدمة التوقيع الالكتروني من خلال مواصفات عالمية، وتطوير وتحسين التفاعل بين القطاعات والإدارات المختلفة، وأصبح من السهل تحقيق ربط ممستقبلي مع أنظمة أخرى ومؤسسات حكومية أخرى.
وقال إن العمل يتم من خلال تصميم وتطبيق نظام (فايل نت) الرائد في مجال إدارة الوثائق والسجلات، كما يستند على أدوات توثيق معيارية تساعد على تطبيقه في مناخ شمولي، وقد تم بناء هذه الأدوات وفق مواصفات عالمية . وأهم هذه الأدوات، خطة تصنيف أعمال بلدية دبي، وعناصر الفهرسة الموحدة (ميتاداتا)، والتطبيق الجزئي حسب قطاعات البلدية، والاستفادة المبكرة من مزايا النظام، الاستفادة من التجربة الأولى وتفادي الأخطاء في مراحل التطبيق الأخرى، والسيطرة على إدارة التغييرات.
ويعمل النظام من خلال فريق عمل اقل وإمكانية إعادة استعمال أدوات العمل، وتنفيذ خطة توعية وتدريب لإدارة تغيير ثقافة مجتمع البلدية نحو إدارة إيجابية لوثائق البلدية، والتأكيد على القيمة النوعية للتوجه الجديد، وإتقان عملية فهرسة وتصنيف الوثائق وفق التوجه الجديد، إتقان التعامل مع النظام الآلي لإدارة الوثائق ونظام التراسل الالكتروني، ونقل المعرفة من شركاء المشروع الخارجيين (المورد والاستشاري) إلى مجتمع البلدية.