أطلقت بلدية دبي يوم أمس في مؤتمر صحافي نظمته في المبنى الرئيسي لها برنامج الأنظمة والعمليات والمنهجيات المؤسسية ومنظومة الأعمال المتكاملة من خلال بوابة ARIS الإلكترونية على شبكة الإنترنت الداخلي، بهدف تعريف ومشاركة ونشر كافة المعارف المتعلقة بالأنظمة والعمليات، وسهولة الوصول والتعامل معها.
وقال المهندس عبدالله الشيباني مساعد مدير عام البلدية للخدمات الفنية إن هذه الخطوة جاءت نتيجة لدعم الدائرة المتواصل لمسيرة الحكومة الإلكترونية، ومن منطلق الحفاظ على موقعها الريادي كأفضل دائرة حكومية إلكترونية، وبهدف التبسيط والتسهيل على كافة المعنيين بالوحدات التنظيمية في إطار التعامل مع العمليات والإجراءات المرتبطة بها، وتطبيق منهجيات التميز المؤسسي بسهولة ويسر،
مشيرا إلى انه بدلا من التعامل مع مجلدات من الأوراق تحتاج إلى جهد ووقت كبيرين للحصول عليها فيمكن للموظف من خلال هذا البرنامج الدخول إلى البوابة الإلكترونية الخاصة ببرنامج ARIS للاطلاع على الهياكل التنظيمية، المهام الرئيسية والمساعدة، ومنهجيات التميز المؤسسي، تطبيقات الكمبيوتر المستخدمة، النماذج المستخدمة، وطبعا العمليات الرئيسية والمساعدة وما ينبثق منها من إجراءات عمل وخدمات تقدم لكافة فئات المتعاملين.
وأكدت المهندسة حواء عبدالله بستكي مدير إدارة التطوير الإداري والجودة في البلدية اهتمام البلدية الكبير في تبني مفهوم عالمي متطور لإدارة العمليات وفق المواصفات القياسية، بالنظر لأهمية العمليات التي تقع في قلب نموذج التميز المؤسسي، مشيرة إلى أن إدارة عمليات البلدية بالأسلوب الأكثر كفاءة وفعالية، سينتج عنها نتائج أفضل في المسيرة نحو التميز في الأداء المؤسسي، وتحقيق رؤية البلدية الداعمة لرؤية إمارة دبي.
وأوضحت بأن البلدية قامت سابقا بتوظيف برمجيات المكاتب المتاحة لتوثيق هذه الأدلة، ورسم المسارات التدفقية للعمليات وإجراءات العمل والتي تطورت لاحقاً إلى إنشاء ملفات آلية مشتركة لمستخدمي تلك الأدلة كل في إطار وحدته التنظيمية، إلا أنه لعدم الفعالية المثلى لهذا التوجه فقد كانت أدلة وإجراءات العمل يتم تداولها في معظم الأحيان بصورتها الورقية.
ولفتت المهندسة بستكي إلى انه وترسيخاً لمبدأ التحسين المستمر فإن الدائرة تقوم وفق هذا البرنامج بإطلاق نظام آلي متكامل يعتبر من أحدث البرامج المطورة عالمياً لإدارة العمليات ARIS، ويعد نقلة نوعية من جميع الجوانب، حيث أن كافة أنظمة ومنهجيات وعمليات البلدية بتفصيلاتها وترابطاتها ستكون متاحة للجميع على شبكة الإنترانيت دون تقييد حدود الإتاحة،
كما انه بالاستناد إلى هذا النظام، فسيتم التخلص من كافة الوثائق وأدلة العمل الورقية، لتكون المرجعية دائماً للنظام الآلي. وأشار أحمد الشحي رئيس قسم إدارة العمليات والأنظمة إلى أن بلدية دبي حققت المنظومة المتكاملة لهندسة الأعمال بشكل إلكتروني متميز ووضحت التداخل بين العمليات التي كان من الصعب التعامل معها في السابق، وأصبح حاليا في متناول الجميع.
وعن فوائد ومزايا البرنامج الجديد، قال الشحي إن التحول الإلكتروني لإدارة الهياكل التنظيمية وربطها مع العمليات والإجراءات التفصيلية سيؤدي إلى تحديد المسؤوليات بشكل دقيق على مستوى المسميات الوظيفية، والتحول الإلكتروني لإدارة أوصاف المهام الرئيسية والمساعدة وربطها إلكترونيا مع العمليات التشغيلية في كافة الوحدات التنظيمية،
وتبسيط منهجيات التميز المؤسسي وربطها إلكترونيا بشكل عمودي مع استراتيجية الدائرة وبشكل أفقي مع منهجيات التميز المؤسسي الأخرى ذات العلاقة، مضيفا بأنه سيخدم تصميم عمليات وإجراءات عمل كافة الوحدات التنظيمية بشكل مبسط وواضح وربطها إلكترونيا مع الخدمات المقدمة للمتعاملين،
مشيرا إلى انه تم تحويل ما لا يقل عن 3500 إجراء وتعليمات عمل ورقية من الطريقة التقليدية إلى مفهوم العمليات وبأقل وأفضل الخطوات دون تعقيد، وإدارة وضبط النماذج وربطها إلكترونيا مع العمليات وإجراءات العمل، وخلق بيئة إلكترونية للإبداع والتحسين المستمر وتحفيز كافة الموظفين على تقديم الاقتراحات من خلال نظام ARIS الإلكتروني.
دبي ـ خالد اللوباني