تسعى دائرة جمارك دبي لمواصلة الارتقاء بخدماتها لتوازي التطور والنهضة التي تشهدها الدولة بشكل عام ودبي بشكل خاص. وعملت الإدارة على تحفيز موظفيها من أجل التميز بالأداء ومواكبة زيادة حجم العمل. ولإلقاء الضوء على برنامج الإدارة في رعاية الموظفين وتدريبهم وإعدادهم لتحمل المسؤولية كان اللقاء التالي مع عمر الهاملي مدير إدارة الموارد البشرية في الدائرة الذي أكد تطوير الهيكل الإداري التنظيمي ليتماشى مع الخطط المستقبلية.
وأضاف أنه في عام 2006 تم ترقية 477 موظفا وتعديل وضع 192 حيث يشكلون 44% من إجمالي الموظفين، وأوضح انه تم تكريم 84 موظف ضبطيات في العام الحالي، وأشار الى ان قطاع العمليات الجمركية حصل على نصيب الأسد من رسائل التظلم حيث بلغ عددها 132 رسالة وحصل 50 موظفا من المتظلمين على ترقيات وتعديل وضع، وقال إن الدائرة ستحتاج إلى عدد كبير من الموظفين في المرحلة المقبلة وخاصة بعد انجاز المشاريع التي تشملها الدولة.
* في ظل التطور القائم وتوافد السياح وأصحاب الأعمال التجارية إلى الدولة، ما الدور الذي تقوم به الجمارك في تدريب موظفيها، وهل يوجد في الدائرة كادر قادر على إدارة الجمارك وهل هناك توجهات لإعداد الصف الثاني؟
ـ في منتصف عام 2005 وتماشياً مع برنامج تحديث وتطوير الجمارك عكفت إدارة الموارد البشرية على تطوير الهيكل الإداري التنظيمي لجمارك دبي ليتماشى مع الخطط المستقبلية التي تنتهجها الدائرة.
حيث استغرق العمل لإنجاز الهيكل 11 شهرا تقريباً وكانت النتائج استحداث 6 قطاعات رئيسية يتفرع منها 37 وحدة إدارية، وتم اعتماد منهجية علمية لتوصيف المهام الوظيفية في كل قطاع وتحديث الكفاءات والمهارات لكل وظيفة، ومن ثم تقييمها على نظام عالمي معتمد وهو نظام بف؟ لتقييم الوظائف وعلى اثره تم ترقية 477 موظفاُ وموظفة و192 تعديل وضع بعدد إجمالي بلغ 669 موظفا وموظفة من أصل 1524 يشكلون نسبة 44% من إجمالي عدد الموظفين.
وكجانب تكميلي لدور إدارة الموارد البشرية في مشروع تحديث وتطوير الجمارك كان لابد من النظر إلى عملية تأهيل وتطوير الكادر الوظيفي ليتماشى مع التوجه الجديد للدائرة، حيث تم تطوير 3 برامج تدريبية مختلفة تستهدف 160 موظفا لتغطية الصف الأول والثاني والثالث بالدائرة لكي يكون قادرا على التعاطي مع المتطلبات الجديدة.
بالإضافة إلى الدورات التدريبية المستمرة خلال السنة والتي تغطي كل الموظفين وذلك حسب الاحتياجات التدريبية لهم حيث بلغ عدد الدورات التدريبية حتى الربع الثالث من عام 2006 (122) دورة شارك فيها (1392) متدربا من مختلف الإدارات والمراكز الجمركية على اختلاف التخصصات والمسميات الوظيفية.
كما تقدم إدارة التدريب والتطوير دورات تدريبية للعملاء الخارجيين لجمارك دبي في مجال النظام المنسق والقيمة الجمركية ونظام التخليص الإلكتروني حيث بلغ عدد الدورات التدريبية المنفذة لعام 2006 «38» دورة تدريبية شارك فيها 520 عميلا، وحققت من خلالها إدارة التدريب والتطوير دخلا بقيمة 289 ألف درهم.
* هل يوجد لديكم برامج محفزة للموظفين مثل الموظف المميز؟
ـ طورت إدارة الموارد البشرية برنامجا لتقدير وتشجيع الموظفين تحت اسم برنامج تنافس وذلك لتثمين جهود الموظفين المتميزين وبث روح المنافسة بينهم حيث راجع فريق عمل البرنامج نظم وسياسات إدارة الموارد البشرية وبرنامج دبي للأداء الحكومي المتميز وبرنامج دليل الموظف المثالي.
كما أعد مقارنات مع دوائر حكومية ومؤسسات محلية عديدة، وكان الناتج إعداد دليل يشمل فئات التكريم والشروط وآليات الترشيح والاختيار والحوافز والنماذج المستخدمة، بالإضافة إلى نظام مكافآت الضبطيات لموظفي الجمارك والذي يهدف إلى بناء نظام متكامل لمكافأة جهود الموظفين لكل ضبطية حيث تم تكريم 84 موظفاً.
ويوجد نظام تكريم ربع سنوي وتكريم سنوي للموظفين، كما يوجد نظام إلكتروني معتمد لجميع موظفي المؤسسة وهو سزس يستطيع الموظف من خلاله أن يقدم اقتراحا لتطوير العمل حيث يتم دراسة المقترح من قبل لجنة معتمدة على مستوى المؤسسة ويكافأ الموظف مالياً ومعنوياً في حالة اعتماد المقترح وتطبيقه.
الشواغر والترقيات
* هل يتم تحليل ودراسة المؤهلات الموجودة في الدائرة عند الترقية لوظائف أعلى أو في حالة وجود شواغر؟
ـ عند الترقية ينظر لأكثر من جانب وأهمها أداء الموظف السنوي كمعيار أساسي بالإضافة إلى الملف الشخصي للموظف وسنين الخدمة ومن ثم التأكد من وجود الشاغر للترقية.
أما في حال حصول الموظف على مؤهل علمي يتم النظر إلى وجود الشاغر أولاً في الإدارة المعنية بالتخصص أو في إدارات أخرى تتناسب مع المؤهل العلمي للترقية، ولكن لا يتم اعتماد الترقية في نفس الوظيفة التي لا تتماشى مع المؤهل العلمي، وبعض الموظفين يأتي بمؤهل لا يتماشى مع الوظيفة الجمركية مثل التخصصات التدريسية ومنها اللغة العربية والجغرافيا والتاريخ.
نواجه بعض المشاكل في التعامل مع بعض الموظفين عند تقديمهم طلب الوظيفة يتم إخبارهم بعدم وجود شاغر جامعي ونحتاج إلى مؤهل ثانوية عامة ويصر على العمل بالثانوية العامة مع حصوله على مؤهل أعلى، وبعد التعيين يطلب تعديل وضعه فنضطر للانتظار حتى وجود شاغر مناسب له للانتقال.
ويوجد خطة مستقبلية مرسومة للمرحلة المقبلة تحت تدرج وظيفي واضح، لذا لا تتم الترقية إلا في وجود شاغر، وفي حال وجود شاغر يتم طرح الشواغر داخل المؤسسة لمدة أسبوعين وعمل مقابلات للمتقدمين عليها وفي حال عدم وجود شخص كفؤ للشاغر يتم اللجوء إلى مقدمي الطلبات من خارج المؤسسة.
دعم الموظفين الدارسين
* هل تقدم الدائرة لموظفيها الدعم لاستكمال الدراسة أو الارتقاء بمؤهلاتهم العلمية، وما هي سياسة الدائرة في هذا المجال؟
ـ الدائرة دائماً تشجع الموظفين على استكمال الدراسة والحصول على مؤهلات دراسية عليا وبالطبع يفضل عند الدراسة الأخذ بعين الاعتبار التخصصات التي تخدم الدائرة، كما أنها تمنح الموظف الاستئذان اليومي للدراسة قبل نهاية الدوام الرسمي بمعدل ساعة إلى ساعة ونصف حسب جدول الموظف الدراسي، كما تمنحه يوم إجازة قبل بداية الامتحانات وتعتبر فترة الامتحانات إجازة دراسية مدفوعة الأجر.
* ضمن برنامج التطوير والتحديث بالدائرة، تم تعيين الكثير من الموظفين من الجنسيات الأجنبية، فهل السبب وراء ذلك عدم الثقة في الكفاءات المواطنة؟
ـ برنامج التحديث والتطوير هو برنامج مرتبط بفترة زمنية محدده لتحديث النظم والإجراءات لبعض الوحدات الإدارية بجمارك دبي، وعليه يتم الاستعانة بالخبرات الأجنبية التي لديها أفضل الممارسات في المجالات المختلفة متى دعت الحاجة لخدمة هذه المشاريع، علماً بأن وجود هؤلاء الخبراء مرتبط بالفترة الزمنية لكل مشروع حتى الانتهاء منه.
ولإكساب العنصر المواطن الفائدة من تواجد هؤلاء الخبراء تم انتداب موظفين مواطنين من الوحدات الإدارية المختلفة لكل مشروع للاستفادة من خبراتهم ونقل المعرفة لهم في المجالات المختلفة، حيث تبلغ نسبة الموظفين المواطنين للوافدين في برنامج التحديث والتطوير 65% من إجمالي موظفي البرنامج.
تدوير الخبرات
* ما هي سياسة نقل الموظفين من إدارة لأخرى، حيث وردت لدينا معلومات تفيد بنقل موظفين أكفاء دون أخذ رأيهم أو إخطارهم بالنقل سواء من الإدارة السابقة أو الإدارة التي تم نقلهم إليها، ما يؤثر في مستوى الرضا الوظيفي لدى الموظفين ومدى شعورهم بالأمن الوظيفي وحماسهم للعمل؟
ـ تنتهج الدائرة سياسة تدوير موظفي التفتيش والعمليات لتبادل الخبرات واكتساب المعرفة في جميع المواقع المختلفة بمنهجية إدارية تنظيمية دون النظر إلى أسباب شخصية أو توقيع عقوبة على موظف.
التظلم الوظيفي
* هل هناك تطبيق فعال لنظام التظلم الوظيفي، وما عدد رسائل التظلمات لعام 2006؟
ـ يوجد لدى الدائرة نظام إلكتروني لتقديم وتلقي التظلمات المختلفة، ويدرس قسم علاقات الموظفين بإدارة الموارد البشرية الحالات ويعرضها على لجنة شؤون الموظفين ويرد على الموظفين، وحتى شهر أكتوبر 2006 تم استلام تظلمات وشكاوى الموظفين من الوحدات الإدارية المختلفة بعدد 143 حالة واتخذت الإجراءات اللازمة بشأنها، وأكثر قسم مشتك هو قطاع العمليات الجمركية وبلغ العدد 132 رسالة تظلم، وبلغت الردود الإيجابية 50 حالة بعضها حصل على ترقية والبعض عدل وضعه.
وفي حال عدم رد المسؤول المباشر أو تجاهله للشكوى خلال خمسة أيام تنتقل الشكوى مباشرة إلى المسؤول الأعلى منه وفي حال التكرار تصل إلى المدير التنفيذي مباشرة.
* هل يوجد اكتفاء ذاتي في استلام طلبات التوظيف ؟
ـ تستقبل الدائرة جميع طلبات التوظيف المقدمة وفي حال وجود شواغر مطلوبة يتم التعامل مع طلبات المتقدمين حسب المؤهل الدراسي والشواغر المناسبة لهم، وفي ظل المشاريع الجديدة في دبي والتي تحتاج إلى مفتشين وموظفي جمارك ستقوم الدائرة بجلب مجموعة كبيرة من الموظفين.
حوار: مصطفى الزرعوني