قررت هيئة الطرق والمواصلات تطبيق نظام الكتروني للأرشفة وإدارة الوثائق كجزء من سياستها للتقليل من استخدام الأوراق وأتمتة عمليات المراسلات وتداول الوثائق.
وتماشياً مع هدف حكومة دبي نحو تقليل استخدام الأوراق في العمل، سيوفر هذا النظام لموظفي ومديري الهيئة آلية العمل الالكتروني لمساعدتهم في عملية الاعتماد واتخاذ القرارات ومتابعة تطورات العمل وتنفيذ الإجراءات. كما يسمح النظام بمتابعة المراسلات الداخلية بين الموظفين من مختلف الإدارات وأرشفة البريد الالكتروني وإدارة الوثائق.
وقال عبدالمحسن إبراهيم يونس، المدير التنفيذي للإستراتيجية والحوكمة المؤسسية في الهيئة وراعي المشروع ان هذا النظام يعتبر تغييراً لطريقة العمل في الهيئة، حيث كان الموظفون يستخدمون الكثير من الأوراق ويعتمدون على التواقيع اليدوية ولكن مع تطبيق حل الأرشفة الالكترونية وإدارة الوثائق سيتم أتمتة جميع هذه العمليات والحصول على الموافقات الكترونياً.
وأضاف: «للتعامل مع هذا التحول الكبير في الثقافة والفكر، قام فريق المشروع بالتعاون مع إدارة التسويق المؤسسي بتجهيز خطة تسويقية للتسويق لهذا المفهوم داخلياً، يضم عدة ورش عمل لزيادة التوعية والتعريف بفوائد النظام وتشجيع الاستخدام في مختلف الإدارات والمؤسسات».
وذكر أحمد بهروزيان مدير إدارة تقنية المعلومات: أن هذا النظام سيوفر خاصية أرشفة بريدي الإلكتروني وبالتالي لا داعي للتخوف من ضياع أي بريد الكتروني مهم. بالإضافة إلى أن خاصية التخزين الالكتروني يمكن العثور على أي وثيقة بناءً على التبويب المسبق واستعمال خدمة البحث.
دبي ـ «البيان»