أصدر خالد الخزرجي وكيل وزارة العمل قراراً بشأن آلية توطين وظائف السكرتارية في منشآت القطاع الخاص التي يزيد عدد العاملين فيه عن 50 عاملاً فأكثر. ونص القرار على أن تقوم الوزارة بإعادة تصنيف جميع وظائف السكرتارية تحت مسميين هما: «سكرتير» و«سكرتير تنفيذي» وتعميم ذلك على جهات الاختصاص على أن يقصد بوظيفة سكرتير أو سكرتير تنفيذي كل وظيفة دون اعتبار لاسمها يكون من مهام شاغلها القيام بكل أو بعض الأعمال الموضحة في القرار.
وكلف القرار الوزارة بحصر أعداد وظائف السكرتير والسكرتير التنفيذي القائمة في المنشآت التي يزيد عدد العاملين فيها عن خمسين عاملاً فأكثر.
وأجاز القرار بناء على تقرير مكتب العمل ومكتب تنمية المختصين التوصية باستثناء توطين الوظائف المذكورة في أي منشأة بناء على طبيعة العمل والموقع الجغرافي وبيئة العمل أو أي ظروف استثنائية أخرى ويصدر قرار الاستثناء من وكيل الوزارة.
وأوجب القرار على هيئة تنمية إعداد قاعدة بيانات موحدة للباحثين عن العمل الراغبين في شغل وظائف السكرتارية وذلك بالتنسيق مع مجالس وبرامج ودوائر التوطين المحلية. وأن يتم التعيين في وظائف السكرتارية وفقاً لنظام عقد توظيف المواطنين المطبق في الوزارة وبشرط مراعاة شروط الراتب التي حددها القرار الوزاري رقم (286) لسنة 2006 بشأن احتساب حصص التوطين.
وأشار القرار إلى أنه في حالة طلبات تصاريح العمل المقدمة لوظائف السكرتارية فعلى الوزارة حال استلامها للطلب أن تقوم بتحويله إليكترونياً إلى قاعدة بيانات هيئة تنمية وإخطار المنشأة لمراجعة هيئة تنمية وعلى المنشأة مراجعة الهيئة خلال مدة أقصاها ستين يوماً من تاريخ الإخطار.
وعلى هيئة تنمية حال استلامها لطلب تصريح العمل المحول إليها من الوزارة أن تقوم بالاشتراك والتنسيق مع الجهات المعنية بمتابعة حالات المتقدمين للوظائف من المواطنين المسجلين لديهم أو لدى تلك الجهات وترشيحهم لشغل الوظيفة المطلوبة أو قبولهم للتدريب عليها، ويتم ذلك على وجه السرعة تفادياً لتأخير معاملات المراجعين في الوزارة.
وأوقف القرار قبول طلبات تجديد بطاقات العمل لوظائف السكرتارية القائمة إلا بعد تقديم المنشأة موافقة من هيئة تنمية ولا يحق للهيئة إعطاء مثل هذه الموافقة إلا بعد حصولها على التزام من المنشأة بالتدريب والتعيين المطلوب لإحلال المواطنين في كل وظائف السكرتارية خلال مدة أقصاها اثنا عشر شهراً من تاريخ الالتزام.
وكلف القرار هيئة «تنمية» القيام بمخاطبة جهات التدريب لتسويق وتنفيذ البرامج التدريبية المطلوبة لتنفيذ قرار توطين وظائف السكرتارية وفقاً لصيغ التدريب الثنائية والثلاثية المطبقة في الهيئة.
ويتم البت في طلب تصريح العمل المقدم للوزارة خلال مدة صلاحيته بناء على توصية هيئة تنمية، بحيث يتم إلغاء الطلب نسبة لحصول المنشأة على مواطن لشغل الوظيفة المطلوبة أو رفض الطلب نسبة لوجود مواطن راغب في شغل الوظيفة ولم تقم المنشأة باستكمال إجراءات تعيينه، أو قبول الطلب لأن المنشأة قد قبلت مواطناً للتدريب على الوظيفة على نفقتها، أو قبول الطلب لأن المنشأة مستثناة وفقاً لحكم المادة الرابعة أعلاه.
ويتم البت في طلبات تجديد بطاقات وظائف السكرتارية بناء على توصية هيئة تنمية، إما برفض الطلب إذا كان عقد العمل قد انتهى مع انتهاء البطاقة ومعاملة الحالة كما لو كانت تصريح عمل، أو برفض الطلب إذا كان عقد العمل مازال سارياً رغم انتهاء البطاقة، وذلك إذا لم تقدم المنشأة موافقة من هيئة تنمية، أو قبول الطلب إذا كان عقد العمل مازال سارياً وقدمت المنشأة موافقة من هيئة تنمية على طلب التجديد.
ويوقف التعامل مع المنشأة الملزمة بقرارات التوطين، إذا انقضت ستون يوماً من تاريخ تسلم الإخطار المرسل من الوزارة للمنشأة لمراجعة هيئة تنمية وثبت أن المنشأة لم تقم بمراجعة هيئة تنمية أو راجعت هيئة تنمية واستلمت قائمة بمرشح للتوظيف أو التدريب ولم تستكمل إجراءات التعيين أو التدريب، أو إذا انقضت سنة من تاريخ التزام المنشأة بإحلال المواطنين في وظائف السكرتارية ولم تنجز المنشأة شيئاً يعتد به.
وحدد القرار مهام وظيفة المساعد الإداري والمساعد التنفيذي وسكرتارية المهن الطبية والقانونية، ومحلها الأعمال الكتابية والإدارية والنمطية مثل الصياغة والكتابة والطباعة والمكاتبات والنسخ وجدولة المقابلات وتنظيم وتحديث الملفات الورقية والرقمية والرد على المكالمات أو يقوم شاغلها بكل أو أي من المهام التي تشمل استقبال المكالمات والرسائل والرد عليها أو تحويلها لجهة الاختصاص.
وتنظيم وتنسيق المؤتمرات والاجتماعات وحجوزات السفر، وتعبئة النماذج، وتجميع وطباعة وتوزيع دعوات الاجتماعات والمراسلات والتقارير، إضافة إلى استقبال الزائرين والمراجعين والرد على استفساراتهم وتوجيههم لجهات الاختصاص، وتنظيم ومسك إدارة ملفات المراسلات الواردة والصادرة، وإرسال النشرات، المواد الترويجية والبيانات، وإدارة تنظيم الوقت والجدولة الزمنية للمناسبات، واستنساخ أو سحب أو طبع الوثائق والمكاتبات والمطبوعات، وفتح وقراءة الرسائل البريدية أو تحويلها أو إعداد الردود المنمذجة أو النمطية على الرسائل، وجدولة وتأكيد المقابلات، وكتابة الإملاء والاختزال الطباعي سواء يدوياً أو آليا.
وكذلك التحصيل والدفع على حساب النقدية ومسك دفاتر الإيرادات والمنصرفات وتحصيل أو تجميع أو رصد المعلومات والبيانات ذات العلاقة بطبيعة العمل من المصادر على الإنترنت، ووضع ومتابعة تطبيق قواعد وإجراءات الأداء والدوام ومتابعة أعمال موظفي السلك الكتابي.
والعمل على أجهزة الفاكس، أو آلات النسخ ونظم المعلومات والاتصالات والحاسب الآلي وقواعد البيانات والإشراف على تشغيل واستخدام وتحديث الأجهزة والمعدات والنظم داخل الوحدة، وإدارة المهام والمساهمة في عمل اللجان والفرق، وتشغيل نظم البريد الإلكتروني الداخلي والخارجي وتنسيق انسياب البيانات داخل المؤسسة أو خارجها.
دبي ـ «البيان»: