انتهت وزارة التربية والتعليم من تحويل أكثر من 46 ألف ملف ورقي إلى نظام الأرشفة الكترونية يشمل جميع المعلمين والإداريين العاملين في الوزارة والمناطق التعليمية التابعة للإدارة الثانية كما تتجه الوزارة إلى منح المناطق التعليمية المزيد من الصلاحيات لانجاز معاملات المعلمين من دون الرجوع إلى الإدارات المركزية في مقر الوزارة.
وقال عبدالله رستم مدير مركز الوثائق والأرشفة الالكترونية في الوزارة أنة تم الانتهاء من إنشاء قاعدة بيانات متكاملة لجميع العاملين في الإدارة الثانية والتي تشمل دبي والإمارات الشمالية مشيراً إلى أنه يمكن الحصول على أي معلومة عن أي موظف في أي وقت خلال دقائق محدودة بعدما كانت العملية تستغرق الكثير من الوقت والجهد .
وخاصة أن ملف الموظف أو المعلم كان يتنقل بين الإدارات لمدة تزيد على العام في بعض الأوقات من اجل انجاز بعض المهام الخاص بالموظف مما يحول دون قدرة الموظف في الحصول على أي صور أو أوراق ثبوتية من ملفه خلال هذه الفترة نظرا لتجول الملف بين الإدارات بالإضافة إلى عدم قدرة الموظف على انجاز الطلب بالسرعة المطلوبة في ظل النظام الورقي القديم.
وأضاف أن المناطق التعليمية ستحتفظ بملفات العاملين بها داخل المنطقة نفسها مع احتفاظ الوزارة بنسخة منها موكدا أن المناطق التعليمية سوف تتولى عملية منح الإجازات وإنهاء الخدمات وغيرها من المعاملات الأخرى الخاصة بالموظفين الإداريين والمعلمين التي يتم إجراؤها داخل الوزارة حاليا.
مما يعنى منح المناطق المزيد من الصلاحيات في اتخاذ القرار فيما يتعلق بشأن الموظفين والمعلمين وانجاز معاملاتهم بعد أن ظلت تلك الإجراءات محصورة داخل الوزارة فقط على مدار السنوات الماضية.
كما سيتم توزيع المستندات الأصلية الخاصة بكل منطقة على المناطق التعليمية لإعادتها إلى أصحابها خلال الفترة المقبلة بعد أن قامت الوزارة بتدوين جميع البيانات المتعلقة بالموظفين والمعلمين في قاعدة البيانات الجديدة وتم التأكد من صدقية المستندات الأصلية.
وأوضح مدير مركز الوثائق والأرشفة أن الوزارة استطاعت انجاز نظام الأرشيف الالكتروني في غضون عامين من خلال فريق عمل مكون من 7 أفراد لافتا إلى أن النظام الالكتروني الجديد يتيح استرجاع المعلومات في أي وقت أو إجراء أي تعديلات عليها حيث يتمتع البرنامج .
بإضافة البيانات التي تطرأ على أداء الموظفين والمعلمين كذلك يتضمن النظام حفظ الوثائق وتسجيلها بشكل الكتروني يتيح للموظف المختص استرجاعها في لحظات محدودة عند الحاجة إليها مشيراً إلى أنة جارى الربط الالكتروني حاليا مع المناطق التعليمية لاستكمال منظومة العمل التقني.
وشدد على ضرورة شمول قاعدة البيانات لجميع البيانات المتعلقة بالمعلمين والموظفين بحيث تشمل الجوانب الإدارية والمالية مثل رصيد الإجازات والعلاوات والترقيات متوقعا أن يتم ذلك في الوقت القريب وصولا إلى قاعدة بيانات الكترونية شاملة.
وخاصة بعدما أدى النظام الجديد الذي انتهى مركز الوثائق منة من تخفيف الأعباء على جميع الأطراف المعنية في الوزارة كما أصبح بإمكان المراجعين من العاملين في الوزارة الحصول على أي شهادات أو صور من الوثائق التي يحتاجون إليها خلال دقائق محدودة.
كتب رمضان العباسي: