أكد محمد سالم الظاهري أن هناك ضوابط تحكم عمل المقاصف المدرسية، حيث تتم إدارتها من قبل المدرسة، ويتم متابعة الموردين، وكذلك عمليات البيع والشراء، كما يتم وضع القرارات واللوائح القانونية.
بحيث يتم وضع نظام محاسبي للجمعيات التعاونية المدرسية متضمناً الأسس والقواعد المحاسبية والمالية، من خلال إعداد النماذج والمستندات والسجلات اللازمة لذلك.
وأوضح أن دور المنطقة ينحصر في اختيار الأصناف والمواد التي يتم بيعها في المقاصف، وتحديد الأسعار المناسبة لجميع المستويات، ومتابعة إدارة المدارس من حيث التسجيل في السجلات المحاسبية المعتمدة من المنطقة.
ويشمل (سجل المشتريات، المبيعات، الصندوق، والبنك) كذلك متابعة الموردين من خلال الزيارات المفاجئة للمدرسة ومدى التزامهم بشروط العقد المبرم.
وفيما يتصل بطريقة توزيع الأرباح، أوضح مدير المنطقة أنه يتم توزيعها بالكامل على نشاطات الطلاب الثقافية والاجتماعية والفنية والرياضية في المدرسة، أو أي أمور تخدم العملية التعليمية التربوية.
وقال إنه يتم تشكيل لجنة مكونة يكون اختصاصها اختيار الأصناف المناسبة لطلاب المدارس حسب مواصفات معينة يتم تحديدها ضمن شروط المناقصة، وهي أن تكون خالية من المواد الحافظة، والألوان، وما شابه ذلك من الأمور التي تؤدي إلى الضرر بصحة الطلاب، ويكون الاتفاق مع المورد من خلال عقد يتم توقيعه بين المورد والمنطقة التعليمية.