الاربعاء 28 صفر 1424 هـ الموافق 30 ابريل 2003 أصدر قاسم سلطان البنا مدير عام بلدية دبي قرارا إداريا يقضي بتخفيض مدة إتلاف المستندات والسجلات والأوراق المالية في الدائرة، حيث نصت المادة الأولى من القرار أن تُتلف المستندات والسجلات والأوراق المالية في الدائرة بانقضاء خمس سنوات بدلاً من خمسة عشر سنة تبدأ من السنة التي تلي السنة المالية ذات الصلة. ويأتي القرار انسجاما مع اللائحة التنفيذية للقانون رقم (7) الصادر عام 1995بشأن النظام المالي للدوائر الحكومية، وتمشيا مع القرار الإداري الخاص بتشكيل لجنة إتلاف المستندات و السجلات المالي بالبلدية وبناء على كتاب سعادة رئيس ديوان سمو الحاكم بشأن الموافقة على تخفيض المدة المقررة قانوناً لإتلاف المستندات والسجلات والأوراق المالية. ونص القرار في مادته الثانية على مراعاة الشروط والضوابط الأخرى المقررة لإتلاف المستندات والأوراق والسجلات المالية والمنصوص عليها في المادة (79) من اللائحة التنفيذية لقانون النظام المالي للدوائر الحكومية المشار إليه، على أن تراعي لجنة إتلاف المستندات والسجلات المالية المشكّلة بمقتضى القرار رقم (305) لسنة 1998م القيام بحصر المستندات والسجلات والأوراق المالية التي مضى على حفظها في الدائرة أكثر من خمس سنوات تمهيداً لإتلافها، التحقق من أن هذه المستندات والسجلات والأوراق المالية ليست موضوع نزاع و ذات قيمة مالية في حد ذاتها. وقد نصت المادة الثالثة منه أن تَرفع اللجنة إلى المدير العام وفي مدة أقصاها ثلاثة أيام من تاريخ انتهاء كل عملية إتلاف تقوم بها محضراً رسمياً بما قامت به من إجراءات وما تم إتلافه من مستندات وسجلات وأوراق مالية للاعتماد. أما المادة الرابعة و الأخيرة من القرار فقد نصت على أن يعمل به اعتبارا من تاريخ صدوره في السادس و العشرين من شهر أبريل 2003، وعلى مدير الإدارة المالية - رئيس لجنة إتلاف المستندات والسجلات والأوراق المالية اتخاذ الإجراءات اللازمة للتنفيذ.