الاثنين 7 محرم 1424 هـ الموافق 10 مارس 2003 اشار التقرير الاحصائي الصادر عن قسم التوثيق والمعلومات التابع للشئون الادارية في بلدية دبي انه تم مؤخرا استلام ما يقرب من 114 الف وثيقة واصدار ما يقرب من 43 الف وثيقة، تم تصويرها ضوئياً وحفظها في اوعية الحفظ المختلفة وانه تم ادخال ما يقارب 483 تشريعاً منها 351 قراراً ادارياً صدر بالعام الماضي مقابل 121 تعميماً ادارياً كما اشار التقرير الى انجاز 482 ختماً لكافة الوحدات الادارية في حين بلغ عدد المستفيدين من قاعدة التشريعات 337 موظفا حيث تم استكمال ادخال التشريعات لتكون امكانية البحث المتوفرة عن التشريعات الموجودة على القاعدة منذ عام 1957م وحتى تاريخه. وفي هذا الاطار اوضح رئيس قسم التوثيق والمعلومات حسين الفردان ان الكثير من مشاريع الارشفة الالكترونية قد تم انجازها في البلدية ، واهمها اعداد قاعدة بالوثائق التاريخية بالدائرة وانشاء قاعدة معلومات تحوي اسماء المسئولين في معظم الوزارات والدوائر الحكومية في امارة دبي مع توفير خاصية البحث عن الاسم او المسمى الوظيفي المطلوب.كما تم انجاز تصوير ملفات اللجنة الفنية ومحاضر لجان المجلس البلدي وملفات القضايا الايجارية وغيرها من وثائق مهمة بما يخدم الحفاظ على مرجع معلوماتي لمحاضر اللجان المهمة في الدائرة. وبالنسبة لخدمات الدعم التنظيمي فقد تم استحداث شعبة نظم الارشيف لتكون معنية بالاشراف على تنظيم جميع الاراشيف الفرعية بالدائرة والاشراف على تنفيذ خطط الحفظ والاتلاف المعتمدة في حين تم اعتماد ما يقارب 95 % من خطط الحفظ والاتلاف لكافة الوحدات الادارية بالدائرة. واضاف رئيس قسم التوثيق و المعلومات انه قد تم ايداع ما يقارب 2233 ملفاً و3206 مخططات للمباني في الارشيف المركزي حيث لوحظ ارتفاع نسبة الملفات والمخططات المدخلة للارشيف نتيجة تطبيق تنفيذ جزئية الحفظ الوسيط من الخطة مع الاشارة الى زيادة اعداد مخططات المباني وذلك لاقبال المواطنين على البناء نتيجة توفر الاراضي الموزعة وتوجيهات اصحاب السمو الشيوخ بهذا الخصوص. اما بخصوص الاتلاف فقد تم اتلاف اكثر من 5000 ملف وهو رقم غير مسبوق حيث يرجع ذلك الى تطبيق جزئية الاتلاف في الخطط. ومع التأكيد على اهمية التواصل مع المؤسسات الحكومية الاخرى وتبادل التجارب في مجال التوثيق والمعلومات فقد تم تبادل الزيارات الميدانية مع عدة مؤسسات بالاضافة الى تنظيم ورش عمل لتأهيل بعض الموظفين الذين ينتمون لمؤسسات ودوائر حكومية واستقبال وفود زائرة وغيرها، حيث وجه الفردان نيابة عن البلدية كل الشكر و التقدير لكافة الجهات التي شاركت في انجاح ندوة التوثيق والارشفة الالكترونية التي حضرها اكثر من 140 موظفاً من اكثر من 50 مؤسسة ودائرة حكومية خلال العام الماضي.