الاربعاء 4 ذو الحجة 1423 هـ الموافق 5 فبراير 2003 قررت وزارة التربية والتعليم الغاء التعامل الورقي في عمليات شراء احتياجات ومستلزمات الوزارة وتحولت الى النظام الالكتروني تمشياً مع توجه الحكومة الالكترونية. صرح بذلك محمد بن هندي الوكيل المساعد للادارة والشئون المالية واضاف انه في ظل سياسة الوزارة نحو التحول الالكتروني في ادائها المالي والاداري فقد تم التنسيق مع وزارة المالية والصناعة حول آلية ونظم العمل الجديدة لهذه المرحلة وبخاصة ما يتعلق بمشتريات الوزارة والتي تقوم على اساس تلقي عروض الشركات مباشرة من خلال الانترنت والغاء عروض الاسعار اليدوية وفتح المظاريف. وقال ان ادارة المشتريات والمخازن قامت بالتنسيق مع ادارة نظم المعلومات بوزارة المالية والصناعة بادخال البيانات المتعلقة بالمواد والمستلزمات المطلوبة على الشبكة الرئيسية لوزارة المالية والصناعة، ومن ثم تقوم الشركات بادخال اسعارها مقرونة بأية ملاحظات يرون اضافتها. وقد قامت وزارة المالية والصناعة بتخصيص رمز رقمي سري لكل شركة تستطيع من خلاله ادخال بيانات اسعارها وفي اليوم المحدد للاطلاع على الاسعار تقوم لجان المشتريات بالدخول في الوقت المحدد للاطلاع على اسعار الشركات وذلك من خلال النظام الخاص بالوزارة وبحضور مندوبي الشركات. من ثم تقوم لجان المشتريات باحالة العروض الفنية الى اللجان الفنية لدراستها واعداد التقارير الفنية. واستناداً الى التقارير الفنية تقوم لجان المشتريات باجراء عملية الترسية وبذلك تكون الوزارة قد دخلت مرحلة التحول الالكتروني في عمليات الشراء الحكومي. من جهة ثانية اعلن محمد بن هندي تطبيق مشروع الارشفة الالكترونية وذلك في ظل توجه الوزارة نحو تحقيق طفرة ادارية تتمثل في التحول الالكتروني وتقليل الدورة الورقية والمستندية وذلك تمشياً مع التوجه العام نحو تنفيذ الحكومة الالكترونية. واكد ابن هندي ان المعلومات المالية والادارية تعتبر من اهم الركائز التي يجب ان تكون تحت نظر واضعي القرار عن اصدار القرارات واللوائح. واضاف ان النظام المتبع في الوزارة خاصة في مجال حفظ الوثائق والمسوغات والمستندات المالية والادارية للعاملين في الوزارة يتواءم مع حجم القوى البشرية العاملة فيها عند انشائها وهو النظام التقليدي والورقي، ونظراً للزيادة اللافتة للنظر في حجم العاملين بالوزارة والذين وصل عددهم الى نحو ثلاثين الفا من المدرسين والموظفين لتراكم المستندات المالية والادارية في ملفاتهم وتحسباً للزيادة السنوية في اعداد العاملين في القطاع التربوي والتي تصل الى نحو 2000 مدرس لتغطية عمليات الاستحداث فقد برزت الحاجة الى ضرورة اعتماد برنامج للارشفة الالكترونية وتحديث نظام حفظ الملفات لكي يقضي على الدولة الورقية من جهة ويلبي طلبات واضعي القرار. وقد اعتمد معالي وزير التربية مشروع الارشفة الالكترونية وبدأت الوزارة في اتخاذ الخطوات الفعلية لتنفيذ هذا المشروع وتم الاتفاق مع شركات البرمجيات المتخصصة لوضع الاسس اللازمة للمشروع وشبكات الربط والاجهزة وتشكيل لجنتين برئاسة نائب مدير ادارة شئون الافراد للاشراف على اعداد الاجهزة والامكنة اللازمة لاستيعابها ووضع آلية لنقل الملفات والمعلومات المالية والادارية بناء على جدول زمني يتم متابعته للانتهاء من المشروع في أقرب وقت ممكن. ومن المنتظر قريباً الانتهاء من عملية نقل جميع الوثائق وارشفتها من خلال مركز الوثائق المستحدث. كما تم تشكيل لجنتين لتجهيز المكان المخصص لاجهزة حفظ الوثائق ومعرفة مدى ملاءمتها للاستعمال وسهولة استيعابها لعدد الاجهزة وتجهيز المعلومات المستقاة من الملفات الشخصية لكافة العاملين ونقلها على الحاسوب الخاص بالادارة وادخال البيانات للمعينين الجدد.