الاثنين 25 شوال 1423 هـ الموافق 30 ديسمبر 2002 اكد قاسم سلطان مدير عام بلدية دبي أهمية تفاعل المجتمع والجمهور مع نظام الاقتراحات المعتمد بالبلدية،بتقديم اقتراحاتهم وآرائهم التي من شأنها ان تساعد في تطوير الخدمات المقدمة لهم بما يتناسب واحتياجاتهم الحقيقية، وان تحسن ما هو موجود الآن من اجل الارتقاء بمدينتنا الجميلة الى مستويات اعلى. ولدى تدشينه لنظام الاقتراحات في موقع البلدية على شبكة الانترنت وحملة تعريف الجمهور بنظام الاقتراحات في بلدية دبي «قل كلمتك» الذي يساعد الجمهور على تقديم الاقتراحات، قال: ان البلدية تنظر الى الاقتراحات والآراء كجزء اساسي لتطوير وتنفيذ خططها، بصفتهم من يستفيد من الخدمة ومن هنا فان تلك الآراء من شأنها خلق الفرص لمزيد من التطوير في الاداء والرقي بالمدينة داعيا الجمهور الى عدم تفويت فرصة المشاركة في بناء المدينة بالأفكار والاقتراحات المبدعة حيث سينظر الى ايه فكرة مقدمة اواقتراح بعين الدراسة والاهتمام. وأضاف ان البلدية تحرص على ان يقول فرد المجتمع كلمته ومن هنا جاء اختيار شعار الحملة «قل كلمتك» نابعا من الاحترام لرأي أفراد المجتمع وادراكا لدورهم الأساسي مشيرا الى ان الوصول للأفضل غاية ننشدها وبتكاتف الجميع نستطيع بلوغ أقصى درجات التفوق والريادة تحقيقا لما نصبو اليه. واوضح ان البلدية أطلقت عام 2000 نظاما مؤسسيا قائما بحد ذاته وفق لوائح ونظم لتلقي الاقتراحات ودراستها والعمل على تنفيذها وتسجيل حقوق أصحابها في ذات الوقت ادراكا لأهمية فتح قنوات الاتصال بين الدائرة وعملائها الداخليين والخارجيين. وبعد اطلاق مشروع الحكومة الالكترونية استجابت بلدية دبي ومنذ البداية لتوجيهات الفريق أول سموالشيخ محمد بن راشد آل مكتوم ولي عهد دبي وزير الدفاع، بضرورة الاستفادة من الامكانيات التي تتيحها التكنولوجيا الحديثة، فبادرت بالمشاركة الايجابية في مشروع الحكومة الالكترونية حيث وفرت خدماتها على شبكة الانترنت والتي أتاحت للجمهور التواصل السريع مع البلدية من اجل انهاء خدماتهم في أوقات قياسية. وأضاف وفي ذات السياق نطلق اليوم نظاما للاقتراحات على شبكة الانترنت الذي يهدف الى الاستفادة من أفكار واقتراحات كافة فئات المتعاملين (الموظفين وأفراد الجمهور) في تحقيق التحسين المستمر لخدمات ومهام البلدية المختلفة، فقد كان من الطبيعي العمل على تسهيل المشاركة به من خلال تواجده بالموقع الخاص بالبلدية على شبكة الانترنت ليتمكن كافة فئات المتعاملين والموظفين من تقديم اقتراحاتهم ومتابعة وضعيتها الكترونياً من خلال الشبكة والحصول على رد مباشر يشكر فيه المشارك بالرأي والاقتراح على تقديمه لذلك الاقتراح. وأشار الى ان البلدية انتهت من تطوير هذا النظام على الشبكة لتكون البلدية بذلك من أوائل المؤسسات الحكومية في توفير نظام متكامل ثنائي اللغة من خلال واجهة سهلة الاستخدام على شبكة الانترنت. ومن الخصائص المتميزة لهذا النظام شموليته لجميع الاجراءات المرتبطة بادارة وتشغيل النظام بدءاً بتقديم المتعامل للاقتراح وحتى حصول منسقي الاقتراحات في البلدية على التقارير والاحصائيات الدورية المطلوبة. وأشاد بدور مركز تقنية المعلومات في اعداد النظام على شبكة الانترنت والجهود التي تم بذلها من قبل الموظفين في الادارة في اتمام نظام الاقتراحات بطريقة آلية تسهل استخدامه من قبل المتعاملين حيث يتميز النظام بالبساطة. وقد تم اختيار عدد من موظفي البلدية للقيام بمهمة التنسيق مع ادارة التطوير الاداري والجودة في متابعة وضعية الاقتراحات الواردة لوحداتهم التنظيمية، ويتوفر حتى الآن عدد (32) منسقا مؤهلا لنظام الاقتراحات لدى مختلف الوحدات التنظيمية في البلدية. ويشمل النظام على الانترنت الصفحات المتعلقة بالمتعاملين بما في ذلك صفحة تقديم الاقتراح وتسجيل المتعاملين وتوفير خاصية لقيامهم بمتابعة اقتراحاتهم من خلال الشبكة. كما تم تطوير صفحات خاصة بمنسقي الاقتراحات في البلدية مما يتيح لهم التعامل مع الاقتراحات الواردة وتحويلها للجهات المعنية وتحديث وضعيتها واستخراج التقارير الاحصائية المختلفة بكل سهولة ويسر. وتجدر الاشارة الى أن نظام الاقتراحات على شبكة الانترنت قد تم تطويره بالتعاون فيما بين ادارة التطوير الاداري والجودة وادارة تكنولوجيا المعلومات واشراف اللجنة العليا لنظام الاقتراحات، حيث تم اجراء دراسة وافية عن متطلبات النظام ثم القيام بعملية التصميم والبرمجة بشكل يتوافق مع احتياجات البلدية والاجراءات المعتمدة لتشغيل نظام الاقتراحات على مستوى البلدية. وانتهت البلدية من عقد دورات تدريبية لمنسقي الاقتراحات لتأهيلهم على استخدام النظام لضمان الاستجابة الفورية لاقتراحات المتعاملين.. وبالنسبة الى استخدام هذا النظام فهناك طريقتان الأولى من خلال تسجيل اسم المتعامل بعده يتم تقديم الاقتراحات والطريقة الثانية تتيح التقدم بالاقتراح دون تسجيل الاسم ويفيد تسجيل الاسم في متابعة الاقتراحات الكترونيا ولكل متعامل كلمة السر واسم المستخدم. ويعتبر نظام الاقتراحات على شبكة الانترنت نظاما سهل الاستخدام وذلك باختيار الخدمة وتحديد موضوع الاقتراح في الخانة المخصصة وتحديد هدف او أهداف الاقتراح ويمنح المتعامل رقما بعد انجاز تقديمه لمتابعة وضعية الاقتراح الذي تقدم به.. ويمكن الوصول اليه من خلال موقع البلدية وهو: www.dm.gov.ae وحسب الاحصائيات المتوفرة تم استلام وتسجيل 2419 اقتراحا، وذلك منذ تطوير النظام في مايو2000م وحتى 10 نوفمبر 2002م ومعظم الاقتراحات المسجلة حتى أغسطس وعددها 2239 اقتراحا تم استلامها من فئة المتعاملين الداخليين (موظفي البلدية) بلغ اجماليها 1909 اقتراحات وذلك بنسبة (85%) من اجمالي الاقتراحات التي تم استلامها، أما من فئة المتعاملين الخارجيين فقد تم استلام عدد (322) اقتراحا أي ما نسبته (14%) من اجمالي الاقتراحات. وهذا يتوافق مع أهداف اللجنة والتي تمثلت في التركيز على المتعاملين الداخليين خلال المرحلة الأولى من تطبيق النظام. وأنجزت الوحدات التنظيمية المستفيدة من الاقتراحات دراسة عدد (1191) اقتراحا، وذلك بنسبة (53%) من اجمالي عدد الاقتراحات المسجلة، وعدد الاقتراحات المجدية منها للتطبيق بلغ عدد (200) اقتراح، حيث تم تطبيق عدد (37) اقتراحا (بنسبة 19% من الاقتراحات المجدية بعد الدراسة). ويتيح النظام الالكتروني للاقتراحات للجمهور تقديم ملاحظاتهم أيضا باستخدام هذا النظام الشامل الذي يمكن للجمهور متابعة اقتراحاتهم بداية من تقديمه حتى الحصول على تقرير كامل عن الاجراءات التي مر بها. واوجد النظام عدة قنوات للتقدم بالاقتراح اما بتقديم الاقتراح مباشرة الى الادارة المعينة أوالى ادارة التطوير الاداري والجودة (قسم العناية بالمتعاملين ) قبل تحويل الاقتراح الى الادارة المعينة للدراسة واجراء اللازم. وتقوم ادارة التطوير الاداري والجودة بادارة النظام فقط ودورها يتركز على توفير سهولة الاجراءات وتم وضع صناديق للاقتراحات لدى مبان بلدية وأماكن عامة كمراكز التسوق وفنادق ويمكن لأعضاء الجمهور وموظفي بلدية تعبئة نماذج لتقديم اقتراحاتهم القيمة. ويتم تدقيق الاقتراحات من قبل ادارة التطوير الاداري والجودة للتأكيد على عدم تكرار الاقتراحات وتحويلها الى الادارة اوالوحدة التنظيمية المناسبة لدارستها. وفقاً للنظام فقد تم ايجاد لائحة مكافآت للاقتراحات تحفيزاً على التقدم بالاقتراحات الابداعية والمثمرة وذلك لتحسين وتطوير مستوى أداء البلدية ورفع ايراداتها. وحسب نظام الاقتراحات هناك فقد قسمت المكافآت وفق فئات محددة، ويتم اختيار أفضل اقتراح في السنة وأفضل مدير ادارة قام بتنفيذ الاقتراحات وأفضل مقدم اقتراحات قدم أكبر عدد من الاقتراحات التي وجدت ملائمة للتنفيذ وهناك فئة المقترح المحظوظ. وقام قاسم سلطان بتكريم 21 موظفا حققت الاقتراحات التي تقدموا بها نتائج مادية ومعنوية ساهمت في تحقيق العائد المادي وانعكاسها على اداء الموظفين ورضائهم الوظيفي وتسلم المكافأة المادية حسب اللائحة وشهادة التقدير كل من ابراهيم سعد غانم من ادارة البيئة لاقتراحه حول تفعيل دور القطاع الخاص لانجاز بعض الاعمال في منطقة القوز الصناعية وحقق الاقتراح توفيرا ماديا بقيمة مليون و883 الف درهم ومحمد عبدالعزيز نجم وشفيق حسن عقيل من ادارة الصرف الصحي والري عن اقتراحيهما تعلق الاول حول تفريغ خزانات التخمير من الرواسب والرمال وذلك باستخدام موارد المحطة للتخلص من الرواسب واستغلال احواض التجفيف في عملية ترسيب الرمال المستخرجة وحقق الاقتراح توفيرا ماديا بقيمة 665 الف درهم وتعلق الاقتراح الثاني بالتخلص من كبريت الهيدروجين عن طريق مفاعل حيوي لحماية العاملين والبيئة وحقق الاقتراح توفيرا ماديا بلغ 266 الف درهم. وتم تكريم هشام عدنان فائق هندية من ادارة المشاريع العامة لاقتراحه تغيير وصف البند الخاص بالعمل من الصيانة الشاملة الى تحديد المكونات واستبدال وحدات الاضاءة لمشروع صيانة الاضاءة للملاعب الداخلية في ناديي الوصل والشباب وحقق الاقتراح توفيرا ماديا بقيمة 459 الف درهم. وشمل التكريم المهندس عبدالرحمن الشارد وشيخة عبدالواحد الحمادي ونجمة محمد غفاري وقاسم محمد رفيع وامنه علي باقر والدكتور هشام سمير كيالي وفريد المرزوقي وطاهرة الهاشمي وبلقيس محمود الملا والدكتور محمود يوسف وعارف عباس المحسن ونسرين علي سالم وفاطمة الحاج جواد وامينة احمد محمد.
