الاربعاء 29 رمضان 1423 هـ الموافق 4 ديسمبر 2002 اصدر معالي الدكتور علي عبد العزيز الشرهان وزير التربية والتعليم والشباب قراراً اوضح فيه مجالات صرف الميزانية المخصصة للمناطق والمدارس وتسويتها جاء فيه ما يلي: ـ يتم صرف الميزانية المخصصة للمناطق التعليمية في المجالات التالية حصرياً: ـ القرطاسية وادوات المكاتب، مصروفات الكتب، قطع الغيار، صيانة الآلات والمعدات، صيانة اثاث ومعدات المكتب. ويتم تسوية هذه المصروفات عن طريق تحميل كل بند من البنود المذكورة بما يخصها في الباب الثاني. اما بالنسبة للمدارس يتم صرف الميزانية المخصصة للمدارس التابعة لها في المجالات التالية حصرياً: «القرطاسية وادوات المكتب ـ ادوات ومواد المختبرات والبحوث ـ مواد التربية الفنية ـ التدبير المنزلي ـ مهمات وادوات رياضية مستهلكة ـ مصروفات مدرسية متفرقة ـ رعاية الطلاب والخدمات الاجتماعية ـ صيانة الآلات والمعدات ـ صيانة المباني ـ صيانة الاثاث ومعدات المكتب ـ متفرقات». ويتم تسوية جميع مصروفات المدارس على باب /بند «2265» «مصروفات مدرسية متفرقة دون النظر إلى طبيعة المبلغ المصروف. قواعد عامة للصرف: ـ لا يتم صرف المبلغ المخصص للمنطقة او المكتب التعليمي او المدرسة ما لم تقم باقفال ميزانيتها السابقة في المواعيد المحددة مسبقاً بهذا التعميم، والا سيتم تحميل المسئول عن التأخير بقيمة هذه الفواتير وخصمها من راتبه وتحويله الى ادارة الشئون القانونية. ـ يجب على امين العهدة بالمنطقة/المكتب التعليمي ان يقوم بمسك سجل للميزانية المنصرفة له والذي يبين حركة الايرادات الواردة والصرف منها ورصيدها اولاً بأول بعد كل عملية صرف او اضافة ويقوم في نهاية كل شهر بمطابقة الرصيد الدفتري مع كشف حساب البنك مع اجراء التسويات اللازمة، كما تقوم اللجنة المالية بجرد الصندوق في نهاية كل شهر واجراء محضر جرد يتم اعتماده من مدير المنطقة والمكتب ويتم موافاة ادارة الشئون المالية بالوزارة بصورة عنه. ـ يجب على امين العهدة بالمدرسة ان يقوم بمسك سجل الميزانية والذي يبين حركة الايرادات الواردة والصرف منها ورصيدها اولا بأول بعد كل عملية صرف او اضافة، مع موافاة المنطقة او المكتب بمحضر جرد شهري يتم في نهاية كل شهر موقعاً من اللجنة المالية بالمدرسة ويتم اعتماده من مدير المدرسة. ـ لا يجوز للمنطقة والمكتب التعليمي والمدرسة تجاوز الميزانية التشغيلية المعتمدة لها، وان يتم الالتزام بالصرف في المجالات المحددة فقط والمذكورة بالبند الثالث من المادة الثانية. ـ تقوم لجنة مالية من الوزارة بالمرور على المناطق والمكاتب التعليمية للتأكد من اتباع الاساليب المالية المنظمة للصرف وكذلك من مطابقة الارصدة المالية المتوفرة لديها. ـ في حالة اكتشاف خطأ ما في اعمال مسك العهدة وصرفها، ستقوم ادارة الشئون القانونية بالوزارة باجراء التحقيق المبدئي مع الموظف او الموظفين المعنيين، وسيتم اخطار كل من وزارة المالية والصناعة وديوان المحاسبة بصورة من محاضر التحقيق والنتائج التي توصلت اليها. ـ لا يجوز التصرف في الاموال العامة الا حسب مقتضيات المصلحة العامة وللغرض الذي من اجله تم منح هذه المبالغ وفق النماذج والسجلات المعتمدة.