افتتاح ندوة التوثيق والأرشفة الالكترونية
الاثنين 15 شعبان 1423 هـ الموافق 21 أكتوبر 2002 تحت رعاية قاسم سلطان مدير عام بلدية دبي افتتح عبيد سالم الشامسي مساعد مدير عام البلدية للشئون الإدارية والخدمات العامة أمس بقاعة المدينة بالبلدية ندوة التوثيق والأرشفة الإلكترونية التي تواصل أعمالها اليوم وقد عرضت أكثر من جهة تجربتها في مجال التوثيق الإلكتروني منها مركز الوثائق والبحوث بديوان الرئاسة بأبوظبي. وقدمت بلدية دبي تجربتها التي تحدث عنها قمر فضلاني أخصائي النظم والتوثيق الذي أشار إلى تحول بلدية دبي من الأرشيف الورقي إلى الإلكتروني ومراحل تحويل الوثيقة بكافة أنواعها من صور وفاكسات ووثائق وغير ذلك إلى وثيقة إلكترونية وقد تم توفير قاعدة بيانات للصادر والوارد وقاعدة للتشريعات وبين فوائد الأرشيف الإلكتروني في حفظ المستندات وعدم تداوله في الأيدي ومن ثم عدم تخريبه وأيضا تيسير المعاملات وسرعة إنجازها وهو ما يصب في النهاية في التواصل السريع الدوائر عبر الحكومة الإلكترونية. وقدم مثنى بلال رجب من شركة دوكمان العاملة في مجال الأرشفة الإلكترونية بجبل على الخطوات التي تقوم بها الشركة في مجال عمليات حفظ وتنظيم المستندات الإلكترونية وحمايتها من التلف وشرح المراحل الثلاث التي تمر بها الحكومات المحلية فمن مرحلة انعدام وجود إدارة للوثائق والمستندات إلى مرحلة إدارة ورقية ثم مرحلة إدارة الوثائق لإلكترونية والتي تتميز بسرعة الاطلاع على الوثيقة واعادتها حيث كانت وكذلك القدرة على التعامل مع الوثيقة عبر الإنترنت وعرض لبلدية دبي كحالة دراسة يمكن للآخرين الاقتداء بها في مجال التطبيقات الإلكترونية وأشار إلى تعديل المخططات في البنايات إلي مخططات إلكترونية وعمل تصوير ضوئي لعدد يقارب المليون و750 ألف مخطط وعمل فهرسة لكافة المخططات والخرائط وقد انتهى مشروع الأرشفة الإلكترونية في 18 شهراً. وأشار إلى أن الأرشفة الإلكترونية يسرت اصدار الطلبات والاستعلام في أي وقت ومن ناحيته تحدث مصطفى عبد الله موساوي عن مشاريع وتطبيقات الأرشفة الإلكترونية بدائرة بلدية أبوظبي وتخطيط المدن وكان آخر المتحدثين عبد الله الحمد وجاكوب رييس من إحدى الشركات الخاصة وهى شركة كلانيت سوفت تكنولوجي حول عمليات الدعم الإلكتروني للمشاريع وأدار الندوة الدكتور جاسم جرجيس من مركز جمعة الماجد للوثائق واليوم تدور الندوة الثانية حول تجربة دائرة الأراضي والأملاك بدبي وتقنية المعلومات ببلدية دبي وورقة عمل النيابة العامة حول حجية الوثائق الإلكترونية.
