طالبت منطقة الشارقة التعليمية الادارات المدرسية بالمدارس الحكومية والخاصة والمراكز المسائية بحصر جميع اعداد المشاركين في جائزة حمدان بن راشد آل مكتوم، للأداء التعليمي المتميز لكل الفئات وترشيح منسق للجائزة من المدرسة سيكون على صلة مباشرة بالمنطقة. وحددت مهام منسق الجائزة بالمدرسة في: يكون مسئولا عن استلام جميع الكتيبات او اي منشورات او تحفيزات خاصة بالجائزة ولتوزيع تلك المطبوعات على جميع الفئات المستهدفة. هو المتكلم عن الجائزة بالمدرسة وحلقة وصل مع عضو اللجنة التنفيذية. يجيب عن التساؤلات واستكمال البيانات الخاصة بالفئة المرشحة في المدرسة بالتنسيق مع عضو اللجنة التفنيذية. اعداد اذاعة مدرسية خاصة بالجائزة على فترات متقطعة. اعداد اعلانات متفرقة في انحاء المدرسة وذكر اسم المسئول عن الجائزة بالمدرسة. تشجيع جميع الفئات المتقدمة للجائزة وبث الثقة في نفوسهم لتحقيق الاهداف المنشودة. حصر المشاركين في الجائزة بالمدرسة وفق الاستمارة المخصصة لذلك وارسالها الى عضو اللجنة التنفيذية (مكتب المدير). استلام الاسماء المشاركين في الجائزة وارسالها الى ادارة المنطقة (مكتب المدير). وكانت المنطقة قد وزعت الدليل التعريفي لجائزة حمدان بن راشد آل مكتوم للأداء التعليمي المتميز على المدارس وصور من طلبات الترشيح للفئات جميعا وبوسترات الجائزة والجداول المدرسية التي تحمل شعار الجائزة وبروشورات الطالب والمعلم والاسرة المتميزة وأفضل بحث تربوي مطالبة الادارات المدرسية المختلفة بالاهتمام الشخصي بموضوع الجائزة وتشجيع العناصر كافة للمشاركة مع توفير الاجواء المساعدة على ابراز ابداعاتهم الامر الذي سينعكس ايجابا على جهود المدرسة ودورها في المجتمع وان تكون على صلة بعبد الجبار عبدالله عضو اللجنة التنفيذي بالجائزة عن منطقة الشارقة عبر الهاتف رقم 572377006، والفاكس رقم 572586606. كما طالبت المنطقة الادارات المدرسية بضرورة الالتزام بتسليم البيانات الاحصائية لحاجة الاقسام المختلفة لها، مذكرة بالمواعيد وأنها يوم الاثنين من كل اسبوع خلال شهر سبتمبر الحالي واليوم الدراسي الاول من كل شهر ابتداء من شهر اكتوبر وحتى شهر مايو ما عدا شهر فبراير 2003.