اعلن احمد ناصر لوتاه مدير ادارة الشئون الادارية في دائرة الصحة والخدمات الطبية بدبي ان الدائرة بصدد تأسيس قسم لتوثيق المعلومات بالطرق الحديثة لسهولة الرجوع اليها ولحفظها من التلف والضياع. جاء ذلك خلال زيارته قسم الميكروفيلم بادارة خدمة المجتمع في الادارة العامة للتوجيه المعنوي بشرطة دبي للاستفادة من تجربة شرطة دبي في هذا المجال. واشار الى ان تجربة شرطة دبي تعد رائدة في هذا المجال، وان الدائرة تثمن وتقدر فتح شرطة دبي ابوابها لكل الدوائر والمؤسسات الحكومية والوطنية للاستفادة من خبراتها خدمة للمجتمع وللصالح العام. من جانبه استعرض الرائد جاسم خليل ميرزا مدير ادارة خدمة المجتمع أعمال ومهام القسم منذ انشائه، وقال: افتتح قسم التوثيق الميكروفيلمي في شهر نوفمبر عام 1979م لاداء مهامه بحفظ وتوثيق ملفات الافراد العسكريين والمدنيين وملفات القضايا الجنائية والمرورية التي شكلت عبئاً في تخزينها بالمستودعات وضاقت بها اضافة الى تعرضها للتلف والضياع بطول زمن تخزينها، ومجاراة حجم العمل المتزايد الخاص بحفظ الملفات حيث ان توثيقها ميكروفيلماً يسهل مهمة الرجوع الى المعلومات المطلوبة في وقت قصير بدلاً من طرق البحث التقليدية والتخلص من الملفات مما اهل القسم للفوز عام 1999م بأفضل تجربة ادارة في برنامج دبي للأداء الحكومي المتميز. واضاف: تتولى شعبة الاعداد والتوثيق استلام الملف، وترقيم محتويات الملف، وعمل بداية للملف، والتدقيق والمراجعة على الملف، وتجميع الملفات حتى يصل مجموع وثائقها الى 2400 وثيقة وهي ما تعادل فيلماً ميكروفيلمياً اضافة الى فهرسة الفيلم والتدقيق والمراجعة النهائية التي تسبق عملية التصوير. وقال الرائد جاسم: تتولى الشعبة الفنية عملية التصوير باستخدام فيلم من مقاس 16 ملليمتراً طوله 33 متراً «100 فوت» يتسع لاستيعاب 2400 ورقة. ويوجد بالقسم جهاز تحميض يعتبر من احداث الاجهزة حيث يمتاز بالبساطة وعدم التعقيد والسرعة العالية في التحميض حيث ان الفيلم الواحد لا يزيد وقت تحميضه على عشر دقائق كما ان عملية التحميض تتم بمعايير ومواصفات معينة متبعة في نظام الميكروفيلم.
