عقد صباح أمس بوزارة الأشغال العامة والاسكان الاجتماع الأول لفريق الأرشيف الالكتروني برئاسة إبراهيم عبدالملك الوكيل المساعد للشئون المالية والادارية ويضم المهندسة زهرة العبودي مديرة الرقابة وضبط الجودة. وتم خلال الاجتماع مناقشة فوائد القيام بالأرشفة الالكترونية لحفظ الوثائق والمعلومات الهامة ولسهولة ضمان مرجع لجميع موظفي الوزارة. وأشار رئيس الفريق إلى أهمية الاستعانة بخبراء وجهات متخصصة في مجال الأرشيف الالكتروني من أجل تنظيم دورات تدريبية وندوات عن برامج الأرشيف الالكتروني وضرورة القيام برحلات خارجية إلى الجهات الحكومية التي قامت بأرشفة وثائقها الكترونيا. وأشار أحمد يوسف ميرزا عضو ومقرر فريق الأرشيف الالكتروني إلى ان العلماء اهتموا حديثا بتنظيم المعلومات والأراشيف لأهمية المعلومات للنشاط البشري وتطور مناحي الحياة وانفجار المعلومات واتخاذ القرار حيث لا يوجد منشأة إلا وكانت بحاجة إلى اتخاذ القرار السليم الذي يحتاج بدوره إلى معلومات صحيحة وسليمة يستند اليها ويتم استرجاعها بسرعة وبأقل جهد وتكلفة. وقال ان الأرشيف هو تلك السجلات والقيود التي تنشئها مؤسسة ما من أجل تسيير أعمالها بغض النظر عن قيمته فيما يخص المعلومات التي يشتمل عليها. ويبقى الأرشيف حيا طالما بقيت الحاجة اليه وطالما بقيت المؤسسة المعنية تستخدمه لاتخاذ قراراتها أو توثيقها أو في توثيق معاملاتها. ويكون الأرشيف في عدة أشكال وأحجام فقد يكون مخرجا ورقيا من معالج نصوص أو أشرطة ممغنطة من الحاسوب أو وثائق ورقية أو صورا فوتوغرافية أو مخططات أو رسومات هندسية أو غيرها. وأضاف ان وزارة الأشغال تقوم حاليا بمشروع الأرشفة الالكترونية حتى تكون الرائدة في هذا المجال على مستوى وزارات الدولة ولحث باقي المؤسسات الحكومية الاتحادية لاتخاذ الخطوات ذاتها لتنفيذ مشاريع للأرشفة الالكترونية لأهميتها في الوقت الحالي والمستقبل ولانشاء مشروع الأرشيف الوطني على مستوى الدولة. وتكمن أهميتها كذلك في كونها ارثا وطنيا للأجيال المقبلة كما تكمن أهميتها للوزارة في في الرجوع اليها مستقبلا من اجل وضع الدراسات وتطوير المشاريع التي سبق تنفيذها حيث لا تتم عمليات التطوير إلا بمعلومات سابقة وبوجود المعلومات المتوفرة تسهل عملية التطوير وستوفر المادة والمجهودات والوقت الذي يجب استغلاله في عمليات البناء والتطوير الاداري وغيرها من المجالات الأخرى في عصر السرعة. ولذا نبعت فكرة البدء بمشروع الأرشفة الالكترونية في وزارة الأشغال العامة والاسكان لانها ستكون حاجة ملحة عاجلا ام آجلا وحتى تكون الوزارة الرائدة والسباقة في هذا المجال في ظل التحول الى الحكومة الالكترونية والجودة الشاملة. وقال ان وزارة الاشغال بحاجة الى تطبيق جميع مراحل الارشفة والتوثيق وعمليات المتابعة الادارية ومن بينها عمليات الصادر والوارد وفي حالة تطبيق جميع هذه المعلومات بأساليب علمية ومدروسة ستتمكن الوزارة من بناء نظام اداري ومعلوماتي تستند عليه جميع ادارات الوزارة لتنفيذ أعمالها ومن أهم هذه الفوائد ضمان عدم ضياع أي مستند أو وثيقة أو خريطة أو دراسة وضمان وجود مرجع قانوني لأعمال الوزارة ووجود مصدر معلوماتي للأجيال القادمة وتبسيط الأعمال الادارية والفنية بأقل التكاليف والجهود وبالسرعة الممكنة وبشكل مبسط بعيداً عن أي تعقيدات وضمان الوصول الى الجودة الشاملة والوصول الحقيقي لمتطلبات الأيزو وايجاد أفضل وأسهل الوسائل لحفظ المستندات والمعلومات وبناء اللبنة الأولى لمشروع الأرشيف الوطني على مستوى الدولة. كتب السيد الطنطاوي: