بدأت مؤسسة الشيخ محمد بن راشد آل مكتوم بتوثيق إلكتروني لكافة المستندات الموجودة فيها وذلك لإنشاء أرشفة إلكترونية يمكن الرجوع إليها بكل سهولة وبساطة إذا لزم ذلك. وذكر خليفة الشاعر مدير المؤسسة ان المشروع يأتي من ضمن جهودها في مجال التحول إلكترونيا في عصر الحكومة الإلكترونية التي قطعت شوطا كبيرا في إمارة دبي تحت رعاية راعي المؤسسة الفريق أول سمو الشيخ محمد بن راشد آل مكتوم ولي عهد دبي وزير الدفاع. وقال إن المؤسسة قامت حتى الآن بتحويل حوالي 4000 ملف ورقي إلى الملفات الإلكترونية وذلك باستخدام نظام التصوير الضوئي مما يؤدي إلى سهولة استخدامها في الأعمال اليومية للمؤسسة في عدة مجالات تتعلق بمهامها الرئيسية مشيرا إلى أن عملية التوثيق الإلكتروني ستجري وفق خطة زمنية محددة لهذا الغرض. من جهة أخرى، ضمن الجهود التي تبذلها مؤسسة الشيخ محمد بن راشد آل مكتوم للأعمال الخيرية والإنسانية في مجال تأدية مهامها بأكمل وجه وفي طريق صحيح يتميز بالجودة العالية ويحقق من خلالها الهدف المنشود، تقوم المؤسسة حاليا بالتنسيق مع عدة جهات رسمية وغير رسمية في إمارة دبي والإمارات الأخرى بتقديم المساعدات للأشخاص المستحقين داخل الدولة. وصرح خليفة الشاعر مدير مؤسسة الشيخ محمد بن راشد آل مكتوم للأعمال الخيرية والإنسانية أن الهدف الرئيسي من هذه المبادرة هو التعرف على مصداقية المعلومات التي يقدمها شخص يطلب أي نوع من المساعدات الداخلية من المؤسسة حتى يمكن للمسئولين المعنيين من التأكد على استحقاق مقدم الطلب للمساعدة وتبسيط الإجراءات له للحصول على المساعدة في حالة صحة المعلومات. وذكر أن التنسيق جار في هذا المجال بين المؤسسة وعدة جهات رسمية وغير رسمية في إمارة دبي والإمارات الأخرى مثل دائرة الأراضي ودائرة التنمية الاقتصادية وإدارة الجنسية والإقامة في دبي وشرطتي دبي والشارقة وبلديات دبي والشارقة وعجمان ومحكمة الشارقة الشرعية ومحكمة عجمان الشرعية بالإضافة إلى جمعيات الأعمال الخيرية في دبي والشارقة وعجمان مثل جمعية دبي الخيرية وهيئة الأعمال الخيرية وجمعية الشارقة الخيرية وجمعية الهلال الأحمر وجمعية بيت الخير وما إلى ذلك من الجمعيات والمؤسسات الخيرية الأخرى. وقال إن التنسيق القائم بين المؤسسة وتلك الجهات المذكورة يمكنها تبادل المعلومات والمستندات اللازمة فيما بينها في حالة الضرورة بناءً على طبيعة طلبات المساعدات التي تستلمها المؤسسة من حين لآخر.