بدأت بلدية الشارقة بالتعاون مع مركز التخطيط البياني العالمي بتنفيذ مشروع أرشفة وثائق الادارة الفنية الكترونيا، في اطار مشاريعها الهادفة الى استثمار ادوات العصر في الارتقاء بالخدمات التي تقدمها للمواطنين والمقيمين ولكافة القطاعات التجارية والاقتصادية، وفق أعلى معايير الجودة، وبما ينسجم مع توجه البلدية نحو ادخال التقنيات التكنولوجية الحديثة من أجل تسهيل وتبسيط الاجراءات والمعاملات المرتبطة بالجمهور. وأكد علي الرشيد مدير ادارة تكنولوجيا المعلومات في بلدية الشارقة على أهمية المشروع لجهة استكمال انظمة الحوسبة المتبعة في الادارة الفنية، اضافة الى امكانية التعامل مع المراجعين الكترونيا وخاصة في معاملات اصدار رخص البناء والتفتيش والرقابة على المباني. واضاف ان ادارة تكنولوجيا المعلومات في البلدية كانت اعدت في وقت سابق دراسة فنية لمتطلبات مشروع الارشيف الالكتروني في الادارة الفنية، وأعدت وثيقة المناقصة للأجهزة المطلوبة واختارت المناسب من الشركات، وستقوم هذه الادارة بالاشراف الفني على المشروع بالتنسيق مع الادارة الفنية. وذكر المهندس احمد الاميري رئيس شعبة تراخيص البناء التابعة للادارة الفنية مدير المشروع انه يتضمن أرشفة نحو مليون ونصف المليون وثيقة هي عبارة عن خرائط ومخططات واوراق مختلفة، مشيرا الى ان البلدية وفي اطار تنفيذ هذا المشروع كانت قد وقعت في وقت سابق هذا العام عقدا مع مركز التخطيط البياني العالمي، يتضمن قيام المركز بتوفير الاجهزة الخاصة بالمسح الضوئي للوثائق وتوفير الكادر البشري لانجاز هذه العملية اضافة الى اتخاذ الاجراءات الكفيلة بضبط الجودة، والفهرسة للوثائق حسب المعايير التي تتبعها البلدية. واضاف المهندس احمد الاميري ان المشروع سيساعد على استكمال البنية الاساسية للتعامل الالكتروني في الادارة، مشيرا الى المزايا العديدة للمشروع ومنها سرعة وسهولة العودة الى المستندات والمخططات المطلوبة، وتوفير المساحة التي يشغلها النظام الحالي، والذي يمثل عبئا كبيرا على القائمين على عملية الارشفة اليدوية وحفظ الملفات، كما سيتيح الارشيف الالكتروني ربط البلدية مع المقاولين والاستشاريين الكترونيا، مع اكتمال مشروع الانترنت الجاري تنفيذه في البلدية. واضاف ان النظام الجدي سيساعد في الحصول على معلومات مهمة جدا يصعب توفيرها وفق النظام الحالي، اضافة الى حفظ المعلومات التي تتضمنها الملفات الموجودة حاليا والمعرضة للضياع او التلف نتيجة كثرة الاستخدام، مشيرا الى ان النظام الجديد يتيح حفظ المخططات والمستندات المطلوبة بالصورة الصحيحة، حيث يتعرض النظام الحالي الى مشكلات امكانية فقدان احد المخططات او الاوراق المطلوبة او عدم ارشفتها بالتسلسل الصحيح او حفظ كمية من الاوراق المكررة، علاوة على اختصار المدة التي تستغرقها المعاملة.