أعلن المهندس احمد محمد فكري مدير عام بلدية الشارقة ان البلدية ستبدأ في غضون الاسابيع الثلاثة المقبلة أرشفة وثائق الإدارة الفنية الكترونيا، في اطار مشاريع البلدية الهادفة الى استثمار أدوات العصر في الارتقاء بالخدمات التي تقدمها للمواطنين والمقيمين، ولكافة القطاعات التجارية والاقتصادية، وفق اعلى معايير الجودة، وينسجم ذلك مع توجه البلدية نحو ادخال التقنيات التكنولوجية الحديثة من اجل تسهيل وتبسيط الاجراءات والمعاملات المرتبطة بالجمهور. وأوضح مدير عام بلدية الشارقة ان المشروع يتضمن أرشفة نحو مليون ونصف المليون وثيقة هي عبارة عن خرائط ومخططات وأوراق مختلفة، مشيرا الى ان البلدية وفي اطار تنفيذ هذا المشروع وقعت السبت الماضي عقدا مع مركز التخطيط البياني العالمي، يتضمن قيام المركز بتوفير الأجهزة الخاصة بالمسح الضوئي للوثائق وتوفير الكادر البشري لانجاز هذه العملية اضافة الى اتخاذ الاجراءات الكفيلة بضبط الجودة، والفهرسة للوثائق حسب المعايير التي تتبعها البلدية. واشار الى ان مدة العقد سنتين، وسيتم خلال هذه الفترة البدء في استخدام نظام الأرشفة الالكتروني للمعاملات الجديدة اضافة الى أرشفة القديم منها. وأضاف المهندس احمد فكري ان المشروع الجديد يأتي ضمن خطة شاملة من ثلاث مراحل هي: مرحلة تقنية نظم المعلومات، ومرحلة تقنية نظم المعلومات الجغرافية ومرحلة نظم الارشفة الالكترونية، وفي حين اكتملت المرحلتان الاولى والثانية، يمثل العقد الذي تم توقيعه المرحلة الثالثة، وسيتم به استكمال البنية الأساسية للتعامل الالكتروني في الادارة الفنية. من جهته بين المهندس راشد العويس مدير الادارة الفنية في بلدية الشارقة مزايا مشروع الأرشفة الالكترونية للوثائق ومنها سرعة وسهولة العودة الى المستندات والمخططات المطلوبة، وتوفير المساحة التي يشغلها النظام الحالي، والذي يمثل عبئا كبيرا على القائمين على عملية الأرشفة اليدوية وحفظ الملفات، كما سيتيح الأرشيف الالكتروني امكانية ربط البلدية مع المقاولين والاستشاريين الكترونيا، مع اكتمال مشروع الانترنت الجاري تنفيذه في البلدية. واضاف مدير الادارة الفنية ان النظام الجديد سيساعد في الحصول على معلومات مهمة جدا يصعب توفيرها وفق النظام الحالي، اضافة الى حفظ المعلومات التي تتضمنها الملفات الموجودة حاليا والمعرضة للضياع أو التلف نتيجة كثرة الاستخدام، مشيرا الى ان النظام الجديد يتيح حفظ المخططات والمستندات المطلوبة بالصورة الصحيحة، حيث يتعرض النظام الحالي الى مشكلات امكانية فقدان احد المخططات او الاوراق المطلوبة او عدم ارشفتها بالتسلسل الصحيح او حفظ كمية من الأوراق المطلوبة او عدم ارشفتها بالتسلسل الصحيح او حفظ كمية من الأوراق المكررة، علاوة على اختصار المدة التي تستغرقها المعاملة، حيث لا يتطلب نظام الارشفة الالكتروني الرجوع الى الارشيف الموجود في المنطقة الصناعية. ووصف المهندس راشد العويس المشروع بأنه مهم لجهة استكمال انظمة الحوسبة المتبعة في الادارة الفنية، وسيتيح التعامل مع المراجعين الكترونيا وخاصة في معاملات اصدار رخص البناء والتفتيش والرقابة على المباني. يذكر ان ادارة تكنولوجيا المعلومات في البلدية كانت أعدت في وقت سابق دراسة فنية لمتطلبات مشروع الارشيف الالكتروني في الادارة الفنية، واعدت وثيقة المناقصة للاجهزة المطلوبة واختارت المناسب من الشركات، وستقوم هذه الادارة بالاشراف الفني على المشروع بالتنسيق مع الادارة الفنية.