طبقت إدارة العقود والمشتريات في بلدية دبي تجربة فريدة لاشراك طلبة التدريب الصيفي في تحويل ملفات الإدارة من عقود ووثائق وخرائط الى ملفات ضوئية تحفظ لفترة طويلة. وقد نجحت التجربة في تعويد الطلبة على تحمل المسئولية وتوفير مبالغ طائلة كانت ستذهب الى شركات القطاع الخاص نظير تطبيق تلك الأعمال من قبلها خاصة وان حجم العمل يتضمن تحويل 1700 ملف تحوي اكثر من 255 الف ورقة و3 الاف وثيقة مختلفة الأحجام ويصل اجمالي عدد الصفحات الواجب تصويرها ضوئيا الى مليون صفحة. وقال محمود حبيب رئيس قسم المشتريات مدير ادارة العقود والمشتريات بالإنابة ان بلدية دبي وفي ظل التوجهات نحو الحكومة الإلكترونية عملت على إدخال برامج إلكترونية ضمن المهام والإجراءات التي تؤديها وكان لزاما تحويل ملفات الإدارة الى ملفات ضوئية خاصة لشعبتي مسح الكميات والمناقصات والعقود وذلك تنفيذا لاحد متطلبات الحكومة الإلكترونية وميكنة العمل واستغلال الحيز الذي تشغله تلك الملفات. واضاف ان طبيعة العمل في ادارة العقود والمناقصات تحتم التعامل مع ملفات ضخمة ووثائق تأخذ حيزا كبيرا ويتم الرجوع اليها كلما استدعت الضرورة فكانت الحاجة الى حفظها بعيدا عن التلف باستخدام افضل البرامج في هذا المجال. وافاد ان تحويل الملفات الى ملفات ضوئية يستغرق وقتا وتم في المرحلة الاولى تطبيق برنامج ينفذه طلبة برنامج التدريب الصيفي كنوع من التدريب على مهام العمل والتعرف على طبيعة العمل في ادارة العقود والمشتريات واشراكهم كعنصر اساسي لا يختلفون عن الموظفين في اداء وتحمل المسئوليات تطبيقا لاهداف برنامج التدريب الصيفي. وأكد ان المؤشرات الأولية كانت مشجعة حيث تم الانتهاء من تحويل عدد كبير من الملفات وتصويرها ضوئيا وسيتم استكمال العمل بواسطة الموظفين بعد انتهاء البرنامج الصيفي. وأشار الى ان تطبيق البرنامج بواسطة الإدارة وفر عليها مبالغ كبيرة كانت ستدفعها الى شركات القطاع الخاص حيث تم تأمين المكان المناسب وبرنامج دوكووير وتسمية أحد الموظفين للقيام بعملية الاشراف والمتابعة إضافة الى توفير أجهزة التصوير الضوئي. وقال ان طلبة التدريب الصيفي في بلدية دبي يعاملون وفق نظام خاص من حيث الالتزام بالحضور والدوام وعدد مرات الغياب والتقيد بلوائح العمل وتصرف لهم مكاآت شهرية ويتم اختيار المتميزين منهم ليتم تكريمهم نهاية البرنامج الصيفي.
