أصدرت بلدية دبي لائحة المكافآت والتكريم الخاصة بنظام الاقتراحات في البلدية وحددت الفئات التي تستحق التكريم وأنواعه. وأكد قاسم سلطان مدير عام البلدية أهمية اللائحة في تحفيز الموظفين والعملاء على تقديم الاقتراحات الجيدة والابتكار في العمل والأفكار. وقال ان الدائرة حرصت على وجود لائحة خاصة بالنظام والتي من شأنها تكريم كل المتقدمين بالاقتراحات الجيدة سواء التي لها مردود مادي أو تغير في الاجراءات والمبادرات. وأضاف ان مواد اللائحة حددت كافة الاقتراحات الايجابية المقدمة من مختلف فئات المتعاملين المشاركة في نظام الاقتراحات في البلدية وكذلك الجهات أو الوحدات التنظيمية التي يتبعها مقدمو الاقتراحات. وأشار إلى ان الاقتراح يعتبر ايجابيا يستحق مقدمه المكافأة والتكريم إذا تبين بعد تطبيقه أن له فائدة عملية ذات نتائج أو آثار ايجابية ملحوظة في مجالات الاستثمار الأمثل للموارد البشرية والمادية وجودة وكفاءة وايجابية العمل ورضا المتعاملين سواء في الخارج أو الداخل وتطوير بيئة العمل ويعتبر ايجابيا في أية مجالات أخرى ذات علاقة باختصاصات ومهام البلدية. وقال ان اللائحة حددت الاقتراحات المطبقة ذات النتائج أو الآثار الايجابية وقسمتها إلى اقتراحات ذات نتائج ايجابية مادية «وهي الاقتراحات التي يسهل معها قياس المردود المادي المتحقق نتيجة تطبيقها وتأتي ذلك من خلال زيادة الايرادات أو التوفير في النفقات» وتتفرع إلى اقتراحات تقتصر الاستفادة من تطبيقها لمرة واحدة، اقتراحات تستمر الاستفادة من تطبيقها بشكل دوري أو سنوي. واقتراحات ذات نتائج ايجابية معنوية «وهي الاقتراحات التي يصعب معها القياس المباشر للمردود المادي المحقق نتيجة تطبيقها، وتشمل الاقتراحات المحققة لرضى المتعاملين والموظفين، تبسيط الاجراءات، اختصار الوقت، تحسين السلامة، رفع مستوى الكفاءة والفعالية وما شابهها». ويتم احتساب المردود المادي للاقتراحات المطبقة والتي تحقق بعد تطبيقها نتائج ايجابية مادية وذلك خلال الثلاث سنوات الأولى من تطبيقها وتحدد قيم المكافآت المالية التي تستحق لمقدمي الاقتراحات المطبقة ذات النتائج الايجابية المادية وفقا لما هو محدد بهذه اللائحة والمعتمد من قبلنا، مع منحهم شهادات تقدير عن تلك الاقتراحات. وحسب اللائحة يجوز أن يصرف لمقدم الاقتراح المجدي والذي قد يستمر تطبيقه للحصول على النتائج الايجابية المادية أكثر من ستة أشهر مبلغ محدد كدفعة أولى من قيمة المكافأة المالية المستحقة وذلك بناء على اعتماد اللجنة العليا لنظام الاقتراحات لتوصية المسئول الأول في الوحدة التنظيمية المعنية واقراره بأن نتائج التطبيق ستكون ايجابية ماديا وتحديده للجدول الزمني المعتمد لخطط التطبيق، على أن يتم صرف المبلغ المتبقي من قيمة المكافأة المالية المستحقة لمقدم الاقتراح بعد تطبيق وتنفيذ الاقتراح والحصول على النتائج الايجابية المادية المتوقعة. وحددت اللائحة قيمة المكافآت المالية التي تستحق لمقدمي الاقتراحات المطبقة ذات النتائج الايجابية المعنوية وفقا للجدول الموضوع وعلى أساس نظام النقاط للاقتراح المجدي بعد الدراسة حسب افادة الوحدة التنظيمية المعنية، حيث يحصل مقدمه على تسع نقاط وذلك في حالة تقديم الاقتراح مع آلية التطبيق شاملا أهداف الاقتراح والنتائج المتوقعة أو تقديم دراسة الجدوى وثلاث نقاط في حالة تقديم الفكرة فقط. أما الاقتراح المطبق المحقق لنتائج ايجابية معنوية حسب افادة الوحدة التنظيمية المعنية، فيحصل عنه مقدمه على 24 نقطة اضافة تضاف إلى النقاط المحصلة على دراسة الاقتراح، وذلك في حالة ما اذا كانت النتائج المحققة ذات تأثيرات ايجابية معنوية ملموسة. ويحصل مقدم الاقتراح على ست نقاط اضافية تضاف إلى النقاط المحصلة عن دراسة الاقتراح، وذلك للحالات الأخرى المحققة لنتائج ذات تأثيرات ايجابية معنوية غير ملموسة وسيتم تجميع النقاط لمقدم هذه الاقتراحات ويكافأ وفقا للائحة. ولم تغفل اللائحة امكانية التوقف عن جميع النقاط والحصول على المكافأة حيث أبقي الخيار لمقدم الاقتراحات بالتوقف عند أي من النقاط والحصول على المكافأة المالية المستحقة أو الاستمرار في تجميع النقاط حتى يصل إلى المكافأة المالية الأعلى كما يمنح مقدمو هذا النوع من الاقتراحات شهادات تقدير مع المكافآت المالية المستحقة لهم. وأتاحت اللائحة للجنة العليا لنظام الاقتراحات بالتنسيق مع الوحدات التنظيمية المعنية تكريم ومكافأة فئات الاقتراح الفردي المتميز وتمنح المكافأة مرة واحدة سنويا لأفضل اقتراح فردي متميز، ويكافأ مقدمه بمبلغ محدد حسب اللائحة اضافة إلى شهادة تقدير. فئة الاقتراح الجماعي المتميز وتمنح المكافأة مرة واحدة سنويا لأفضل اقتراح جماعي متميز، ويكافأ مقدموه بمبلغ محدد يوزع عليهم بالتساوي اضافة لشهادة تقدير لكل منهم. فئة المساهم المتميز: وتمنح المكافأة مرة واحدة سنويا لمن يقدم أكبر عدد ممكن من الاقتراحات المجدية بعد الدراسة في السنة الواحدة، ويكافأ مقدمها بمبلغ محدد اضافة إلى شهادة تقدير. فئة منسق الاقتراحات المتميز: وتمنح المكافأة مرة واحدة سنويا إلى منسق الوحدة التنظيمية الذي يساهم في تفعيل وتطبيق نظام الاقتراحات ومتابعته الفورية لوضعية الاقتراحات المحالة للوحدة التنظيمية التي يعمل فيها، لضمان حصول مقدمي الاقتراحات على رسائل الشكر والاخطارات الكتابية المتعلقة بدراسة وتقييم وتطبيق اقتراحاتهم، ويكافأ كذلك بمبلغ محدد اضافة إلى شهادة تقدير. كما حددت اللائحة فئة مسئولي الوحدات التنظيمية المتميزين للحصول على المكافأة وتمنح مرة واحدة سنويا للذين يساهمون بشكل ملحوظ في تشجيع موظفيهم والمتعاملين معهم على تقديم الاقتراحات المجدية وكذلك عن دورهم المتميز في تفعيل دراسة وتطبيق الاقتراحات المتعلقة بالوحدة التنظيمية التابعة لها، ويكافأ بهدية عينية تحددها اللجنة العليا اضافة إلى شهادة تقدير. وأتاحت اللائحة مجالا للجنة العليا لنظام الاقتراحات لتطبيق آليات ووسائل تحفيزية أخرى اختيار فئة «المقترح السعيد» والذي يتم اختياره في حفلات التكريم من خلال اجراء سحب على جميع الاقتراحات المجدية بعد الدراسة لما يمثل لك من التحفيز والتشجيع للمتعاملين على تقديم الاقتراحات المجدية والمساهمة في تحقيق التحسين المستمر لخدمات ومهام البلدية. وبالنسبة إلى الاقتراحات التي يتم تقديمها كابداعات أو اختراعات جديدة ومتميزة وغير مطبقة على المستوى المحلي أو الدولي والتي تحقق نتائج ايجابية عند تطبيقها، يمنح صاحبها مكافأة مالية محددة حسب اللائحة بالاضافة إلى شهادة تقدير، وذلك بعد اثبات براءة الاختراع. ويتولى المسئول الأول في الوحدة التنظيمية المعنية اخطار القسم المختص كتابيا بالنتائج الايجابية المحققة من تطبيق الاقتراحات، على أن يقدم كافة الوثائق المتعلقة بالدراسة والتقييم إلى القسم المعني بما في ذلك احتساب المردود المادي والنتائج الايجابية الملموسة المتحققة من تطبيق الاقتراحات. ويقوم القسم المختص باحالة الاقتراحات المطبقة ذات النتائج الايجابية إلى اللجنة العليا لنظام الاقتراحات لدراسة مدى جدوى الفوائد المحققة وتحديد نوع المكافأة المستحقة لمقدم الاقتراح وللجهات أو الوحدات التنظيمية المسئولة عنها. ويتم تنظيم حفل تكريم مقدمي الاقتراحات المطبقة لتوزيع شهادات التقدير والمكافآت المالية والعينية مرة واحدة كل ستة أشهر، وذلك بالتنسيق بين اللجنة العليا لنظام الاقتراحات والوحدات التنظيمية ذات العلاقة بالبلدية، ويحضر حفل التكريم المدير العام ومساعدوه ومسئولو الوحدات التنظيمية. يذكر ان البلدية أطلقت نظام الاقتراحات في وقت سابق العام الماضي وهو عبارة عن آلية محفزة لتلقي اقتراحات وآراء العملاء الداخليين والخارجيين سعيا نحو تقديم أفضل الخدمات لجمهور العملاء وقد استقطب أكثر من 700 اقتراح. وتهدف البلدية من خلال هذا النظام إلى ايجاد آلية للتحفيز على الابداع واستقطاب اقتراحات المتعاملين مع خدمات البلدية والتي من شأنها استمرارية تطوير وتحسين أساليب ونظم واجراءات العمل في البلدية وجودة الخدمات التي تقدمها، مع عدم اغفال دور المبدعين وأصحاب الاقتراحات الجيدة مع الاشارة إلى انه سيتم تكريم المشاركين في النظام وكافة المساهمين مع البلدية في جهودها نحو استمرار تحقيق الجودة والتميز والريادة. وأتاحت البلدية وسائل عدة للمتعاملين الداخليين والخارجيين للتقدم باقتراحاتهم وتشمل هذه الوسائل موقع البلدية على الانترنت ونموذج الاقتراحات المتوفر الكترونيا من خلال البريد الالكتروني الداخلي للعملاء الداخليين ونموذج الاقتراحات المتوفر ورقيا لدى كافة الوحدات التنظيمية والتحدث مباشرة مع المسئول الأول بالوحدات التنظيمية المعنية أو مخاطبة قسم إدارة الجودة وتم تخصيص أماكن لوضع مجسم «ملتقى الاقتراحات» في مبنى الدائرة وكذلك بالامكان تلقي الاقتراحات عبر الوسائل البريدية والفاكسميلي. ويتم اعتبار كل اقتراح بمثابة فكرة جديدة للتطوير أو الابداع أو الابتكار سواء أكان منهج عمل أو نظام أو اجراء بحيث نجم عنه فوائد عملية تكون ذات نتائج ايجابية ملحوظة في أي مجال من مجالات استثمار الموارد المادية والبشرية، مثل رضا المتعاملين، جودة وكفاءة وفعالية وانتاجية العمل، بيئة العمل وغير ذلك من المجالات المرتبطة بمهام واختصاصات البلدية. وتم تطبييق عدد الاقتراحات من قبل الوحدات التنظيمية وتحظى الاقتراحات بعناية واهتمام البلدية سواء تم تنفيذها أو تبين انها مطبقة أصلا ومثال على ذلك اقتراح تقدم به المهندس رمضان عبدالله رئيس شعبة التحكم وصيانة أنظمة المرور والمتعلق بتطوير نظام اللوحات الارشادية الخاصة بمواقف الساحات وتوصيلها بنظام التحكم المركزي للاشارات الضوئية وقد حقق الاقتراح بعد تطبيقه وفرا ماديا بلغ أكثر من 340 ألف درهم. كما طبقت الوحدات التنظيمية عددا من اقتراحات المتعاملين بكافة فئاتهم ويتم حاليا تقييم نتائج التطبيق بهدف تكريم ومكافأة أصحاب الاقتراحات المطبقة وكذلك مكافأة وتكريم مسئولي الوحدات التنظيمية الذين تفاعلوا بايجابية مع نظام الاقتراحات من حيث تشجيعهم لموظفيهم ومتعامليهم الخارجيين لتقديم الاقتراحات أو لاهتمامهم الفعال بدراسة وتطبيق تلك الاقتراحات. وبالنسبة إلى الاقتراح المقدم من المهندس رمضان عبدالله فانه اقتراح توصيل اللوحات الارشادية الخاصة بمواقف الساحات بنظام التحكم المركزي للاشارات الضوئية وتم الانتهاء من التوصيلات وتعمل اللوحات الارشادية بشكل اعتيادي. وكانت التكلفة الاجمالية لنظام اللوحات الارشادية مليونا و105 آلاف درهم وواجهت الشركة المصنعة والموردة لها صعوبات عديدة في تشغيلها ولم تستطع حلها حيث لم تكن اللوحات تعمل بشكل جيد، وعمل المهندس صاحب الاقتراح على تجربة امكانية توصيل هذه اللوحات بنظام التحكم المركزي للاشارات الضوئية وتطلب منه ذلك جهدا اضافيا لايجاد أمثل الطرق لنجاح عمل اللوحات مع نظام التحكم وبرمجة نظام التحكم وأجهزة التحكم بالاشارات للتعامل مع هذه اللوحات. الطريقة التي اتبعها المقترح في التوصيل أكثر توفيرا من كلفة التشغيل التي استعملتها الشركة وتتميز بمزايا عدة مثل عدم الحاجة لتوفير خطوط الهاتف لكل لوحة ارشادية حيث ان اللوحات الارشادية موصلة بأجهزة التحكم بالاشارات في الموقع والتي بدورها موصلة بنظام التحكم المركزي. كما ان تغير نظام الحواجز في مواقف الساحات إلى نظام الدفع والعرض المستخدم في المواقف الجانبية كان سيؤثر على عمل نظام اللوحات الارشادية إذا ما نجحت الشركة بتشغيلها وذلك لاعتماد الشركة المصنعة على أجهزة المداخل والمخارج في عد السيارات، أما الطريقة الجديدة في التوصيل بنظام التحكم فانه لن يتأثر بهذا التغيير وسيعمل بنفس الكفاءة. ومن المميزات ان الشركة المصنعة اعتمدت في التخاطب فيما بين اللوحات الارشادية وجهاز الحاسب الخاص باللوحات على خطوط الهاتف العادية الأمر الذي يؤدي إلى تأخر تغيير أوجه هذه اللوحات وذلك لحاجة جهاز الحاسب بالاتصال بكل لوحة واعطائها الأوامر بالتغيير والأمر كان يستغرق عدة دقائق، في حين ان النظام الجديد في التوصيل يتيح المجال أمام جميع اللوحات لتتغير بشكل فوري وذلك لاتصالها المباشر مع نظام التحكم المركزي من خلال أجهزة التحكم بالاشارات في المواقع. وتولي اللجنة العليا لنظام الاقتراحات أي اقتراح يقدم إلى البلدية من خلال القنوات المعتمدة والمحددة بصناديق «ملتقى الاقتراحات» أو عبر الرسائل البريدية العادية أو الالكترونية أو من خلال وسائل الاعلام أهمية خاصة وتعتبره بمثابة رسالة مهمة ستحظى باهتمام وتقدير كافة المسئولين في البلدية كما سيتم مكافأة أصحاب الاقتراحات المجدية المطبقة ذات النتائج الايجابية. وقد كشف النظام عن أصحاب رؤى وابتكارات تقدموا باقتراحات ستأخذ طريقها حيز التطبيق كما شجع أصحاب الأفكار من كافة الفئات والمستويات للتقدم للبلدية بكل سهولة باقتراحاتهم التي ستساعد في تطوير الخدمات وتحقيق الجودة والتميز والريادة.