أنشأت بلدية دبي نظاما متكاملا للاقتراحات يهدف إلى إيجاد آلية لتحفيز الموظفين على الإبداع واستقطاب اقتراحات المتعاملين مع خدمات البلدية والتي من شأنها تحقيق استمرارية التطوير، وتحسين أساليب ونظم وإجراءات العمل في البلدية وجودة الخدمات التي تقدمها سعيا نحو تقديم افضل الخدمات لجمهور العملاء، مع عدم إغفال دور المبدعين و أصحاب الاقتراحات الجيدة حيث يتم دوريا تكريم المشاركين في النظام وكافة المساهمين مع البلدية في جهودها نحو استمرار تحقيق الجودة والتميز والريادة . وأكد المهندس مطر محمد الطاير مساعد مدير عام بلدية دبي لشئون الطرق والمشاريع العامة رئيس لجنة الاقتراحات في بلدية دبي أنه منذ تطبيق النظام في يونيو 2000 أتاحت البلدية وسائل عده للمتعاملين الداخليين والخارجيين للتقدم باقتراحاتهم وتشمل هذه الوسائل موقع الدائرة على الإنترنت ونموذج الاقتراحات المتوفر إلكترونيا من خلال البريد الإلكتروني الداخلي للعملاء الداخليين ونموذج الاقتراحات المتوفر ورقيا لدى كافة الوحدات التنظيمية والتحدث مباشرة مع المسؤول الأول بالوحدة التنظيمية المعنية او مخاطبة قسم إدارة الجودة وتم تخصيص أماكن لوضع مجسم «ملتقى الاقتراحات» في مبنى الدائرة وكذلك بالامكان تلقي الاقتراحات عبر الرسائل البريدية و الفاكسميلي . وأضاف أن اللجنة تعتبر كل اقتراح بمثابة فكرة جديدة للتطوير أو الإبداع او الابتكار سواء أكان منهج عمل او نظاماً او إجراء بحيث تنجم عنه فوائد عملية تكون ذات نتائج إيجابية ملحوظة في أي مجال من مجالات استثمار الموارد المادية والبشرية، مثل رضى المتعاملين، جودة وكفاءة وفعالية وإنتاجية العمل، بيئة العمل وغير ذلك من المجالات المرتبطة بمهام واختصاصات البلدية. وقال مساعد مدير عام بلدية دبي لشئون الطرق والمشاريع العامة انه تم تصميم واعداد مجسمات ملتقى الاقتراحات من قبل قسم المباني التاريخية في إدارة المشاريع العامة على شكل «بارجيل» واخذ في الاعتبار لدى تصميمه إمكانية وجود اماكن لنماذج تقديم الاقتراحات والكتيبات والملصقات التي تفسر كيفية تقديم الاقتراحات وتم وضع هذه المجسمات في عدة مواقع بالمبنى الرئيسي للبلدية ومراكزها المختلفة في أنحاء مختلفة بالإمارة. مشيرا إلى أنه قد تم إعداد النماذج الورقية والإلكترونية المختلفة الخاصة بتقديم الاقتراحات من قبل المتعاملين الداخليين والخارجيين باللغتين العربية والإنجليزية وذلك لتسهيل عملية تقديم الاقتراحات. كما تم الانتهاء من طباعة كميات كبيرة من الكتيبات والملصقات الخاصة بالنظام لترويجه بين المتعاملين الداخليين والخارجيين. وأوضح أن اللجنة انتهت من إعداد لائحة المكافآت والتكريم والتي تشمل أنواع و مقدار المكافآت وأساليب تكريم مقدمي الاقتراحات المطبقة وكذلك الجهات أو الوحدات التنظيمية التي يتبعها مقدمو الاقتراحات، وفي هذا الصدد قامت اللجنة بإعداد استبيان خاص لاستطلاع آراء الموظفين حول المحاور الأساسية للائحة المكافات و التكريم. كما اصدر قسم ادارة الجودة كتيبا تعريفيا بالنظام يتضمن اهداف النظام و الاحكام العامة للتقدم بالاقتراحات وفئات المتعاملين والتعاريف الخاصة بالفئات والمسار التدفقي العام للنظام وأسلوب تقديم الاقتراحات. وأشار المهندس مطر محمد الطاير إلى أنه بالنسبة الى الأسلوب التدفقي فان الاقتراح ينتقل الى المسئول الأول ونسخة أخرى الى قسم ادارة الجودة و تتم دراسة اقتراح من قبل المسؤول الاول بعد توجيه خطاب شكر اليه ويرى مدى إمكانية تطبيق الاقتراح وجدواه ثم يتم تقييم نتائج التطبيق وبالنسبة الى قسم ادارة الجودة فيتولى المعالجة الإدارية واستلام الاخطار الموجه من المسؤول الاول حول اقتراح الموظف او النتائج ويتولى كذلك تحديث وضعية الاقتراحات واعداد التقارير الدورية ورفعها الى اللجنة العليا للاقتراحات لتطبيق لائحة المكافآت والتكريم وتنظيم حفل التكريم الدوري. وقال انه في اطار التعريف بالنظام فقد نظمت اللجنة العليا لنظام الاقتراحات ببلدية دبي ندوة عن «تفعيل الاقتراحات في البلدية حضرها مساعدو مدير عام البلدية و مدراء الإدارات وعدد من رؤساء الأقسام في الدائرة. كما تم استقدام أحد الاستشاريين في المواضيع المتعلقة بمشاركة الموظفين وبرامج الاقتراحات وتناولت محاضرته الإمكانيات المتوفرة لدى موظفي المؤسسة سواء كانت حكومية أو خاصة وأهمية نظام اقتراحات فعال لاستغلال تلك الامكانيات والأفكار التي يمتلكها الموظفون. وتطرق المحاضر إلى اهمية وجود نظام شامل لتحفيز الموظفين الذين يقدمون اقتراحاتهم القيمة من خلال تقدير جهودهم والأفكار والاقتراحات التي يقدمونهم وتكريمهم على ذلك مما يشجع الموظفين على بذل جهود متواصلة لتطوير وتحسين أداء مهامهم بشكل خاص وأداء المؤسسة التي ينتمون إليها بشكل عام ورأى ضرورة وجود ثقافة جديدة في المؤسسة لقبول الأفكار التي يقدمها الموظفون واحترامهم بسبب المساهمات التي يقومون بها لتحسين أداء المؤسسة وعلى القيادة العليا تقديم كل الدعم و المساندة لهؤلاء الموظفين والعمال المبدعين. وقد أشاد الخبير الدولي بنظام الاقتراحات ببلدية دبي مشيرا إلى ان نظام البلدية يتميز بتغطيته جميع موظفي وعمال الدائرة والجمهور الخارجي على حد سواء. وأكد مساعد مدير عام بلدية دبي لشئون الطرق والمشاريع العامة رئيس لجنة الاقتراحات أنه يجري حاليا الاعداد لندوات اخرى ستشمل قطاعات وادارات البلدية المختلفة في سبيل تفعيل النظام وضمان مشاركة اكبر من الادارات والموظفين خاصة وان النظام لا يحفز الموظفين فحسب بل ينظر لدور الادارات و الوحدات التنظيمية ومدى مساهمتها في دراسة الاقتراحات وتطبيقها كجزء محفز اخر يدفع الموظفين و الجمهور المتعامل الى التعامل بجدية اكثر مع النظام. وأضاف أنه مع مرور عام على تطبيق المشروع فقد نجح نظام الاقتراحات في بلدية دبي في تفعيل مشاركة المتعاملين الداخليين والخارجيين واستقطاب اقتراحاتهم حيث بلغ عددها أكثر من 800 اقتراحا حتى الآن، وتم تطبيق العديد منها من قبل الوحدات التنظيمية بناء على اقتراحات المتعاملين، مشيرا إلى أن الوحدات التنظيمية في البلدية استلمت 428 اقتراحاً خلال العام الماضي، منها 45 اقتراحاً مقدمة من المتعاملين الخارجيين، وتم إرسال رسائل الشكر لأصحاب هذه الاقتراحات وكذلك إخطارهم بنتائج الدراسة والتطبيق لعدد منها. وذكر أن الاقتراحات تحظى بعناية واهتمام البلدية سواء تم تنفيذها أو تبين أنها مطبقة أصلاً ومثال على ذلك اقتراح تقدم به المهندس رمضان عبد الله رئيس شعبة التحكم وصيانة أنظمة المرور والمتعلق بتطوير نظام اللوحات الإرشادية الخاصة بمواقف الساحات وتوصيلها بنظام التحكم المركزي للإشارات الضوئية وقد حقق الاقتراح بعد تطبيقه وفراً مادياً بلغ أكثر من 340 ألف درهم. كما طبقت الوحدات التنظيمية عددا من اقتراحات المتعاملين بكافة فئاتهم ويتم حالياً تقييم نتائج التطبيق بهدف تكريم ومكافأة أصحاب الاقتراحات المطبقة وكذلك مكافأة وتكريم مسئولي الوحدات التنظيمية الذين تفاعلوا بإيجابية مع نظام الاقتراحات من حيث تشجيعهم لموظفيهم ومتعامليهم الخارجيين لتقديم الاقتراحات أو لاهتمامهم الفعال بدراسة وتطبيق تلك الاقتراحات. وأفاد المهندس مطر الطاير أنه وفق الدراسة الإحصائية التي قام بها قسم إدارة الجودة خلال عام 2000م فإن أعلى نسبة من الاقتراحات وردت من موظفي قطاع البيئة والصحة العامة بعدد 99 اقتراحاً ثم موظفي قطاع الطرق والمشاريع العامة بعدد 65 اقتراحاً ثم موظفي إدارة التطوير الإداري والجودة بعدد 62 اقتراحاً ثم موظفي قطاع التخطيط والمساحة بعدد 43 اقتراحاً وقطاع الشئون المالية بعدد 36 اقتراحاً وقطاع الخدمات الإدارية بعدد 35 اقتراحاً وقطاع الخدمات الفنية بعدد 29 اقتراحاً والبقية على القطاعات والإدارات الأخرى في البلدية بنسب متفاوتة. ومن حيث عدد الاقتراحات المحولة للوحدات التنظيمية للدراسة والتطبيق حسب مهام وتخصصات هذه الوحدات، فإن إدارة الحدائق العامة والزراعة حققت أعلى نسبة من الاقتراحات المحولة لها للدراسة والتطبيق حيث وصلت إلى عدد 86 اقتراحاً ثم إدارة الطرق حيث حول لها عدد 49 اقتراحاً فإدارة الشئون الإدارية حيث حول لها عدد 38 اقتراحاً فإدارة شئون الموظفين حيث حول لها عدد 24 اقتراحا ً ثم إدارات البيئة وتكنولوجيا المعلومات وقسم العلاقات العامة حيث حول لكل منها عدد 18 اقتراحاً ثم إدارة التطوير الإداري والجودة حيث حول لها عدد 17 اقتراحاً. أما إدارات العقود والمشتريات، النقليات، المشاريع العامة، والتخطيط والمساحة فقد حول لكل منها حوالي عدد 14 اقتراحاً للدراسة والتطبيق، وتوزعت بقية الاقتراحات على باقي الوحدات التنظيمية للدراسة والتطبيق حسب مهام وتخصصات هذه الوحدات. وبالنسبة إلى الاقتراح المقدم من المهندس رمضان عبدالله فإنه اقترح توصيل اللوحات الإرشادية الخاصة بمواقف الساحات بنظام التحكم المركزي للإشارات الضوئية وتم الانتهاء من التوصيلات وتعمل اللوحات الإرشادية بشكل اعتيادي. وكانت التكلفة الإجمالية لنظام اللوحات الإرشادية مليوناً و105 آلاف درهم وواجهت الشركة المصنعة والموردة لها صعوبات عديدة في تشغيلها ولم تستطع حلها حيث لم تكن اللوحات تعمل بشكل جيد، وعمل المهندس صاحب الاقتراح على تجربة إمكانية توصيل هذه اللوحات بنظام التحكم المركزي للإشارات الضوئية وتطلب منه ذلك جهداً إضافياً لإيجاد أمثل الطرق لنجاح عمل اللوحات مع نظام التحكم وبرمجة نظام التحكم وأجهزة التحكم بالإشارات للتعامل مع هذه اللوحات. مشيرا إلى أن الطريقة التي اتبعها المقترح في التوصيل أكثر توفيراً من كلفة التشغيل التي استعملتها الشركة وتتميز بمزايا عدة مثل عدم الحاجة لتوفير خطوط الهاتف لكل لوحة إرشادية حيث أن اللوحات الإرشادية موصلة بأجهزة التحكم بالإشارات في الموقع والتي بدورها موصلة بنظام التحكم المركزي. كما أن تغير نظام الحواجز في مواقف الساحات إلى نظام الدفع والعرض المستخدم في المواقف الجانبية كان سيؤثر على عمل نظام اللوحات الإرشادية إذا ما نجحت الشركة بتشغيلها وذلك لاعتماد الشركة المصنعة على أجهزة المداخل والمخارج في عد السيارات أما الطريقة الجديدة في التوصيل بنظام التحكم فانه لن يتأثر بهذا التغيير وسيعمل بنفس الكفاءة. ومن المميزات أن الشركة المصنعة اعتمدت في التخاطب فيما بين اللوحات الإرشادية وجهاز الحاسب الخاص باللوحات على خطوط الهاتف العادية الأمر الذي يؤدي إلى تأخر تغيير أوجه هذه اللوحات وذلك لحاجة جهاز الحاسب بالاتصال بكل لوحة وإعطائها الأوامر بالتغيير والأمر كان يستغرق عدة دقائق، في حين أن النظام الجديد في التوصيل يتيح المجال أمام جميع اللوحات لتتغير بشكل فوري وذلك لاتصالها المباشر مع نظام التحكم المركزي من خلال أجهزة التحكم بالإشارات في المواقع. وأضاف أن اللجنة تعمل على إيجاد أساليب جديدة لتفعيل النظام حرصاً على مشاركة أكبر شريحة من المتعاملين سواء الخارجيين أو الداخليين من الموظفين في البلدية و يحتم حجم الخدمات التي تقدمها البلدية للمجتمع وتنوع تخصصاتها نشر قنوات مختلفة للاتصال بين المؤسسة والمتعاملين مع خدماتها. ونوه بأن اللجنة تولي أي اقتراح يقدم إلى البلدية من خلال القنوات المعتمدة والمحددة بصناديق «ملتقى الاقتراحات» أو عبر الرسائل البريدية العادية أو الإلكترونية أو من خلال وسائل الأعلام اهمية خاصة وتعتبره بمثابة رسالة مهمة ستحظى باهتمام وتقدير كافة المسؤولين في البلدية كما سيتم مكافأة أصحاب الاقتراحات المجدية المطبقة ذات النتائج الإيجابية. وقد كشف النظام عن أصحاب رؤى وابتكارات تقدموا باقتراحات ستأخذ طريقها الى حيز التطبيق كما شجع أصحاب الأفكار من كافة الفئات والمستويات للتقدم للبلدية بكل سهولة باقتراحاتهم التي ستساعد في تطوير الخدمات وتحقيق الجودة والتميز والريادة. ودعا مساعد مدير عام بلدية دبي لشئون الطرق والمشاريع العامة رئيس لجنة الاقتراحات في ختام حديثه عملاء البلدية الداخليين والخارجيين إلى المشاركة في نظام الاقتراحات مؤكدا بأن الاقتراحات التي ستقدم ستعامل بكل دقة وستتم دراستها لتحديد مدى الجدوى من تطبيقها وعلى ضوء نتائج الدراسة يتم احالة الاقتراح مباشرة الى الجهة المختصة للتنفيذ وتقييم النتائج واخطار مقدمه كتابيا في حالة عدم جدوى الاقتراح بمبررات عدم امكانية تطبيقه وفي كل الحالات فانه سيتم توجيه خطاب شكر الى مقدم الاقتراح وذلك خلال اسبوع من تاريخ استلام الاقتراح. وتتكون اللجنة العليا للاقتراحات من محمد جلفار مساعد المدير العام للخدمات الفنية واحمد عبدالكريم مدير ادارة الحدائق العامة والزراعة ويوسف جواد مساعد مدير ادارة شئون الموظفين والمهندسة حواء بستكي رئيس قسم ادارة الجودة وتختص باعداد لائحة المكافآت والتكريم واقتراح الميزانية التقديرية اللازمة للائحة ودراسة تقارير تقييم الاقتراحات المقدمة ذات النتائج الايجابية المحالة اليها من قسم ادارة الجودة والاشراف على تنظيم حفلات تكريم وتوزيع المكافآت على مقدمي الاقتراحات. ويتولى القسم المختص ادارة النظام والاشراف عليه من حيث تسجيل الاقتراحات المقدمة والتحقق من عدم تكرارها والتنسيق مع ادارة تكنولوجيا المعلومات في تطوير النظام عبر الانترنت ونشر النتائج ومراجعة النظام لتطويره. وسيتاح للمتعاملين مع البلدية التقدم بالاقتراحات اما بالتقديم المباشر الى مسئول الوحدة التنظيمية مع الاحتفاظ بنسخة من الاقتراح او من خلال وضع الاقتراح في الاماكن المخصصة له في المبنى الرئيسي للبلدية وكذلك بواسطة الانترنت وسيتم التعامل مع الاقتراحات بسرية تامة باستثناء الاقتراحات المجدية فيتم وضعها موضع التنفيذ. وفي استطلاع للرأي أجرته «البيان» لموظفي البلدية حول مدى تجاوبهم مع نظام الاقتراحات ومقترحاتهم تطوير النظام ليتلاءم مع احتياجاتهم ومتطلباتهم الوظيفية قال باسم أحمد ان نظام الاقتراحات في البلدية عمل على استقطاب اقتراحات المتعاملين مع البلدية سواء من داخل البلدية من الموظفين او من خارج البلدية من القطاع العام والخاص او الجمهور سعيا نحو تحقيق التطوير والتحسين المستمر لاساليب ونظم واجراءات العمل في البلدية وجودة الخدمات التي تقدمها مشيرا الى ان تقدير وتكريم المشاركين والمساهمين في النظام يعتبر آلية للتحفيز على الابداع والتواصل. وأكدت حمدة البلوشي ان النظام قد أنصف الموظف المثابر والمبدع والحريص على تطوير العمل في دائرته والارتقاء بنوعية الخدمات التي تقدمها للعملاء، من خلال اعتماده كل فكرة جديدة للتطوير او ابداع او ابتكار لمنهاج عمل او ملاحظات على اجراء معين مشروع للتطوير بحيث ينتج عنه فوائد عملية تكون ذات نتائج ايجابية في مجالات استثمار الموارد المادية والبشرية ورضاء المتعاملين وجودة وكفاءة وفعالية انتاجية العمل وغيرها من المجالات المرتبطة بمهام واختصاصات البلدية. وأشادت شمسه غريب باهتمام مدير عام بلدية دبي وحرصه الشخصي على الوقوف على كافة الملاحظات التي يبديها موظفو الدائرة ومتابعة قضاياهم الوظيفية من خلال البريد الالكتروني الخاص به والذي يربط المدير العام وكافة المتعاملين بالحاسبات الشخصية في الدائرة بهدف فتح باب المشاركة والاتصال بين القيادة العليا وبقية الموظفين تنفيذا للجهود الرامية لإرساء قواعد الحكومة الإلكترونية بصورة فعالة وعلمية، وتحقيقا لفتح باب الاتصال المباشر بين العاملين في البلدية بمختلف فئاتهم ومديرها العام. مشيرة إلى أن تعيين البلدية موظفا متخصصا ليتولى مهام انجاز معاملات الجمهور و العمل على متابعتها مع الإدارات والأقسام المعنية دليل أكيد على اهتمام البلدية بملاحظات عملائها. كما أشاد سلطان عبدالله بتعدد قنوات توصيل الاقتراحات إلى كافة المتعاملين والتي يمكنهم من خلالها تقديم الاقتراحات اما باستخدام الموقع المخصص للنظام على شبكة المعلومات (الانترنت) او باستخدام نموذج الاقتراحات المعد لهذا الغرض والمتوفر لدى كافة الوحدات التنظيمية وفي الاماكن المخصصة لتلقي الاقتراحات كما يتم توفيرها عبر البريد الالكتروني الداخلي. واوضح حسين مهردل بان النتائج التي ستتمخض عن تطبيق الاقتراح سيتم تقييمها مع اخطار مقدم الاقتراح بذلك كتابيا وستتم احالة الاقتراحات المطبقة الى اللجنة العليا للنظام لدراسة مدى جدوى الفوائد المحققة. ويمكن الاشتراك في تقديم الاقتراحات كتابيا بموجب رسالة او الفاكس او الكترونيا واما شفهيا وذلك بالتحدث مباشرة مع المسئول الاول في الوحدة التنظيمية وفي حال قبول الفكرة يتم تعبئة النموذج الخاص بالاقتراح على الشاشة المخصصة لهذا الغرض وسيتم توفير اماكن مخصصة لتلقي الاقتراحات بالتنسيق مع الوحدات التنظيمية المختصة في البلدية وتطوير النظام في الموقع المخصص للبلدية على شبكة المعلومات الدولية (الانترنت) بالتنسيق مع ادارة تكنولوجيا المعلومات. واكدت زهرة الملا أن البلدية لم تقف عند مجرد تطوير آلية تلقي اقتراحات المتعاملين ببلدية دبي بل سارعت إلى تقديم خدمات أفضل للجمهور، كما لم تكتف بالحافز العيني لتشجيع الموظفين على الادلاء بمقترحاتهم بل سارعت إلى تحويل هذه المقترحات إلى حيز التنفيذ إن كانت في صالح العمل مشيرة إلى أن حرص الدائرة على تطوير آلية محفزة لتلقي اقتراحات وآراء المتعاملين الداخليين والخارجيين يؤكد سعيها نحو تقديم افضل الخدمات لجمهور المتعاملين. وقال محمد علي هاشم ان الدائرة اقرت نظاما خاصا لتلقي الاقتراحات تنفيذ عدد منها لجدواها وجودتها ومردود نتائجها الايجابية. وذكر ان البلدية تهدف من خلال هذا النظام الى ايجاد آلية للتحفيز على الابداع واستقطاب اقتراحات كافة المتعاملين (الموظف والجمهور الخارجي) والتي من شأنها تحقيق التطوير والتحسين المستمر لاساليب ونظم واجراءات العمل في البلدية وجودة الخدمات التي تقدمها، مع عدم اغفال دور المبدعين واصحاب الاقتراحات الجيدة مشيرا الى انه سيتم تكريم المشاركين في النظام وكافة المساهمين مع البلدية في جهودها نحو استمرار تحقيق الجودة والتميز والريادة. واكدت هيام خلفان محمد ان الاقتراحات تشمل اي افكار جديدة تهدف للتطوير والتحسين المستمر او الابداع والابتكار سواء أكان لمنهاج عمل او اداة عمل، كما ان اي ملاحظات تقدم من المتعاملين على نظام او اجراء ما قائم تعامل ايضا بمثابة اقتراحات، بحيث ينجم عن هذه الاقتراحات فوائد عملية تكون ذات نتائج ايجابية ملحوظة في اي مجال من مجالات استثمار الموارد المادية والبشرية، رضى المتعاملين جودة وكفاءة وفعالية وانتاجية العمل، بيئة العمل وغير ذلك من المجالات المرتبطة بمهام واختصاصات البلدية. ومن جانبه قال أبوبكر عبدالله أبو سردانة ان اللجنة اتخذت جميع الاجراءات اللازمة لانجاح هذا النظام، حيث تم تصميم واعداد مجسمات (ملتقى الاقتراحات) بالتنسيق مع قسم المباني التاريخية في ادارة المشاريع العامة على شكل (بارجيل) واخذ في الاعتبار لدى تصميمه امكانية وجود اماكن مخصصة لوضع نماذج الاقتراحات والكتيبات والمطويات التي تفسر كيفية تقدم الاقتراحات وآلية عمل النظام ومهام الجهات المسئولة عن تسجيل الاقتراحات ومتابعتها ودراستها وتطبيقها وتقييم نتائج التطبيق، مشيرا الى ان المجسمات التي تم وضعها في مواقع رئيسية عدة منها المبنى الرئيسي للبلدية ومركز خدمة المتعاملين بالبلدية، ادارة مختبر دبي المركزي، ادارة الحدائق العامة والزراعة، ادارة الصيانة العامة ومركز حتا للمعاملات الخارجية سوف تسهم في ربط كافة المتعاملين مع البلدية اينما تواجدوا.